Miksi laskutus on niin tärkeää? Mitä tietoja laskuun kuuluu sisällyttää? Aloittelijan opas laskun luomiseen ja laskutuksen hallintaan.
Mikä tarkalleen ottaen on lasku ja mitä siihen pitäisi sisällyttää? Miten laskuttaa mahdollisimman yksinkertaisesti? Onko olemassa työkaluja, joiden avulla voit hoitaa tylsän tehtävän nopeammin ja vaivattomammin?
Tässä artikkelissa keskitymme erilaisiin laskutuskäytäntöihin. Vinkkejä laskuttamiseen ja sen tehostamiseen löydät artikkelin loppuosasta.
Jos olet koskaan myynyt tuotetta tai palvelua, olet luultavasti tutustunut laskutukseen. Freelancerina tai yrittäjänä sinun on laskutettava asiakkaita, riippumatta siitä, millä toimialalla toimit. Laskutus voi olla aikaa vievää ja tylsää puuhaa. Toisaalta se on todella tärkeää liiketoimintasi kannalta. Mikäli laskuta asiakkaita, sinulle ei makseta tai yrityksesi ei menesty. Yrityksen kassavirran kannalta olisi siis suotavaa, että laskutukseen kiinnitetään huomiota.
Yrittäjänä joudut lähettämään laskuja, jotta saat työstäsi palkkion. Laskun myötä ostajalle lähetetään tietoa myyntitapahtumasta, kuten tarvittavat maksutiedot. Lähettämällä tiedot, pyydät samalla kohteliaasti asiakastasi maksamaan saamastaan tuotteesta tai palvelusta.
Ostajan näkökulmasta laskussa kerrotaan, mistä kuuluu maksaa ja ja kuinka paljon. Lisäksi laskua käytetään kirjanpidossa. Laskut ovat tärkeitä osto- ja myyntitapahtumien dokumentointia ja seuraamista varten. Laskuja käytetään todistedokumentteina verotuksessa ja sekä mahdollisten muodollisten ongelmien selvittelyssä.
Aivan kuten lasku, joka tuodaan ravintolassa pöytään, myös yrityslaskut sisältävät tietoa myyntitapahtumasta. Lasku on asiakirja, josta löytyy kuvaus myydyistä tuotteista, kustannusten erittely ja maksutiedot. Laskuja on monissa eri muodoissa: Paperisina, PDF-tiedostoina, sähköisinä e-laskuina... Vaikka tiedostojen muodoissa ja ulkoasuissa on eroja, sisältö on enemmän tai vähemmän sama.
Merriam-Webster-sanakirja määrittää sen seuraavasti:
”Eritelty luettelo toimitetuista tuotteista, jossa yleensä ilmoitetaan hinta ja myyntiehdot.” (vapaasti käännetty)
Määritelmästä voidaan päätellä, että laskuun on sisältyvät hinnan lisäksi myyntiehdot. Näitä ovat esimerkiksi eräpäivä, toimitustapa, maksutapa, maksuviivästyskulut ja alennukset.
Suomen Perintätoimisto taas kuvailee laskua näin:
“Lasku on myyjän ostajalle tekemä paperinen tai sähköinen tosite siitä mitä ostaja on ostanut sekä miten ostajan tulisi maksaa sovittu hinta esimerkiksi kyseisestä tuotteesta tai palvelusta.”
Lasku on siis myyjältä ostajalle toimitettava kaupallinen asiakirja. Myyjän näkökulmasta lähetettyä asiakirjaa kuvataan myyntilaskuna. Ostajan näkökulmasta sama, vastaanotettu asiakirja on ostolasku.
Lasku on maksupyyntö, mutta dokumentti ei ole itsessään oikeudellisesti sitova. Jos näin olisi, myyjät voisivat lähettää laskuja törkeillä summilla ja ostajan olisi pakko maksaa. Mikäli kaupasta on sovittu myyjän ja ostajan kesken, lasku on oikeudellisesti sitova. Väärinkäsitysten välttämiseksi on aina suositeltavaa tehdä kustannukset ja hintaan sisältyvät tuotteet mahdollisimman selkeäksi ennalta. Siksi ennen varsinkin suurempia kauppoja voidaan allekirjoittaa myyntisopimus ennen tuotteen tai palvelun toimitusta. Sopimuksen ehdot täyttyvät, kun yksi osapuoli tekee tarjouksen ja vastapuoli antaa siihen hyväksynnän. Suullinenkin sopimus on sitova.
Tiedämme nyt, että laskussa on tietoa myyntitapahtumasta. Alla luettelo tiedoista, jotka laskuun tulee sisällyttää.
Ostotilaus: Myyjä lähettää laskun ostajalle pyytäessään maksua toimitetusta tuotteesta. Vastaavaa asiakirjaa, joka lähetetään ostajalta myyjälle kutsutaan ostotilaukseksi. Ostotilaus kuvaa myyjältä toivottuja tuotteita, niiden määrä ja hintaa.
Kuitti: Toinen asiakirja, johon laskun voi sekoittaa, on kuitti. Lasku lähetetään asiakkaalle ennen maksua, kun taas kuitti lähetetään sen jälkeen, kun maksu on vastaanotettu. Kuitti on todiste vastaanotetusta maksusta.
Laskun merkitys on nyt toivottavasti selvä. Tulevissa osioissa voit lukea, kuinka luoda lasku ja mitä kannattaa pitää mielessä laskuttaessa.
Laskun voi periaatteessa kirjoittaa käsin, vaikkei se tietenkään ole tälle päivälle tyypillisin tapa. Digitaalisesti laskudokumentin voi luoda eri ohjelmissa, kuten Excelissä tai Wordissa. Ellet halua luoda laskua aivan tyhjästä, lataa laitteellesi ilmainen laskupohja netistä ja täytä se. Varmista, että tiedosto sisältää kaikki olennaiset tiedot (katso ylempää löytyvä lista). Täytettyäsi laskun tiedot, tallenna se PDF-tiedostona ja toimita se asiakkaalle postitse tai sähköpostitse. Jos haluat lähettää asiakirjan paperimuodossa, on mahdollista käyttää tulostuspalvelua. Siten sinun ei tarvitse huolehtia tulostamisesta ja fyysisestä lähettämisestä itse.
Jos laskuttaa enemmän kuin noin kerran kuukaudessa, kannattaa harkita laskutusjärjestelmää. Laskutusjärjestelmällä voi luoda laskuja nopeasti ja automatisoida toistuvaa laskutusta. Laskujen elinkaaren seuranta onnistuu - laskun tarkastelusta eräpäivään, maksun vastaanottamiseen ja arkistointiin. Järjestelmä mahdollistaa myös yleisnäkymän laskutuksestasi. Maksuttoman laskutus-, CRM- ja projektinhallintatyökalun avulla on helppoa luoda ja hallinnoida laskuja.
Jatka lukemista selvittääksesi, mitä muuta kannattaa pitää mielessä laskuttaessa ammattimaisella otteella.
Mikä lasku on - laskutus mobiilisovelluksellaVoi olla hyvä miettiä laskutusprosessisi tuottavuutta ja laskujesi muotoilua kahteen otteeseen. Huolitellut laskut saavat asiakkaasi maksamaan nopeammin ja sinut näyttämään ammattimaiselta.
Ulkoasu
Sanomattakin on selvää, että laskun ulkoasu on tärkeä. Ensinnäkin sen täytyy olla selkeä ja helppo lukea: ei kirjoitusvirheitä tai lukukelvottomia fontteja. Jos sisältöä on vaikea ymmärtää, asiakas saattaa haluta tarkistaa tiedot myöhemmin, eikä maksa saman tien. Laskut ovat myös osa brändiäsi, joten muokkaa siitä yrityksesi näköinen. Voit käyttää brändisi logoa ja väriä.
Kustannusten erittely
Toinen nyrkkisääntö on olla mahdollisimman yksityiskohtainen kustannusten erittelyssä. Tämän seurauksena asiakkaasi tietää tarkalleen, mistä maksavat, ja ovat näin todennäköisesti tyytyväisempiä. Luodaksesi täysin läpinäkyvä lasku, kirjaa käyttämäsi materiaalit tarkkaan ja seuraa työtunteja huolellisesti.
Laskun lähettäminen
Kun olet valmis lähettämään laskusi, tarkista vielä kerran, että sinulla on oikeat yhteystiedot. Kaikista kätevintä on lähettää lasku suoraan vastaanottajan toiminnanohjausjärjestelmään tai verkkopankkiin. Taimerilla voit myös lähettää mobiililaskuja, jolloin vastaanottaja voi maksaa laskun näppärästi laitteellaan valitsemalla maksutavaksi verkkopankkinsa tai vaikkapa MobilePayn. Mikäli e-laskutus ei ole mahdollista, lähetä lasku näistä vastaavalle henkilölle. Näin lasku ei viivästy kulkiessa henkilöltä toiselle. Lähetä laskusi niin pian kuin mahdollista hankkeen päätyttyä tai tuotteen toimittamisesta. Mitä nopeammin lähetät laskun, sitä nopeammin se yleensä maksetaan. Tästä syystä suosittelemme automaattisen maksuseurannan käyttämistä.
Eräpäivät ja muistutukset
Yleisin myönnetty maksuaika laskun lähettämisestä eräpäivään on 30 päivää. Jos maksuaika on pidempi tai lyhyempi, saat yleisesti ottaen sen mukaisesti maksun myöhemmin tai aikaisemmin. Jos maksu ei ole vielä rekisteröitynyt tilillesi pari päivää eräpäivän jälkeen, lähetä lasku uudelleen muistutuksen (ja mahdollisesti myös muistutusmaksun) kera. Voit lähettää muistutuksia suoraan laskutusjärjestelmästä, jos sinulla on sellainen. Järjestelmää käyttämällä voit myös luoda ja lähettää e-laskuja.
E-laskun e-kirjain on luonnollisesti peräisin englanninkielisestä electronic invoicesta eli e-invoicesta. E-laskusta käytetään myös nimityksiä verkkolasku ja sähköinen lasku. E-lasku käsitellään täysin sähköisesti aina luomisesta maksuun.
Sähköpostin kautta lähetetty PDF-tiedosto on kyllä luotu ja käsitelty täysin sähköisesti, mutta sitä ei kuitenkaan lasketa e-laskuttamiseksi. Oikea e-lasku lähetetään suoraan laskutusjärjestelmästäsi asiakkaan taloushallintojärjestelmän ostoreskontraan tai e-pankkiin. Tiedostomuodon on oltava rakenteista aineistoa (eng. structured data), jotta järjestelmä pystyy käsittelemään dataa. PDF-tiedosto tai skannattu asiakirja puolestaan sisältää rakenteetonta tietoa, joka on syötettävä järjestelmään manuaalisesti. Esimerkiksi Taimerin ilmainen laskutusjärjestelmä tukee useita tunnettuja verkkolaskusratkaisuja. Taimeriin voi integroida laskutuspalvelujen tarjoajia kuten Basware ja Fivaldi. Tämä mahdollistaa laskutuksen koko elinkaaren automatisoinnin.
“Suosittelen Taimerin käyttöä esimerkiksi konsulttitaloille, projektiorganisaatioille tai yrityksille, jotka tekevät eri asiakkaille erilaisia tuntimerkintöjä. Käytännössä kaikki asiantuntijuutta myyvät organisaatiot, joiden pitää kirjata tai seurata työtunteja, hyötyisivät Taimerin kaltaisesta palvelusta”, Cloud²:n toimitusjohtaja Henri Grönlund.
Tulevaisuuden toimisto on paperiton, eikö vain? Digitaalinen laskuttaminen on halvempaa, ympäristöystävällisempää ja kätevämpää. Siten on erittäin suositeltavaa lähettää ja vastaanottaa sähköisiä laskuja. Pitemmällä tähtäimellä säästät sekä omaa että asiakkaasi aikaa. E-laskutukseen verrattuna on epäammattimaista ja tehotonta käyttää laskupohjia ja lähettää PDF-dokumentteja sähköpostin kautta. Verkkopohjaista laskutusohjelmaa käytettäessä laskut lähetetään suoraan järjestelmästä järjestelmään, myyntireskontrasta ostoreskontraan. Näin ollen monet tarpeettomat vaiheet jäävät välistä pois, ja laskutusprosessi yksinkertaistuu huomattavasti.
Miksi laskuttaa sähköisesti?
Verkkolaskutus on ehdottomasti paras tapa hoitaa laskutus tänä päivänä. Sen sijaan, että laskun tiedot olisi täytettävä joka kerta erikseen, voit käyttää järjestelmän asiakkuudenallintatoiminnon datan perusteella automaattisesti luotuja pohjia. (Lue asiakkuudenhallinnasta lisää: Mikä on CRM-järjestelmä? Kuinka CRM toimii?).
Hallinointikin helpottuu, kun kaikki tiedostot tallentuu oikean asiakkaan tai projektin alle. Joudutko muistelemaan mitä, milloin ja ketä laskuttaa? Järjestelmä muistuttaa sinua kaikista yksityiskohdista. Muita ominaisuuksia (riippuen palveluntarjoajasta) ovat esimerkiksi ilmoituksen saaminen, kun asiakas on tarkastellut laskua ja mahdollisuus automatisoida toistuvaa laskutusta. Ulkoasua on myös helppo muokata mielensä ja brändinsä mukaan.
Löydä yrityksellesi parhaiten sopiva järjestelmä. Voit esimerkiksi kokeilla Heerosta, joka on pilvipohjainen laskutusohjelma pk-yrityksille. Helppokäyttöinen ohjelmisto on suunniteltu asiakkaan tarpeita mielessä pitäen. Se auttaa sinua yksinkertaistamaan työntekoa, jotta voit keskittyä siihen, mistä pidät.
Kokeile Heerosta ilmaiseksi nähdäksesi, kuinka tehostaa työntekoa!
Kuulisimme mielellämme myös lukijoiden ajatuksia, ehdotuksia ja palautetta. Jäikö sinulle avoimia kysymyksiä luettuasi tämän artikkelin? Onko sinulla jo käytössä laskutusjärjestelmä? Onko sinulla vinkkejä laskutusjärjestelmän käyttöön? Haluatko tuoda esille jonkin laskutusjärjestelmän ominaisuuden? Ota yhteyttä ja vastaamme kaikkiin kysymyksiisi. Tutustu meihin myös sosiaalisessa mediassa: LinkedIn, Facebook ja Twitter.
Mobiilissa tehtävä laskutus helpottaa yrittäjän kiireistä arkea. Mobiililaskutus avaa mahdollisuuksia ja vie laskuttamisen uudelle tasolle.
Mikä e-laskutus, miksi ja miten e-laskuttaa? Listasimme 12 tapaa, miten yrityksesi voi hyötyä siirtymällä verkkolaskutukseen.
Sinun pitäisi luoda lasku? Tässä on joitakin vinkkejä, joilla voit yksinkertaistaa yrityksesi talouden hoitamista. Lue kuinka luoda lasku...
Tilaamalla uutiskirjeemme saat tietoa projekti-, myynti-, resurssi-, aika- ja laskutusratkaisuista ja saat ensimmäisten joukossa vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn.
