Digitalisaatio muuttaa yritysten toimintamalleja. Mm. kululasku ja sähköinen matkalasku sekä niiden hallinta on viety on viety digitaaliseen muotoon.
Digitalisaatio muuttaa yritysten toimintamalleja. Manuaalisista käytännöistä luovutaan ja muun muassa kululasku ja matkalasku sekä niiden hallinta on viety digitaaliseen muotoon. Kuitti siirtyy automaattisesti kirjanpitoon, kun siitä nappaa valokuvan älypuhelimen kameralla ja liittää sen kululaskuun tai matkalaskuun kommentin kera. Taimer tarjoaa palvelussaan yrityksille GPS-seurannan, jonka avulla matkalaskujen teko helpottuu huomattavasti – eikä unohdu! Matkalasku on heti johdolla tai kirjanpitäjällä, mikä nopeuttaa myös maksatusta. Kulu- ja matkalaskujen hallinta on vaivatonta, kun kaikki dokumentit löytyvät saman ohjelman alta.
Kulujen hallintaan, kuten kuittien järjestelyyn, matkalaskujen luomiseen ja dokumenttien etsimiseen, käytetty aika muovautuu digitalisoinnin myötä tehokkaaksi työajaksi. Heeros automatisoi kulu- ja matkalaskujen hallinnan ja raportoinnin. Sähköinen kululaskujen hallinta pitää kuitit tallessa etkä tarvitse hankalia Excel-taulukoita matkalaskuja laatiessa. Tämä helpottaa omaa ja kirjanpitäjäsi työtä. Voit keskittyä yrityksesi pyörittämiseen ja unohtaa turhan stressin.
Listasimme kolme olennaisinta muutosta, jotka liiketoiminnan prosessien digitalisoiminen tuo yritykselle kululaskujen ja matkalaskujen sekä niiden hallinnan osalta.
“Order and simplification are the first steps towards mastery of a subject”
– Thomas Mann
Kuitteihin, niiden paikantamiseen ja lähettämiseen saa tuhlattua yllättävän paljon aikaa, mikäli kaiken tekee manuaalisesti. Kuitit ovat kirjanpidon osalta yrittäjän suurimpia ahdistuksen tai murheen aiheita. Sähköinen kulu- ja matkalaskujen hallinta tuo huomattavan parannuksen yrittäjän arkeen erityisesti kuittien osalta.
Kuittirumban automatisointi helpottaa sekä yrittäjän että kirjanpitäjän työtaakkaa, kun kuitit voidaan toimittaa kirjanpitoon sähköisesti reaaliajassa sen sijaan, että kuittien käsittely kasautuisi yhdelle päivälle kuukaudessa. Myös kadonneiden ja unohtuneiden kuittien sekä turhautumisen määrä vähenee – kirjanpitäjän yhteydenotoista puhumattakaan!
Esimerkkinä voidaan mainita asiakastapaaminen. Ravintolakuitista, joka on kululasku, voi ottaa heti valokuvan, minkä jälkeen kuitti on lisätietoineen heti tallennettuna ja varmuuskopioituna kirjanpitäjällä. Kuittien kokoamiseen, säilömiseen tai postittamiseen ei tarvitse tuhlata kallista työaikaa. Nappaat siis kuitista valokuvan, lisäät muutamalla sanalla tarkentavat tiedot ja lähetät kuittikuvan eteenpäin. Voit toimittaa kuitin kirjanpitoon niin sanotusti on the go. Kuittien käsittely ja erityisesti lähettäminen nopeutuu huomattavasti – ja kuitit ovat varmasti tallessa.
Kuittien osalta kulu- ja matkalaskujen hallinnan digitalisoiminen vaikuttaa muun muassa näihin asioihin:
Toimittamalla kuitit sähköisesti kirjanpito sekä kululasku että matkalasku on aina ajan tasalla. Vältyt kirjanpitäjän toistuvilta kyselyiltä ja pyynnöiltä puuttuviin kuitteihin liittyen. Kulu- ja matkalaskujen hallinnan automatisoinnista hyötyvät kaikki.
"Change is the end result of all true learning"
– Leo Buscaglia
Manuaalisesti tehtävä matkalasku unohtuu harmittavan helposti – varsinkin jos kyse on lyhyemmästä matkasta tai työmatkustaminen ei ole säännöllistä. Toki on olemassa muitakin tekosyitä, kuten kuittien hukkuminen. Onneksi sähköinen kululasku ja matkalasku sekä niiden hallinta automatisoi myös matkalaskujen tekemisen. Kilometrien, kulukorvausten ja päivärahojen laskeminen sekä kirjaaminen osaksi matkalaskua onnistuu sähköisen kulujen hallinnan myötä kätevästi kaikilla laitteilla.
Hoida matkalasku heti tien päällä. Kirjaat järjestelmään kilometrit ja reitin, päivämäärän ja lisäät kuvauksen. Matkalasku ja kululasku on käytännössä valmis lähetettäväksi. Johto saa matkalaskun heti nähtäväksi, jolloin maksatus nopeutuu. Lisäksi kirjanpitäjä saa tiedon matkalaskusta. Kaikki materiaali kerätään yhteen paikkaan digitaalisessa muodossa, joten se on kaikkien nähtävillä ja helppo hallinnoida. Sekä yrittäjä että kirjanpitäjä säästävät tehokasta työaikaa, eikä kenenkään tarvitse turhautua lukuisiin Excel-tiedostoihin.
Heeros on nostanut matkalaskujen automatisoinnin uudelle tasolle: iOS-käyttöjärjestelmään on nyt mahdollista ladata GPS-seurantasovellus, mikä yksinkertaistaa matkalaskun luomista entisestään. Laita GPS-seuranta päälle, kun lähdet ajamaan. Saavuttuasi kohteeseen löydät sovelluksesta valmiiksi kirjatut kilometrit, osoitetiedot ja reitin. Tallenna matka, lisää selite ja matkalasku lähtee suoraan kirjanpitoon sekä maksatukseen.
Kulu- ja matkalaskujen automatisoinnin ja GPS-seurannan ansiosta matkalasku tulee tehtyä, vaikka työ ei sisältäisi säännöllisesti matkustamista. Matkalasku ja sen luominen onnistuu parhaimmillaan muutamassa minuutissa, kun ohjelma laskee kilometrikorvaukset ja päivärahat puolestasi. Myös matkalta syntyneet kuitit voi liittää helposti kuvina osaksi matkalaskua.
>> Varaa aika maksuttomaan etädemoon!
Järjestelmien toimiessa saumattomasti yhteen yrittäjä voi automatisoida toistuvia kulu- ja matkalaskuja, säännöllisen palkanmaksun ja muita menoja. Digitaalinen kululasku tai matkalasku poistaa yrittäjältä manuaalista työntekoa tehostaen ajanhallintaa.
Siirto-palvelun käyttäjät voivat maksaa palkkaa pelkän puhelinnumeron perusteella ja työntekijä saa palkan tililleen välittömästi. Ohjelma huolehtii kaikki lailliset velvoitteet, kuten ilmoitukset, tilitykset ja työnantajamaksut, viranomaisille automaattisesti. Palkanmaksu voidaan näin ollen tehdä täysin digitaalisesti.
Siirto-maksujärjestelmän käyttöönotto on yksinkertaista ja nopeaa. Lisäksi sovelluksen käyttäminen palkanmaksuun on täysin turvallista. Käyttäjät todennetaan aina pankkitunnusten avulla. Siirto-sovelluksen kautta tulevat ja lähtevät rahat kirjataan käyttäjän itse valitsemalleen tilille, jolloin maksut siirtyvät käyttäjien välillä pankista riippumatta reaaliaikaisesti.
Kululasku ja sähköinen matkalasku
Sähköinen kululasku ja matkalasku helpottaa liiketoiminnan prosesseja vapauttaen yrittäjälle lisätunteja työntekoon.
Käytä aikasi tehokkaammin siirtymällä sähköiseen kulujen hallintaan. Unohda kansiot, jatkuva skannaaminen ja nitojan käyttö. Digitalisaation myötä kuitit ja muut dokumentit ovat aina varmuuskopioituna, arkistoituna ja järjestyksessään.
Kokeile Heerosta ajan hallinnan työkaluja ilmaiseksi
Kuulemme mielellämme lukijoiden mielipiteitä, ehdotuksia ja palautteita. Onko sinulla kysymyksiä, joihin emme vastanneet tässä artikkelissa? Käytätkö tiettyä alustaa, jonka haluaisit mainittavan? Ole meihin yhteydessä ja huolehdimme, että saat vastauksen kysymyksiisi. Jos pidit artikkelista, kerro se ystävillesi myös sosiaalisessa mediassa: LinkedIn, Facebook tai Twitter.
Kasvavilla yrityksillä on kaikilla samat haasteet: Miten hallinnoida asiakkuuksia, projekteja, resursseja, tunteja, kuluja, laskutusta, viestintää...
Onko sisäinen viestintä sinunkin yrityksessäsi sähköpostien, sms-viestien sekä chat-sovellusten sekamelskaa ja epämääräistä huutelua viereisiin...
Digitaalisen tekniikan omaksuminen on tilitoimistoille erityisen tärkeää. Taloushallinnon ammattilainen on paljon muutakin kuin kirjanpitäjä.
Tilaamalla uutiskirjeemme saat tietoa projekti-, myynti-, resurssi-, aika- ja laskutusratkaisuista ja saat ensimmäisten joukossa vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn.
