Mikä on CRM-järjestelmä ja kuinka sitä voi yrityskäytössään hyödyntää? Artikkelissa vastaamme näihin kysymyksiin ja sukellamme aiheeseen myös syvemmin.
Kiinnostaisiko sinua ottaa käyttöön CRM-järjestelmä? Mikä on CRM? Kuinka sitä voidaan yrityskäytössä hyödyntää? Tässä artikkelissa vastaamme kysymyksiisi.
Fiksuinta on aloittaa siitä, mikä on CRM-järjestelmä. CRM eli Customer Relationship Management tai asiakkuudenhallinta on yrityksen käyttöön suunniteltu ohjelmisto, jota hyödyntämällä yritys voi tehostaa tapaansa työskennellä, ja sitä kautta kehittää liiketoimintaansa. Hyvän CRM-järjestelmän avulla yritykset voivat hallita asiakassuhteitaan, projekteja tai myyntiputkea, analysoida dataa, seurata eri tehtäviin käytettyä aikaa ja jopa laskuttaa asiakkaita. Tavoite on joka tapauksessa parantaa yrityksen palveluja, lisätä myyntiä ja asiakkuuksia sekä parantaa yrityksen sisäistä viestintää menestyksen mahdollistamiseksi.
Tavallisimmin CRM-järjestelmä kokoaa asiakastiedot ja muut tiedostot yhdelle alustalle. Se on ikään kuin CRM-järjestelmän perusta. Ohjelmisto on kuitenkin kehittynyt, ja CRM on vain osa järjestelmää muiden ominaisuuksien sitä täydentäessä. Näin CRM on entistäkin hyödyllisempi lisä yrityksen liiketoimintaan. Esimiestasolla voidaan seurata muun muassa työntekijöiden tehokkuutta, projektien etenemistä ja yrityksen kuluja. Tasokas CRM-järjestelmä tarjoaa yritykselle kokonaiskuvan liiketoiminnan senhetkisestä tilanteesta ennusteineen.
CRM-järjestelmä on ohjelmisto, joka yhdistää eri ominaisuudet yhdeksi työkaluksi. CRM-järjestelmää on helppo käyttää, ja mikä tärkeintä: se säästää yrittäjän aikaa, kun päivittäin käytettävien työkalujen sekamelska on koottu yhdelle alustalle. Työajanseuranta, projektinhallinta, laskutus ja resursointi saadaan koottua yhdeksi. CRM-järjestelmä on moderni pilvessä toimiva SaaS-ohjelma. Näin CRM on käytettävissä, missä ikinä oletkaan. CRM voi olla myös asennettuna tietokoneelle erillisenä ohjelmistona. Tässä artikkelissa keskitymme kuitenkin pilvipalveluna toimiviin CRM-järjestelmiin.
Pilvessä toimivassa CRM-järjestelmässä on omat etunsa. Siihen voi kirjautua suoraan internetin kautta käyttäen selainta tai mobiilisovellusta. Pilvipohjainen CRM-järjestelmä on tavallisesti helppokäyttöinen, mutta sen voi myös ottaa nopeasti käyttöön, kun erillisiä asennuksia ei tarvita.
CRM-järjestelmä tarjoaa saumattoman asiakaskokemuksen auttamalla yrityksiä kehittämään viestintää, hallitsemaan projekteja ja tehtäviä, analysoimaan myyntejä sekä synkronoimaan dataa tiimien ja projektien välillä. Tavoitteena on tietysti säilyttää aina parempi suhde asiakkaisiin sekä samalla kasvattaa liiketoimintaa. Bonuksena CRM-järjestelmään voi liittää sosiaalisen median toimintoja, jolloin yritystilien hallitseminen helpottuu. Läsnäolo sosiaalisessa mediassa parantaa sekin asiakaskokemusta.
CRM auttaa hallitsemaan markkinointia. Luo markkinointikampanjoita ja hyödynnä markkinoinnin automaatio. Säästät aikaa ja voit keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen. CRM-järjestelmän käyttö on kuin sinulla olisi yksi työntekijä enemmän. Älä tuhlaa aikaasi manuaaliseen työhön, kun voit automatisoida osan tehtävistä.
Kirjoitimme myös oppaan vakuuttaaksemme sinut CRM-järjestelmän hyödyllisyydestä. Tutustu oppaaseen. Se on myös ilmainen.
Lataa tästä: Opas tehokkaaseen toiminnanohjaukseen
Nyt tiedämme, mikä on CRM-järjestelmä. Mitä CRM-järjestelmä sitten tekee? Miksi sinun pitäisi hankkia CRM-järjestelmä - jopa sijoittaa sellaiseen? CRM-järjestelmä on siis sijoitus. Vaan ennen kuin yritys voi todella nauttia edistyneen CRM-järjestelmän hyödyistä, on tarpeellista ymmärtää sen ominaisuuksia, toimintoja ja mahdollisuuksia, jotka tekevät CRM-järjestelmästä arvokkaan. Tähän puoleen keskitymme nyt.
Työpäivään mahtuu monenmoista. Yrittäjän on tasapainoiltava eri tehtävien - tärkeiden tehtävien - kanssa pitkin päivää, jotta yritys menestyy. Ensin myynti ja asiakkuudet, tuotteet ja palvelut. Lisäksi huomiota vaativat projektit, laskutus sekä laskujen maksaminen, kalenterit, raportit, resursointi sekä tuntiseuranta. Näin mainitaksemme muutaman liikkuvan palasen. Et välttämättä ole edes kiinnittänyt huomiota, kuinka monta eri ohjelmaa käytät päivän aikana. Voisit tehdä ehkä listan? Saatat yllättyä.
Kenties käytät montaa eri ohjelmaa pitkin työpäivää. Liiketoiminnan kasvaessa tarvitset lisää toimintoja sekä ohjelmia, ja kohta ohjelmia onkin useampia - liikaa. Ohjelmien välillä suhaaminen tuhlaa arvokasta aikaa, vaikka niistä olisikin yrityksesi kannalta hyötyä. Ei tarvitse olla Roope Ankka ymmärtääkseen, että aika on rahaa.
“My favorite things in life don’t cost any money. It’s really clear that the most precious resource we all have is time.”
Steve Jobs
CRM-järjestelmä yhdistää dataa ominaisuuksien ja toimintojen välillä. Kaikki tiedot ovat yhteydessä toisiinsa: myynnit, asiakastiedot, raportit ja analytiikka. Saat kaikki tiedot reaaliaikaisena sijainnistasi riippumatta. Osan toiminnoista voit automatisoida, esimerkiksi laskutuksen tai osan markkinoinnista. CRM-järjestelmää käyttämällä sinun ei tarvitse muistaa, mitä laskuttaa, milloin laskuttaa tai ketä laskuttaa. Myös maksumuistutukset voi automatisoida. Toisin sanoen: laskutuksen ei tarvitse olla hankalaa, vaan päinvastoin yksinkertaista. Älä turhaan tuhlaa aikaasi laskuseurantaan.
Pilvipalveluna toimiva CRM on täysin muokattavissa yrityksesi tarpeisiin. Se kasvaa ja skaalautuu yrityksesi kasvun mukana. Juurikin tästä syystä jokainen yritys hyötyy CRM-järjestelmästä.
Summa summarum: CRM-järjestelmä säästää aikaa ja rahaa samalla, kun se antaa sinulle mahdollisuuden kehittää ja kasvattaa yritystäsi.
Etkö vieläkään ole aivan varma, pitäisikö sinun sijoittaa CRM-järjestelmään? Muutama vihje saattaa kertoa, että sinun todellakin pitäisi:
CRM-järjestelmä on tärkeä, kun puhutaan menestyneestä yrityksestä. CRM-järjestelmän avulla pystyt keskittymään liiketoimintaasi sekä asiakaspalveluun tuottavammin ja kustannustehokkaammin sekä toisaalta aiempaa vastuullisemmin. CRM-järjestelmä ei kuitenkaan ole mikään one size -ratkaisu. Kaikki ohjelmistot eivät sovi kaikille. Onneksi CRM-järjestelmiäkin on erilaisia. Eri toiminnanohjausjärjestelmät tukevat eri tavoitteita. On siis tärkeää tietää, millaisia ratkaisuja on tarjolla.
Esittelemme kolme erilaisista CRM-järjestelmää:
Toiminnallinen CRM
Tällainen CRM auttaa hallitsemaan päivittäisiä rutiineja, kuten markkinointia, myyntiä ja asiakaspalvelua.
Analyyttinen CRM
Analyyttinen CRM auttaa seuraamaan asiakastapahtumia. Se auttaa uusien asiakkaiden hankkimisessa sekä näiden säilyttämisessä.
Yhdistävä CRM
Tämä CRM vahvistaa yhteistyötä eri toimijoiden ja tuottajien välillä: osastot, toimittajat ja sidosryhmät.
On siis olemassa erilaisia CRM-järjestelmiä, mutta myös erilaisia CRM-ratkaisuja, kuten Salesforce, Taimer ja Zoho.
Salesforce
Salesforce on CRM-järjestelmä, joka tuo kaiken asiakasdatan yhdelle integroidulle alustalle. Sen avulla voit rakentaa asiakkaisiin keskittyvän yrityksen aina markkinoinnista myyntiin, asiakaspalveluun ja analytiikkaan. Salesforce kuvailee itseään näin: Customer Success Platform. Voit helposti hallita ja analysoida kaikkea asiakkuuksiin liittyvää yhdessä paikassa. Salesforce on kuitenkin luotu enemmän isoille organisaatioille.
Heeros
Heeros on kattava CRM-järjestelmä. Heeros yrityksenä omistaa, tuottaa, kehittää, markkinoi ja myy Heeros SaaS-ohjelmistoa, jota jokainen toimiala voi omassa yrityksessään hyödyntää. Heeros PSA -ohjelmiston CRM-ominaisuus on otettu nopeasti käyttöön ja sitä on myös helppo käyttää. Ohjelmisto on suunniteltu siten, että se skaalautuu yrityksen kasvaessa. Se on kehitetty kokonaan asiakkaidensa tarpeisiin. Projektinhallinta, myynnit, resursointi, laskutus ja työajanseuranta kulkevat yhdessä paketissa. Heeroksella on maksullisia ohjelmia, jotka on kohdennettu freelancereille ja yksityisyrittäjille.
Zoho
Zoho CRM on yrityksen mukaan tehty niin helppokäyttöiseksi kuin mahdollista aina terminologiasta asennukseen. Zoho on muotoillut ohjelmansa siten, että kaikki yritykset voivat ottaa sen käyttöön vaivatta. Ei tarvitse olla tekniikan ihmelapsi käyttääkseen ohjelmaa. Zohon kaikki palaset ovat muokattavissa yrityksen käyttöön sopiviksi. Zoholla ei kuitenkaan ole ohjelmastaan muiden CRM-järjestelmien tavoin ilmaisversiota, vaan ohjelman käytöstä maksetaan joko kuukausittain tai vuosittain.
CRM toimii yhdellä alustalla ja mahdollistaa yrityksille helpon tavan hallinnoida liiketoimintaansa. Näin yritykset voivat seurata potentiaalisia asiakkaita myyntiputkessaan ja kääntää heidätkin asiakkuuksiksi. CRM-järjestelmä tarjoaa yrityksille työkalun, jolla hallita projekteja, myyntiä ja tarjouksia sekä nähdä raportit ja analytiikan. Hyvä CRM-järjestelmä seuraa työaikaa, laskuttaa tunnit ja integroituu kirjanpito-ohjelmaan. CRM auttaa yritystäsi kasvamaan.
CRM-järjestelmä parantaa sisäistä viestintää, kun tiedostojen ja informaation jakaminen helpottuu. Näin töihin saadaan vauhtia, ja projektienkin valmiiksi saattaminen tehostuu, mikä taas säästää aikaa. Kaikki vaikuttaa kaikkeen. Projekteihin voidaan lisätä muistiinpanoja, tiimi voi käyttää CRM-järjestelmän chat-palvelua tai muita viestimiä ohjelmasta riippuen. Isoin ominaisuus on kuitenkin asiakassuhteiden rakentaminen ja ylläpitäminen. CRM auttaa yritystä aina freelancereista keskikokoisiin yrityksiin ja suuriin organisaatioihin.
Kun yrityksellä on käytössä CRM-järjestelmä, kaikki on helpompaa. Jokaiseen kysymykseen tai ongelmaan saadaan vastaus nopeasti, kun data löytyy yhdeltä alustalta. Kaikki asiakastiedot ovat yhdessä paikassa, ja niitä voidaan käyttää sijainnista riippumatta. Data on myös aina ajan tasalla. Sinulla on reaaliaikaisesti kaikki tieto, raportit ja analytiikka.
Mitä CRM-järjestelmä sitten sisältää? Jos se on hyvä järjestelmä - paljonkin! Ominaisuuksia, joita CRM usein sisältää, ovat esimerkiksi nämä:
Käyttämällä CRM-järjestelmää saat useamman työkalun yhdessä paketissa. Kun korvaat useamman eri ohjelmiston yhdellä kokonaisvaltaisella ohjelmalla, arki helpottuu, saat vähennettyä kuluja ja yrityksen toiminnoista tulee aiempaa tehokkaampia.
Modernia CRM-järjestelmää voi käyttää kaikilla laitteilla (älypuhelin, tablet, tietokone). Joihinkin järjestelmiin voi kuulua oma mobiilisovellus, Android ja iOS. Lisäksi järjestelmään kuuluu usein osana verkkolaskutuksen mahdollisuus sekä muita tärkeitä integraatioita: Google Calendar ja muita G Suite -integraatioita, Office 365, taloushallinnon ohjelmia, pankkeja ja niin edelleen.
Hyvä CRM-järjestelmä mahdollistaa yrityksen kasvun. Tarvitset vain oikeat työkalut, jotka skaalautuvat myös yrityksesi kasvaessa.
Huomioitava on sekin, että hyvässä CRM-järjestelmässä on kyse yhden työkalun ja alustan käyttämisestä liiketoiminnan hallitsemiseksi sen sijaan, että käytössä on useampi ohjelmisto. Lisäät asiakkuuksia ja projekteja, määräät tehtäviä, seuraat työaikaa, katsot raportteja ja analytiikkaa sekä laskutat - kaikki yhden työkalun avulla. CRM-järjestelmien käyttäjät arvostavatkin usein juuri kokonaisuusvaltaisuutta.
Olemme kirjoittaneet käyttöösi myös oppaan, jossa kerromme, kuinka yhden ohjelman käyttäminen voi parantaa työtehokkuutta.
Liian monen ohjelman käyttäminen yrityksessä tuhoaa tehokkuuden. On olemassa mahtavia, kaikenkattavia työkaluja kaikenkokoisille yrityksille. Paras CRM yhdistää vähintään muutaman ominaisuuden yhdeksi. Lisäksi se on pilvipohjainen. Aiheeseen voidaan tutustua esimerkiksi tämän infografiikan kautta, provided by Visually:
Näiden viiden vaiheen jälkeen tiedät CRM-järjestelmästä enemmän. Lisäksi olet vakuuttunut siitä, että CRM on se, mitä olet jo pidemmän aikaa etsinyt. Vai?
Pilvipohjaisen CRM-järjestelmän käyttöönotto on yksinkertaista, nopeaa ja tarpeellista. Ei mene kauaakaan, kun sinulla on ohjelma jo käytössäsi. Kaikki data on pilvessä ja käytettävissä ajasta tai paikasta riippumatta kaikilla laitteilla, kunhan sinulla on käytössäsi internet.
Skaalautuvuus ja muokattavuus ovat tärkeitä toimialastasi riippumatta. Ohjelman joustavuus on tärkeää erityisesti silloin, kun liiketoimintasi kasvaa tai muita muutoksia esiintyy. Esimerkiksi integraatioiden lisäämisen ja muuttamisen tulisi olla yksinkertaista. Kehittynyt, pilvipohjainen CRM-järjestelmä mukautuu myös suurempien organisaatioiden käytössä näiden tarpeisiin.
Integraatiot ovat myös isossa asemassa CRM-järjestelmästä puhuttaessa. Jokaisen CRM-järjestelmän pitäisi integroitua helposti muihin yrityskäytössä oleviin ohjelmiin, kuten taloushallinnon ohjelmat. Kaiken datan ja integraatioiden vuoksia rajapintojen tulee toimia sujuvasti yhteen. Pilvipohjaiseen CRM-järjestelmään voidaankin integroida useampia ohjelmia kuin erikseen laitteeseen asennettaviin. Kuvittele tilanne, että yritys haluaa integroida oman järjestelmänsä eri pankkeihin, taloushallinnon ohjelmiin ja muihin työkaluihin. Mieti, paljonko se kustantaisi tai paljonko se veisi aikaa. Pilvipohjaista CRM-järjestelmää käyttämällä tämä ei ole tarpeen.
Eikä meidän pidä unohtaa… Itse asiassa, ei voida unohtaa turvallisuutta. Pilvipalveluna toimiva CRM-järjestelmä on turvallinen ja luotettava alusta, jolle kaikki data voidaan tallentaa. Pilvipohjainen CRM-järjestelmä on turvattu useilla varmuuskopioilla ja vahvemmilla salauksilla palvelimista puhumattakaan.
Viimeisimpänä, vaan ei vähäisimpänä… Kulut. Hieman palveluntarjoajasta riippuen pilvipohjainen CRM-järjestelmä veloittaa käyttäjäänsä yleensä kuukausittain. Esimerkiksi tässä artikkelissa käsitetyt palvelut veloittavat käyttäjämäärän mukaan kerran kuukaudessa. Näin yritys säästää suuria summia, kun verrataan ajatusta esimerkiksi siihen, että yritys rakentaisi itse vastaavan järjestelmän. Yrityksen kasvaessa ja sen vaatiessa CRM-järjestelmä voidaan päivittää seuraavalle tasolle välittömästi.
Mikä CRM-järjestelmä on paras? Se sinun on selvitettävä itse omien tarpeidesi, budjettisi ja yrityksen koon mukaan. Jokaisella yrityksellä on omat tarpeensa ja prioriteettinsa. Markkinoiden paras CRM-järjestelmä sisältää kaikki aiemmin mainitut ominaisuudet yhdellä alustalla. Se on usein pilvipohjainen ja tarjoaa yritykselle joustavan työkalun yrityksen kasvaessa.
Saatamme olla hieman puolueellisia, mitä Heerokseen tulee. Uskomme kuitenkin olevamme CRM-järjestelmien edelläkävijä. Tarjoamme kaikki seuraavat ominaisuudet yhdellä alustalla: CRM-järjestelmä ja asiakkuuksien hallinta, reaaliaikainen näkyvyys projektien aikatauluihin, talous, aktiviteetit ja muistutukset, työajanseuranta, rajattomasti liitteitä - näin muutaman mainitaksemme.
Katso, kuinka Heeros voi olla avuksi liidien validoimisessa, myyntiputken muokkaamisessa ja talouden hallinnassa.
Kokeile Heerosta ilmaiseksi nähdäksesi, kuinka tehostaa työntekoa!
tai katso on-demand demo.
Kuulisimme mielellämme myös lukijoiden ajatuksia, ehdotuksia ja palautetta. Jäikö sinulle avoimia kysymyksiä luettuasi tämän artikkelin? Onko sinulla jo käytössä CRM-järjestelmä? Onko sinulla vinkkejä CRM-järjestelmän käyttöön? Kuinka hyödyntää CRM-järjestelmää liiketoiminnan kasvattamisessa? Haluatko tuoda esille jonkin CRM-järjestelmän ominaisuuden? Ota yhteyttä ja vastaamme kaikkiin kysymyksiisi. Tutustu meihin myös sosiaalisessa mediassa: LinkedIn, Facebook ja Twitter.
Vertailussa paras CRM-järjestelmä pienten ja keskisuurten yritysten käyttöön. Lue, miksi CRM-järjestelmä on tarpeellinen ja miten valita oikea.
Mikä on ERP? Käsite viittaa yritysten käyttämiin järjestelmiin, jotka helpottavat liiketoiminnan päivittäisiö toimintoja.
Saat useita hyötyjä, kun sijoitat BI-integroituun ERP-järjestelmään. Listasimme viisi tärkeintä syytä siirtyä käyttämään tällaista ohjelmaa.
Tilaamalla uutiskirjeemme saat tietoa projekti-, myynti-, resurssi-, aika- ja laskutusratkaisuista ja saat ensimmäisten joukossa vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn.
