Artikkelit
Kattaa monipuolisesti meidän tarpeet
Freshwind Oy:n projektoinnissa ja urakkatyöskentelyssä tarvitaan suunnittelua, projektinhallintaa ja prosessijärjestelmien tarjouslaskentaa.
Saumaton ratkaisu taloushallinnon ja projektihallinnan kokonaisuuteen. Lue lisää kuinka yhdistät toiminnanohjauksen ja laskutuksen...
Blink Helsinki on kasvava helsinkiläinen mainostoimisto, jonka toiminnan tukena on markkinointi- ja mainostoimistojen hallintaan täydellisesti istuva Taimerin PSA-järjestelmä.
”Tyypillinen työpäiväni sisältää paljon palavereita sekä työkavereiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppanien suuntaan tapahtuvaa kommunikaatiota. Koska päivät ovat kiireisiä, on tärkeää, että prosessit ovat tarkoituksenmukaisia eikä aikaa tuhraudu turhiin asioihin. Pienemmässä toimistossa pärjää pitkään ilman prosesseja, mutta henkilöstömäärän kasvaessa toiminta vaatii vakiomuotoisia käytäntöjä. Kasvun myötä myös toimintatapoja pitää kehittää tukemaan muutosta ”, toteaa Blinkin toimitusjohtaja Antti Tolonen.
“Mitä tulee projektinhallintaan, on tärkeää nähdä, mihin aikamme käytämme niin yksittäisissä töissä kuin myös isossa kuvassa”, Tolonen kertoo. Projektinhallinnan ratkaisun yksi konkreettinen tarve on lakisääteiset tuntikirjaukset, jotka Blink pystyi hoitamaan myös aiemmin käyttämässään tuntikirjausjärjestelmässä. Kasvun myötä haluttiin samanaikaisesti kuitenkin selkeyttää toimintamalleja ja käyttää valittuja työkaluja paitsi laajemmin myös fiksummin.
Ei ole tarkoituksenmukaista, että jokaiseen eri asiaan on erillinen järjestelmä. Kun toiminnan kannalta keskeiset asiat hoituu yhden järjestelmän puitteissa, pysyy homma paremmin hanskassa eikä aikaa kulu päällekkäisiin rutiinitoimintoihin.
”Mitä vähemmän meillä on käytössä erilaisia työkaluja, sitä parempi. Taimerin avulla pystymme tekemään aiempaa enemmän asioita tuntikirjauksista laskutukseen ja toiminnan analysointiin yhden järjestelmän puitteissa”, kertoo Tolonen.
Taimerin toiminnanohjauksen yhdeksi valintakriteeriksi nousi HubSpot -integraatio
Blink halusi työkalun, jonka avulla luovaa projektiluontoista työtä pystytään seuraamaan ja kehittämään.
”Alallamme ajatellaan joskus prosessien sitovan luovuutta. Näen kuitenkin, että kun kaikki rutiininomaiset asiat on särmästi prosessoitu, antaa se enemmänkin tilaa luovuudelle kuin rajoittaa sitä”, pohtii Tolonen.
Kartoitusvaiheessa Blink tutki toimijoita sekä Suomessa että maailmalla. Taimer erottui edukseen mm. integraatiomahdollisuuksien sekä selkeän käyttöliittymän puolesta.
”Taimerin tarina upposi meihin monestakin syystä – palvelu toimii intuitiivisesti ja istuu hyvin meidän toimintamalliin. Yksi mielenkiintoinen tekijä on HubSpot-integraatio, jonka avulla vältymme rutiinikirjauksilta tiedon uidessa automaattisesti järjestelmien välillä”, iloitsee Tolonen.
Raportointi mahdollistaa työajanseurannan ja toiminnan kehittämisen
Blinkille on tärkeää pystyä ohjaamaan ja kehittämään omaa toimintaa. Kaiken tiedon ollessa samassa paikassa onnistuu työn seuranta isossa kuvassa. Raporteilta pystytään seuraamaan tiettyjen asiakasprojektien kulkua ja havaitsemaan esimerkiksi kannattavuuspoikkeamia.
”Pystymme jälkeenpäin seuraamaan projekteihin kulunutta aikaa ja tätä kautta jatkossa hallinnoimaan resursseja paremmin. Ilman raportointimahdollisuutta olisi hankala nähdä, mihin työaika todellisuudessa menee. Raporttien avulla pystymme samalla läpinäkyvästi jakamaan tiedon koko organisaatiolle. Käymmekin raportteja yhteisesti läpi neljännesvuosittain, jotta kaikki talon sisällä hahmottavat kokonaiskuvan”, Tolonen sanoo.
Taloushallinnon merkitys osana projektienhallinnan kokonaisuutta
Seuraavassa vaiheessa Blink ottaa käyttöön Heeroksen taloushallinnon ratkaisun osaksi toiminnanohjausta. Tässäkin on keskeistä, että projektinhallinta ja taloushallinto toimivat saumattomasti yhteen.
“Meille on tärkeää nähdä koko putki myynnistä projektityöhön ja tuntikirjauksista laskutukseen ja palkkahallintoon samassa järjestelmässä. Se, että Taimer ja Heeros toimivat integroidusti yhteen, on meille keskeinen tekijä.”
Blink on pilotoimassa uutta Heeros-Taimer integraatiota, jonka avulla on mahdollisuus hoitaa projektihallinta ja laskutus samassa järjestelmässä. Tavoitteena on hoitaa “pakolliset” asiat tehokkaammin. Näin turhat työvaiheet karsiutuvat pois ja säästämme aikaa ja kustannuksia”, Tolonen summaa.
Käytön helppous avaintekijä
Blink on erityisen tyytyväinen Taimerin helppokäyttöisyyteen sekä asiakastukeen: ”Erityisesti alkuvaiheessa kun otimme järjestelmää käyttöön, paikallisen asiakastuen rooli korostui. Siirtyminen järjestelmästä toiseen tapahtui loppujen lopuksi aika helposti ja yllättävänkin nopeasti.”
“Käytön helppous on meille tärkeää. Ja jos joku asia kaipaa tukea, on kätevää, että asiakaspalvelu on lähellä ja samalla kielellä”, korostaa Tolonen.
”Meidän ydintekemistä on suunnittelutyö, ei järjestelmien käyttäminen. Tavoitteemme ei ole viihtyä eri järjestelmissä, vaan hoitaa tarvittavat hallinnolliset työt ilman ylimääräistä vaivaa”, kertoo Tolonen.
Antti Tolonen
CEO, Blink Helsinki
Blink Helsinki on kasvumarkkinointitoimisto, joka yhdistää luovan sisältötekemisen ja analyyttisen teknologiaosaamisen. Dataohjattavien markkinointimallien avulla yksittäisten toimenpiteiden vaikutus myyntiin tulee näkyväksi.
Haluatko yhdistää liiketoimintasi taloushallinnon ja toiminnanohjauksen saumattomaksi kokonaisuudeksi?
