Heeros on työmatkoja tekevien luottokumppani – matkalasku valmistuu sillä helposti ja nopeasti missä vain, vaikka heti kotiinpaluumatkalla.
Jotta työnantaja voi korvata tilapäisen työmatkan aiheuttamia kustannuksia, siitä on tehtävä asianmukainen matkalasku. Matkalaskun mukaan on liitettävä myös maksukuitit, joista työmatkan aikana syntyneet korvattavat kulut ilmenevät. Kulukorvauksia voidaan maksaa esimerkiksi lento- tai junalipuista ja yöpymisestä aiheutuneista majoituskuluista.
Jos työmatka on tehty omalla autolla, maksetaan työmatkasta kilometrikorvauksia. Kilometrikorvaus on verotonta ja sen suuruus määräytyy Verohallinnon vuosittain antaman päätöksen mukaan. Vuoden 2018 päätöksessä kilometrikorvauksen perussumma on 0,42 euroa kilometriltä. Kilometrikorvauksia varten ei tarvita matkalaskun lisäksi erillisiä kuitteja, vaan maksuperusteeksi riittää Verohallinnon vuosittain antama päätös.
Jos matkaa työmatkan kohteeseen on enemmän kuin 15 kilometriä, voidaan työmatkan ajalta maksaa myös päivärahaa. Maksettavan päivärahan määrään vaikuttaa työmatkan kesto: yli kuusi tuntia kestävältä työmatkalta työntekijä on oikeutettu osapäivärahaan ja yli 10 tuntia kestävältä työmatkalta kokopäivärahaan. Verohallinnon vuoden 2018 päätöksen mukaan osapäiväraha on suuruudeltaan 19 euroa ja kokopäiväraha 42 euroa. Lisäksi ulkomaan päivärahat on määritelty päätöksessä erikseen. Työmatkoilta, joilla palkansaaja ei ole oikeutettu päivärahaan, voidaan maksaa ateriakorvausta, joka on määrältään 10,5 euroa.
Tarkat kilometrikorvausten ja päivärahojen määrät kuluvalle vuodelle selviävät Verohallinnon sivuilta.
Liikkuvaa työtä tekeville myyjille ja muille asiakkaiden luona usein käyville matkalaskujen tekeminen on yleensä arkipäivää. Matkalaskuja voi olla tarvetta tehdä lähes päivittäin tai vähintäänkin useammalta päivältä viikossa, joten siihen kuluu myös runsaasti arvokasta työaikaa.
Jos matkalasku tehdään perinteisellä tavalla matkalaskulomake täyttämällä, hommaan sisältyy monta eri vaihetta. Ensin etsit matkalaskupohjan koneeltasi, mikä voi jo tuottaa ongelmia, jos et työskentele aina samalla laitteella. Täytät lomakkeeseen tarvittavat tiedot ja lasket ehkä manuaalisesti euro- ja kilometrimääriä. Tallennat matkalaskulomakkeen pdf-muotoon ja toivot sormet ristissä, että se näyttää avattaessa siltä kuin sen pitäisikin. Sitten avaat sähköpostiohjelman ja liität matkalaskun yhteyteen sanallisen saatteen siitä, mihin projektiin kyseinen työmatka liittyy. Lopuksi otat vielä kuitit talteen ja yrität muistaa toimittaa ne eteenpäin oikealle henkilölle.
Äskeisestä prosessista on helppous kaukana. Jos matkalaskujen tekeminen on jokaviikkoista puuhaa, matkalaskupohjan kanssa säätämiseen kuluu tällä tavalla luvattoman paljon aikaa. Nykyaikaista, laskutusohjelman sisältävää toiminnanohjausjärjestelmää käytettäessä vanhanaikaisen matkalaskujen luonnin voi jättää historiaan ja hoitaa saman asian huomattavasti näppärämmin ja vähällä vaivalla.
Heeros tekee matkalaskujen käsittelystä vaivatonta. Helppokäyttöisellä matkalaskutyökalulla pystytään luomaan ja hyväksymään matkalaskut sekä kohdistamaan ne tietylle asiakkaalle tai projektille. Kätevimmin matkalaskun luominen käy työaikakirjauksen yhteydessä, jolloin kilometrikorvaukset, päivärahat ja mahdolliset muut kulut kirjautuvat automaattisesti oikean projektin kohdalle. Heeroksella pystytään määrittelemään myös se, laskutetaanko matkalasku asiakkaan projektilta, kohdistetaanko se projektikuluiksi vai ohjataanko se työnantajan maksuun.
Heeroksen matkalaskulle voidaan kätevästi samalla kertaa merkitä muistiin päivärahat, kilometrikorvaukset lisäkorvauksilla ja muut korvattavat kulut, joita matkan aikana on mahdollisesti syntynyt. Kilometrikorvaus- ja päivärahamääreet voi määrittää omaan Heerokseen niin, että ne tulevat automaattisesti matkalaskulle ilman erillistä näpyttelyä. Laskutukseen on myös tarvittaessa mahdollista määritellä kilometreille eri hinta kuin henkilölle maksettava korvaushinta.
Matka- ja kululaskujen statusta on helppo seurata Heeroksessa värierottelun avulla. Statuksia ovat avoin, esilasku, hyväksytty, hylätty ja arkistoitu. Jokaisella näistä on oma värinsä, jonka perusteella on nopea hahmottaa matkalaskujen kokonaistilanne.
Matkalaskun tai kululaskun hyväksymiseen tarvitaan Heeroksessa oikeudet, jotka pääkäyttäjä voi antaa haluamilleen henkilöille. Vasta hyväksymisen jälkeen matka- ja kululaskut siirtyvät viraaleiksi.
Selkeät ohjeet matkalaskun luontiin, erilaisiin määrityksiin ja hyväksymiseen löydät Heeroksen ohjeosiosta täältä.
Kaikkein tehokkainta on, kun matkalaskun saa tehtyä heti reissulta palatessaan. Mobiilisovelluksen ansiosta Heeros toimii mobiilisti iOS- ja Android-laitteilla, joten matkalaskun teon saa hoidettua milloin vain ja missä vain – vaikka jo työreissun paluumatkalla junassa.
Mobiilisovellusta käytettäessä kuiteista saa napattua kuvan kännykällä ja tallennettua ne sähköisinä Heerokseen, eikä paperitositteita tarvitse enää sen jälkeen säilytellä ja kuljetella mukana toimistolle. Mitä nopeammin ja helpommin matkalaskut saa hoidettua, sitä todennäköisimmin kaikki tarvittava tieto tulee talteen eikä sitä tarvitse enää jälkeenpäin etsiä.
Paperikuiteista eroon pääseminen on jo etu sinänsä. Heeros kerää kaiken yrityksen hallintaan tarvittavan tiedon sähköisenä yhteen järjestelmään, jolloin paperisista tositteista ei tarvitse huolehtia enää muutenkaan kuin matka- ja kululaskujen osalta.
Heeroksen taloushallintorajapinnat mahdollistavat kätevästi matkalaskujen siirron yleisimpiin yritysten käytössä oleviin taloushallinto-ohjelmistoihin. Tällä hetkellä rajapinnat ovat olemassa Netvisoriin, Talenomiin, Procountoriin, Heerosin Vendaan, TIkoniin, Administerin eFinaan, Gothiaan, Onewayhin, Visman Fivaldiin ja Econetiin sekä Maestroon.
Suurin osa taloushallinnon tarvitsemasta tiedosta on jo olemassa toiminnanohjausjärjestelmässä. Ilman taloushallintorajapintaa kaikki nämä tiedot jouduttaisiin näpyttelemään erikseen kumpaankin järjestelmään, mutta rajapinnan ansiosta tiedot siirtyvät helposti ja ilman inhimillisten virheiden vaaraa. Kun myös matkalaskut ja tositteet kuluista on helppo siirtää Heeroksesta suoraan taloushallintoon, yrityksen kirjanpito pysyy paremmin ajan tasalla ja aikaa säästyy koko prosessin varrelta. Työntekijälle etuna on luonnollisesti se, että maksu tulee omalle tilille nopeammin ja varmemmin. Lisäksi matkalaskujen ja kululaskujen siirtäminen suoraan Heeroksesta taloushallintoon vähentää taloushallinnossa työskentelevien työmäärää.
Heeroksen avulla matkalaskujen kokonaiskuvaa on myös helppo seurata. Matkalaskuraporteista on nähtävissä selkeät ja havainnolliset yhteenvedot matkalaskuista projektikohtaisesti, asiakaskohtaisesti tai työntekijäkohtaisesti, aina halutulta aikaväliltä.
Matkalaskujen näppärä teko on vain yksi Heeroksen lukuisista arkea helpottavista ominaisuuksista. Heeros tehostaa ja selkeyttää yrityksen toimintoja yhtenäistäen koko yrityksen hallinnan. Jokaisen ohjelmaa käyttävän on helppo pysyä ajan tasalla työhön ja projekteihin liittyvistä asioista, ja aikaa vievien rutiinitoimintojen sijaan aikaa säästyy tuottavaan työhön.
Kaikenlaisten laskujen käsittely on Heeroksen avulla tehokasta ja onnistuu mahdollisimman vähillä työvaiheilla. Matkalaskujen lisäksi myös myyntilaskujen tekeminen, ostolaskujen vastaanottaminen sekä projektikohtainen alilaskutus on vaivatonta. Pankkirajapinnat helpottavat kokonaisuutta entisestään, ja esimerkiksi tilille saapuneet maksusuoritukset kuittautuvat automaattisesti maksetuiksi Heeroksessa.
Heeros on suunniteltu helpottamaan sekä yksittäisten käyttäjien arkea että yrityksen johtamista. Kun työntekijöiden on helppo kirjata tiedot ajantasaisesti Heerokseen, hyötyy siitä samalla myös yrityksen johto. Reaaliaikaisuus mahdollistaa sen, että kokonaisuus on aina luotettavasti hyppysissä ja sen pohjalta pystytään tekemään niin pieniä kuin suuriakin päätöksiä.
Erilaisten Heeros-versioiden ansiosta kaikenkokoisten yritysten tarpeisiin löytyy ominaisuuksiltaan ja toiminnoiltaan juuri sopiva toiminnanohjausjärjestelmä. Ilmainen Heeros Free soveltuu yksinyrittäjien käyttöön, Heeros Growth 1-3 hengen tiimeille, Heeros Business pienille noin 10 hengen tiimeille, Heeros Enterprise tästä suuremmille ja Heeros Enterprise+ konserneille, jotka koostuvat useasta yrityksestä. Kun yritys kasvaa tai tarpeet muuttuvat, versiota voi helposti päivittää toiseen. Erilaisten lisäosien sekä integraatioiden avulla Heeros mukautuu täydellisesti jokaisen käyttäjän vaatimuksiin ja eri toimialoille.
Kokeilemalla Heerosta näet parhaiten sen toimivuuden oman yrityksesi käytössä. Aloita ilmainen kokeilujakso haluamastasi versiosta alla olevasta linkistä klikkaamalla! Kokeilu ei velvoita sinua mihinkään ja se on sinulle täysin maksuton.
tai katso demo >>
Helsingissä ja Turussa toimivalle mainostoimisto OSG:lle tuli tarve päivittää toiminnanohjausjärjestelmänsä. Vaihtoehtoina oli useita pilvipalvelujen...
Hyvin hallittu myyntiprosessi on parhaimmillaan yhtä järjestelmällinen ja tehokas kuin valmiselementeillä toteutettu putkiremontti. Silloin myös...
Viimeistään nyt on aika luopua turhista, päällekkäisistä töistä ja varmistaa tarvittavien tietojen siirtyminen taloushallintoon helposti ja varmasti.
Tilaamalla uutiskirjeemme saat tietoa projekti-, myynti-, resurssi-, aika- ja laskutusratkaisuista ja saat ensimmäisten joukossa vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn.
