Miksi laskuttaa sähköisesti? 12 tapaa hyötyä e-laskutuksesta

E-laskut ovat laskuttamisen tätä päivää. Verkkolaskutuksella on monta etua PDF-tiedostojen ja paperilaskujen lähettämiseen verrattuna. Vaikka verkkolaskutuksella on joitakin haasteita, edut ovat kuitenkin haittoja lukuisampia.

Listasimme 12 syytä, miksi e-laskuttaminen kannattaa. Aloitetaan kertaamalla, miten e-lasku erottuu muista laskumuodoista ja miten verkkolaskuttaminen toimii.

“The digital transformation will have an impact on businesses that do not choose to adopt the up and coming technology. In fact, these businesses may suffer the consequences and be left behind.” Daniel Newman, Forbes

Mikä on e-lasku, verkkolaskuoperaattori ja verkkolaskuosoite?

E-laskun elinkaari on kokonaan sähköinen, aina luonnista maksuun. Sitä ei kuitenkaan pidä sekoittaa sähköpostin kautta lähetettyyn PDF-laskuun, vaikka sekin on käytännössä täysin digitaalisesti prosessoitu. E-laskua kutsutaan myös nimityksillä verkkolasku ja sähköinen lasku.

Verkkolaskuoperaattori

E-lasku luodaan laskuttajan laskutusohjelmassa, verkkolaskutuspalvelussa tai verkkopankissa. Sieltä e-laskun voi lähettää välittäjän, eli verkkolaskuoperaattorin, kautta suoraan vastaanottajan järjestelmään. Vaihtoehtoisesti e-laskutiedoston voi ladata laitteelleen ja sieltä edelleen e-laskutusoperaattorin ohjelmaan. Verkkolaskuoperaattori on tavallaan verrattavissa Postii puhuttaessa paperilaskutuksesta. Muiden e-laskutuspalveluiden tarjoajien lisäksi suomalaiset pankit välittävät e-laskuja.

Verkkolaskuosoite

Jokaisella e-laskun vastaanottajalla on myös oma verkkolaskuosoitteensa. Oman osoitteen saa operaattorinsa kautta, kun ottaa käyttöön verkkolaskujen vastaanoton. Suomalaisten yritysten verkkolaskuosoitteet löytyvät lähes poikkeuksetta Verkkolaskuosoite-sivustolta. Lisäksi yrityksen verkkolaskuosoitetiedoissa mainitaan käytössä olevan verkkolaskuoperaattorin operaattoritunnus.

E-lasku eli sähköinen lasku

Monet tarpeettomat vaiheet, kuten manuaalinen tietojen syöttö, tietojen tarkistus ja ohjelmasta toiseen hyppely, ohitetaan e-laskuttaessa. Tämä on mahdollista kun laskutiedosto pysyy koko ajan konekielisenä, niin sanotussa rakenteisessa tiedostomuodossa (eng. structured data). Tiedostomuodon on oltava sellainen, että vastaanottajan järjestelmä pystyy käsittelemään sen. Yleisiä e-laskun tiedostomuotoja ovat XML ja EDI. XML-teknologiaan perustuvat esimerkiksi Suomessa laajasti käytetyt verkkolaskuformaatit Finvoice ja Teapps. Finvoice on suomalaisten pankkien kehittämä ja käyttämä formaatti. Ruotsissa yleisin formaatti taas on Svefaktura, Norjassa EHF.

E-lasku on:

• Rakenteinen tiedosto, jonka voi lähettää verkkopankista tai taloushallinto-ohjelmasta vastaanottajan verkkopankkiin tai ohjelmaan.

E-lasku ei ole:

• Rakenteeton tiedosto, kuten esimerkiksi Excel-, Word- tai PDF-tiedosto.
• Skannattu paperilasku.
• Tekstintunnistusohjelmalla prosessoitu dokumentti.

Olemme aiemmin kirjoittaneet artikkelin: Mikä lasku on? Lue, mitä tietoja laskun tulee sisältää. Samalla kerromme perusasioita laskutuksesta.

Sähköinen laskutus säästää aikaa & rahaa

Oletko jo aloittanut e-laskuttamisen? Tässä 12 syytä aloittaa nyt, mikäli et vielä ole!

1. Säästä aikaa
   Sähköisen laskutuksen myötä laskutusprosessista jää pois monta tarpeetonta vaihetta. Sekä laskuttaja että asiakas säästävät aikaa.
2. Pienennä kuluja
   Paperitonta laskutusta käytettäessä ei tarvitse maksaa paperista tai postimaksuista. Kun verkkolaskutat sen sijaan, että täyttäisit laskupohjia ja lähettäisit PDF-tiedostoja, aikaa jää muihin tuottaviin tehtäviin. Tiedämme kaikki, että aika on rahaa!
3. Vähennä virheitä
   Minimoimalla manuaalista työtä ja lisäämällä automaatiota, virheiden määrä vähenee. Eikä tarvitse olla huolissaan siitä, että lasku katoaisi postissa.
4. Tarjoa parempaa asiakaspalvelua
   Asiakkaalle on kätevämpää saada lasku suoraan haluamaansa järjestelmään. Baswaren mukaan sähköisen laskun vastaanottaminen paperilaskun sijaan säästää peräti 90 % käsittelykustannuksista. Lisäksi asiakkaalla on suurempi mahdollisuus hyödyntää aikaistetun maksun alennuksia, kun laskun toimitusaika on lyhyempi.
5. Nopeuta maksun saamista
   E-lasku on asiakkaan luona välittömästi, ja laskun maksaminen käy nopeasti sekä vaivattomasti. Näin ollen asiakas todennäköisesti maksaa nopeammin.
6. Vähennä paperin käyttöä
   Miksi tuhlata resursseja kuten paperia, kun tiedostojen lähettäminen sähköisesti onnistuu?
7. Seuraa laskuja vaivattomasti 
   Tiedä, milloin lasku on lähetetty ja maksettu. Voit olla varma siitä, että lasku on saapunut perille. Palveluntarjoajasta riippuen voit myös nähdä, milloin asiakas on avannut laskun.
8. Kattava kokonaisnäkymä helpottaa laskutusen ja laskujen hallintaa
   Jos käytät verkkolaskutusohjelmaa, kaikki tieto tallentuu yhteen pilvipalveluun. Voit tarkastella tietoja milloin vain, millä tahansa laitteella. Saat kätevästi yleiskatsauksen laskutustilanteesta ohjelman analytiikan ja automaattisten raporttien myötä. Esimerkiksi pienille yrityksille ja freelancereille suunnattu Heeroksen laskutusohjelma  tarjoaa reaaliaikaisen näkymän yrityksen taloudesta ja kassavirrasta.
9. Useat valtiot pyrkivät edistämään e-laskutusta
   Huhtikuusta 2019 lähtien EU-maiden julkisten yksiköiden on pystyttävä vastaanottamaan e-laskuja. E-laskujen on oltava uuden eurooppalaisen standardin (EN, European Norm) mukaisia. Muun muassa Meksikossa ja Brasiliassa lainsäädäntö määrää, että myyntitapahtumat on dokumentoitava e-laskun muodossa. Myös Yhdysvaltojen valtiovarainministeriö vaatii virastoiltaan sähköisen laskutuksen käyttämistä.
10. Muokkaa ja räätälöi helposti
    Luo ammattimaisia laskuja ilman, että joudut käyttämään aikaa laskentataulukoiden moduulien muokkaamiseen. Jos kuitenkin haluat käyttää Excel-laskupohjaa, voit ladata ilmaisen laskupohjamme.
11. Paranna tietoturvallisuutta
    Ostajan näkökulmasta sähköiset laskut vähentävät petosten riskiä. Sähköisten laskujen aitous todennetaan automaattisesti.
12. Kaikki muutkin tekevät niin
    Voit yhtä hyvin aloittaa sähköisen laskutuksen nyt, sillä jossain vaiheessa asiakkaasi tulevat vaatimaan sitä. Itse asiassa monet yritykset kieltäytyvät jo nyt vastaanottamasta laskuja muissa muodoissa.

Olemme kirjoittaneet oppaan liiketoiminnan tuottavuuden lisäämisestä yhdistämällä yrityksen kahdeksan ydinliiketoimintoa, aina asiakkuuksien hallinnasta laskutukseen. Lataa opas ilmaiseksi ja nosta tuottavuutta.

Lataa opas ilmaiseksi ->>

Sähköisen laskutuksen haasteet

Vaikka e-laskuttamisesta on monin tavoin hyötyä, sillä on myös heikompia puolia.

1. Ei yhtenäistä formaattia
   E-laskuformaatteja on useita. Lähettäjän ja vastaanottajan on käytettävä yhteensopivia tiedostomuotoja. Maiden sisällä on usein yksi tai pari standardisoitua formaattia. Yhteensopivuusongelmat voivat kuitenkin monimutkaistaa erityisesti rajoja ylittäviä laskutusprosesseja.
2. Vaihteleva lainsäädäntö
   Toinen murhe rajoja ylittävissä kaupoissa ovat maiden erilaiset säädökset. Tämä ongelma on kuitenkin jossain määrin poistumassa, koska monet valtiot suunnittelevat yhteisiä ponnisteluja standardisointia varten, esimerkkinä EU:n sisäinen standardisointi.
3. Maksut
   Vaikka e-laskutus vapauttaa aikaa muuhun tuottavaan tekemiseen, se ei välttämättä ole täysin ilmainen ratkaisu, kuten PDF-tiedoston lähettäminen sähköpostitse on. Etenkin jos laskutusvolyymisi on suuri, palveluntarjoajat veloittavat joko kuukausimaksun tai maksun jokaista lähetettyä laskua kohden. Paperilaskutukseen verrattuna e-laskutus on kuitenkin selvästi edullisempaa.
4. Jotkut asiakkaat suosivat edelleen perinteisiä laskuja
   Kaikki sidosryhmäsi eivät välttämättä toivo e-laskua.

Sähköistä laskutusta hyödynnetään koko ajan enemmän ympäri maailmaa. Palveluja ja standardeja kehitetään sekä parannetaan. Näin ratkaistaan myös useat e-laskutukseen liittyvät haasteet. On kuitenkin muistettava, että verkkolaskutuksesta puhuttaessa etuja on mahdollisia haittoja enemmän. Se säästää aikaa ja energiaa laskutusprosessin jokaisessa vaiheessa. Lue lisää seuraavasta osiosta!

Lähetä e-laskuja puhelimestasi

Laskutusprosessi ja e-laskutuksen edut

Nyt kun olemme käyneet läpi 12 e-laskutuksen etua ja lisäksi muutamia sen haasteitakin, siirrymme tarkastelemaan sähköisen laskutusprosessin vaiheita. Prosessin voi jakaa pariin päävaiheesen: luomisvaihe sekä toimitus- ja vastaanottovaihe.

Sähköisen laskutuksen edut: laskun luominen

Kun käytät Excel- tai Word -laskupohjaa, sekä tietojen täyttäminen että ulkoasun muokkaaminen yrityksesi tarpeisiin sopivaksi vie aikaa. Laskutustiedot on kopioitava jostain, minkä jälkeen tallennat tiedoston PDF-muodossa, avaat sähköpostin, etsit oikeat yhteystiedot ja lähetät laskun. Vaihtoehtoisesti tulostat valmiin laskusi, laitat kirjekuoreen ja viet postiin. Kuulostaako tehokkaalta? Laskutusohjelma ja verkkolaskutus säästävät aikaa.

Kun verkkolaskutat laskutusohjelmalla, lasku lähtee ohjelmastasi suoraan vastaanottajan ohjelmaan. Monet klikit ja hyppely sivustolta toiselle jää prosessista pois. Laskutusohjelman avulla voit laskuttaa tietyn projektin tai asiakastiedon pohjalta, ja ohjelma täyttää yhteystiedot ja projektin työtunnit automaattisesti. Käyttäjäystävälliset työkalut helpottavat laskun muokkaamista tarpeidesi ja mielesi mukaiseksi. Exceliä, sähköpostia tai yhteystietosivustoja ei tarvitse avata laisinkaan.

Sähköisen laskutuksen edut: toimitus- ja vastaanottovaiheet

Jos lähetät asiakkaalle PDF-tiedoston, asiakas hakee laskun sähköpostistaan, tarkastelee tietoja, vie laskun taloushallinto-ohjelmaansa ja maksaa manuaalisesti syöttämällä tai kopioimalla laskutiedot. Vaihtoehtoisesti voit lähettää e-laskun. Lasku saapuu suoraan vastaanottajan ohjelman ostolaskuihin. Ohjelman sisällä vastaanottaja voi tarkastella laskua, hyväksyä, maksaa ja arkistoida sen.

E-laskutuksella on myös nopean toimituksen etu! Postittaessasi laskun sen perille sen saapuminen saattaa kestää useita päiviä. Lisäksi vaaditaan pitkä manuaalinen käsittelyprosessi, jotta laskun saa rekisteröityä ja maksettua.

Haluatko luoda ja lähettää laskuja nopeasti ja näppärästi? E-laskutuspalveluja on monia. Meillä on kuitenkin tarjota sinulle helppokäyttöinen ratkaisu, joka on ikuisesti ilmainen. Lue lisää laskutustoiminnoistamme.

“Heeros on loistava työkalu starttaavalle yritykselle, joka haluaa kasvaa.”

Juha Sulkakoski, toimitusjohtaja & perustaja, Upseller

Miten aloittaa verkkolaskutus?

Oletko valmis aloittamaan e-laskutuksen? Heeros Small Business on ilmainen pilvipohjainen CRM-, projekti- ja yhteistyötyökalu, jossa on myös laskutustoiminto. Taimer on käytettävissä sekä selaimessa että mobiilisovelluksella. Voit luoda laskun suoraan projektista, esimerkiksi työtuntien tai kulujen perusteella.

Halutessasi voit muutamalla klikillä lähettää laskun verkkolaskuna Heerokseen integroidun verkkolaskuoperaattorin kautta, esimerkiksi Fivaldin, Baswaren, Ropo Capitalin ja Maventan kanssa. Laskutukseen erikoistuneiden taloushallinto-ohjelmien lisäksi myös pankit tarjoavat asiakkailleen verkkolaskuttamismahdollisuuden. Vaihoehtoisesti voit tallentaa laskun Finvoice-tiedostona koneellesi ja sitä kautta ladata sen vapaavalintaiseen verkkopankkiin.

Löydä yrityksellesi parhaiten sopiva järjestelmä. Voit esimerkiksi kokeilla Heerosta, joka on pilvipohjainen laskutusohjelma pk-yrityksille. Helppokäyttöinen ohjelmisto on suunniteltu asiakkaan tarpeita mielessä pitäen. Se auttaa sinua yksinkertaistamaan työntekoa, jotta voit keskittyä siihen, mistä pidät.

Kokeile Heerosta ilmaiseksi, ja huomaat kuinka se tehostaa työntekoa!

VERTAILE RATKAISUJA ->>

Kuulisimme mielellämme myös lukijoiden ajatuksia, ehdotuksia ja palautetta. Jäikö sinulle avoimia kysymyksiä luettuasi tämän artikkelin? Onko sinulla jo käytössä laskutusjärjestelmä? Onko sinulla vinkkejä laskutusjärjestelmän käyttöön? Haluatko tuoda esille jonkin laskutusjärjestelmän ominaisuuden?

Ota yhteyttä ja vastaamme kaikkiin kysymyksiisi. Tutustu meihin myös sosiaalisessa mediassa: LinkedIn, Facebook ja Twitter.