Verkkolaskutus ja 12 syytä siirtyä siihen

Verkkolaskutuksella on erittäin monta etua PDF-tiedostojen ja paperilaskujen lähettämiseen verrattuna. Aloitamme kertaamalla, miten verkkolasku erottuu muista laskumuodoista ja miten verkkolaskuttaminen toimii. Verkkolaskutuksessa ohitetaan monet tarpeettomat vaiheet, kuten manuaalinen tietojen syöttö, tietojen tarkistus ja ohjelmasta toiseen hyppely.

Verkkolaskutuksen perusteet: Mikä on verkkolasku, verkkolaskuoperaattori ja verkkolaskuosoite?

Verkkolasku on lasku, jonka elinkaari on kokonaan digitaalinen, aina luonnista maksuun. Verkkolaskutuksessa laskutiedosto pysyy koko ajan niin sanotussa rakenteisessa tiedostomuodossa (eng. structured data). Käytännössä lasku sisältää sovittuja tietoja sovitussa muodossa eli digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Verkkolaskua ei pidä sekoittaa esimerkiksi sähköpostin kautta lähetettyyn PDF-laskuun, joka on sähköinen lasku, vaikka sekin on tavallaan digitaalisesti käsiteltävä. Sen käsittelyssä on kuitenkin manuaalisia vaiheita, joita verkkolaskutuksessa ei ole. Verkkolaskuun verrattuna sähköpostin liitetiedostona lähetettävä lasku edustaa menneisyyttä.

Onko verkkolasku ja e-lasku sama asia?

Verkkolasku tarkoittaa yritysten välillä lähetettävää laskua, kun taas e-lasku tarkoittaa kuluttajalaskua. Verkkolaskutus vaatii yritykseltä mm. verkkolaskutusosoitteen, jonne lasku lähetetään. Kuluttaja voi vastaanottaa e-laskuja tehtyään e-laskusopimuksen verkkopankissaan. Sekin on mahdollista vain, jos laskuttava yritys on tehnyt laskuttajailmoituksen, jolloin tiedot ovat löydettävissä verkkopankeissa.

Verkkolasku on:

• Rakenteinen tiedosto, jonka voi lähettää laskutusohjelmasta vastaanottajan ohjelmaan.

Verkkolasku ei ole:

• Rakenteeton tiedosto, kuten esimerkiksi Excel-, Word- tai PDF-tiedosto.
• Skannattu paperilasku.
• Tekstintunnistusohjelmalla prosessoitu dokumentti.
• Kuluttajalasku.

Eurooppa-normin mukainen verkkolaskutus

Verkkolaskutuksessa tiedostomuodon on oltava sellainen, että vastaanottajan järjestelmä pystyy käsittelemään sen. EU-standardi EU16931 asettaa verkkolaskulle validointisäännöt, ja säännöt täyttävää laskumuotoa kutsutaan Eurooppa-normiksi. Esimerkiksi Suomessa laajasti käytetyt, XML-teknologiaan perustuvat verkkolaskuformaatit Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0 vastaavat standardia eli ovat Eurooppa-normin mukaisia. Finvoice on suomalaisten pankkien kehittämä ja käyttämä formaatti. Ruotsissa yleisin formaatti taas on Svefaktura, Norjassa EHF.

Yleisiä verkkolaskun tiedostomuotoja ovat XML ja EDI. XML-tiedostomuoto on myös ihmisen luettavissa, kun taas EDI on pakattu tiedosto, jota vain kone voi lukea. Näistä usein XML on edullisempi vaihtoehto.

Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Verkkolaskuoperaattori on toimija, joka välittää verkkolaskut vastaanottajalle. Kun verkkolasku on tehty valmiiksi laskuttajan laskutusohjelmassa tai verkkolaskutuspalvelussa, se lähetetään välittäjän, eli verkkolaskuoperaattorin, kautta suoraan vastaanottajan järjestelmään.Verkkolaskujen vastaanotto tapahtuu siis suoraan yrityksesi käytössä olevassa ohjelmistossa. Vaihtoehtoisesti verkkolaskutiedoston voi ladata laitteelleen ja sieltä edelleen laskutusoperaattorin ohjelmaan. Verkkolaskuoperaattori on tavallaan verrattavissa Postiin puhuttaessa paperilaskutuksesta. Muiden verkkolaskutuspalveluiden tarjoajien lisäksi suomalaiset pankit välittävät verkkolaskuja.

Verkkolaskuosoite

Jokaisella verkkolaskun vastaanottajalla on myös oma verkkolaskuosoitteensa, jonne laskut lähetetään. Oman osoitteen saa operaattorin kautta, kun verkkolaskujen vastaanotto otetaan käyttöön. Voit tarkistaa suomalaisten yritysten verkkolaskuosoitteet lähes poikkeuksetta Verkkolaskuosoite.fi -sivustolta. Lisäksi yrityksen verkkolaskuosoitetiedoissa mainitaan käytössä olevan verkkolaskuoperaattorin operaattoritunnus tai toiselta nimeltään välittäjätunnus. Verkkolaskuosoite voi olla OVT-tunnus, IBAN-tunnus tai Verkkopalvelutunnus.

Onko verkkolaskutus pakollista?

Suomessa vuonna 2020 voimaan tulleen verkkolaskulain mukaan palveluntarjoaja on velvoitettu laskuttamaan asiakastaan verkkolaskulla, mikäli näin pyydetään. Valtio ja kunnat ottavat vastaan vain Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.

2020-luvun aikana ympäri Eurooppaa on selvitetty, valmisteltu tai säädetty lakeja verkkolaskutuksen pakollisuudesta, eli niin kutsuttuja verkkolaskumandaatteja. Verkkolaskuvaatimukset Euroopassa voivat vaihdella sisällöltään hieman maittain, vaikkakin perustana on, että laskut tehdään Eurooppa-normia mukaillen.

Suomessa verkkolaskutus ja taloushallinnon digitalisaatio ovat jo pitkällä, mutta maakohtaisten vaihteluiden takia ei kannata tuudittautua siihen, että oma laskutusohjelma tai toiminnanohjausjärjestelmä sellaisenaan täyttää aina vaatimukset. Lisäksi laskujen lähettämisen lisäksi tulee huolehtia myös oman yrityksen kyvystä vastaanottaa vaatimusten mukaisia verkkolaskuja silloin, kun hankintoja tehdään verkkolaskutuksesta lain säätäneestä maasta. Saat vinkit eurooppalaisiin lakeihin valmistautumiseen blogistamme Käytännön opas: Näin valmistaudut verkkolaskulakien voimaantuloon.

Verkkolaskutuksen hyödyt – 12 syytä siirtyä verkkolaskutukseen

1. Säästä aikaa
   Verkkolaskutuksen myötä laskutusprosessista jää pois monta tarpeetonta vaihetta. Sekä laskuttaja että asiakas säästävät aikaa ja laskutus on sujuvaa.
2. Pienennä kuluja
   Paperitonta laskutusta käytettäessä ei tarvitse maksaa paperista tai postimaksuista. Kun verkkolaskutat sen sijaan, että täyttäisit laskupohjia ja lähettäisit liitetiedostoja, aikaa jää muihin tuottavampiin tehtäviin.
3. Vähennä virheitä
   Minimoimalla manuaalista työtä ja lisäämällä automaatiota, virheiden määrä vähenee. Eikä tarvitse olla huolissaan siitä, että lasku katoaisi postissa.
4. Tarjoa parempaa asiakaspalvelua
   Asiakkaalle on kätevämpää saada lasku suoraan haluamaansa järjestelmään. Verkkolaskutuksen avulla vastaanottaja voi säästää peräti 90 % käsittelykustannuksista. Lisäksi asiakkaalla on suurempi mahdollisuus hyödyntää aikaistetun maksun alennuksia, kun laskun toimitusaika on lyhyempi.
5. Nopeuta maksun saamista
   Verkkolasku saapuu asiakkaalle välittömästi, ja laskun maksaminen käy nopeasti sekä vaivattomasti. Näin ollen asiakas todennäköisesti myös maksaa laskun nopeammin.
6. Vähennä paperin käyttöä
   Miksi tuhlata resursseja kuten paperia, kun voit lähettää laskun sähköisesti?
7. Seuraa laskuja vaivattomasti 
   Verkkolaskutusta käyttäessä voit myös seurata reaaliaikaisesti, milloin lasku on lähetetty ja maksettu. Voit esimerkiksi olla varma siitä, että lasku on saapunut perille.
8. Kattava kokonaisnäkymä helpottaa laskutuksen ja laskujen hallintaa
   Jos käytät verkkolaskutusohjelmaa, kaikki tieto tallentuu yhteen pilvipalveluun. Voit tarkastella tietoja milloin vain, millä tahansa laitteella. Saat kätevästi yleiskatsauksen laskutustilanteesta ohjelman analytiikan ja automaattisten raporttien myötä.
9. Saa kilpailuetua kansainvälisesti, kun valmiudet verkkolaskutukseen on pitkällä
   Verkkolaskumandaattien edetessä Euroopassa yritykset, jotka eivät aloita verkkolaskutukseen siirtymistä nollista, ovat kilpailussa edellä. Kyky laskuttaa oikeassa muodossa sekä verkkolaskutuksen kautta parantunut näkyvyys talouteen tuovat kilpailuetuja.
10. Muokkaa ja räätälöi helposti
    Luo laskuja ilman, että joudut käyttämään aikaa laskentataulukoiden moduulien muokkaamiseen.
11. Paranna tietoturvallisuutta
    Ostajan näkökulmasta verkkolaskut vähentävät petosten riskiä, sillä ne todennetaan automaattisesti.
12. Kaikki muutkin tekevät niin
    Voit yhtä hyvin aloittaa verkkolaskutuksen nyt, sillä jossain vaiheessa asiakkaasi tulevat vaatimaan sitä. Itse asiassa monet yritykset kieltäytyvät jo nyt vastaanottamasta laskuja muissa muodoissa, ja kansainvälisestikin trendi on suosia pelkkiä verkkolaskuja.

Yleiset haasteet verkkolaskutuksessa

1. Ei yhtenäistä formaattia
   Verkkolaskuformaatteja on useita, mutta lähettäjän ja vastaanottajan on käytettävä yhteensopivia tiedostomuotoja. Maiden sisällä on usein yksi tai pari standardisoitua formaattia. Yhteensopivuusongelmat voivat kuitenkin monimutkaistaa erityisesti rajoja ylittäviä laskutusprosesseja, jolloin on tärkeää, että yrityksellä on kumppani, joka tukee laskutusformaattien kanssa. Oikean kumppanin kanssa verkkolaskun lähettäminen on sujuvaa formaatista riippumatta.
2. Vaihteleva lainsäädäntö
   Toinen murhe rajoja ylittävissä kaupoissa ovat maiden erilaiset säädökset. Esimerkiksi Eurooppa-normi toki helpottaa ainakin EU:n sisällä tehtävää verkkolaskutusta, mutta kuten todettu, yhtä täysin samaa sisältövaatimusta esimerkiksi Euroopan laajuisesti ei ole tulossa.
3. Maksut
   Erityisesti pienelle yritykselle verkkolaskutukseen liittyvät kulut voivat tuntua suurilta verrattuna vaikkapa PDF-tiedoston lähettämiseen sähköpostilla. Verkkolaskutuksessa palveluntarjoajat veloittavat yleensä joko kuukausimaksun tai transaktiomaksun jokaista lähetettyä laskua kohden. Nämäkin kulut huomioon ottaen verkkolaskutus on kuitenkin selvästi edullisempaa kuin paperilaskutus, ja kaikesta manuaalisesta työstä säästynyt aika on myös säästöä resursseista.

Verkkolaskutusta hyödynnetään koko ajan enemmän ympäri maailmaa. Palveluja ja standardeja kehitetään sekä parannetaan. Näin ratkaistaan myös useat e-laskutukseen liittyvät haasteet. On kuitenkin muistettava, että verkkolaskutuksesta puhuttaessa etuja on haasteita enemmän. Se säästää aikaa ja energiaa laskutusprosessin jokaisessa vaiheessa. 

Verkkolaskutuksen edut laskutusprosessissa

Siirrytään seuraavaksi tarkastelemaan verkkolaskutusprosessin vaiheita, ja mitkä ovat verkkolaskutuksen edut muuhun laskutukseen verrattuna. Prosessin voi jakaa pariin päävaiheeseen: luomisvaihe sekä toimitus- ja vastaanottovaihe.

Verkkolaskutuksen edut: laskun luominen

Kun käytät Excel- tai Word -laskupohjaa, sekä tietojen täyttäminen että ulkoasun muokkaaminen yrityksesi tarpeisiin sopivaksi vie aikaa. Laskutustiedot on kopioitava jostain, minkä jälkeen tallennat tiedoston PDF-muodossa, avaat sähköpostin, etsit oikeat yhteystiedot ja lähetät laskun. Vaihtoehtoisesti tulostat valmiin laskusi, laitat kirjekuoreen ja viet postiin. Kuulostaako tehokkaalta? Laskutusohjelma ja verkkolaskutus säästävät aikaa huomattavasti tuottavampaan työhön. Verkkolaskun lähettäminen on helppoa ja nopeaa - onnistuu muutamassa minuutissa.

Laskutusohjelmasta riippuen, voit sen avulla laskuttaa suoraan asiakastietojen tai vaikkapa tietyn projektin pohjalta, ja ohjelma täyttää yhteystiedot ja projektin työtunnit automaattisesti. Käyttäjäystävälliset työkalut helpottavat laskun muokkaamista tarpeidesi ja mielesi mukaiseksi. Exceliä, sähköpostia tai yhteystietosivustoja ei tarvitse avata laisinkaan. Käytännössä klikit ja hyppely ohjelmasta toiseen jää pois. Kun verkkolaskutat laskutusohjelmalla, lasku lähtee ohjelmastasi suoraan vastaanottajan ohjelmaan.

Verkkolaskutuksen edut: toimitus- ja vastaanottovaihe

Jos lähetät asiakkaalle esimerkiksi PDF-tiedoston, asiakas hakee laskun sähköpostistaan, tarkastelee tietoja, vie laskun taloushallinto-ohjelmaansa ja maksaa sen manuaalisesti syöttämällä tai kopioimalla laskutiedot.

Vastaanottajallekin nopeampi ja sujuvampi vaihtoehto on lähettää verkkolasku. Lasku saapuu suoraan vastaanottajan ohjelman ostolaskuihin, jossa vastaanottaja voi tarkastella laskua sekä hyväksyä, maksaa ja arkistoida sen. Viive lähetyksestä saapumiseen on verkkolaskussa myös huomattavasti pienempi kuin esimerkiksi paperilaskuissa, jolloin maksukin voidaan saada aiemmin.  

Mitä verkkolaskun lähettäminen vaatii?

Verkkolaskutuksen aloittamiseen tarvitaan laskutusohjelma, sopimus verkkolaskuvälittäjän kanssa – joko suoraan operaattorin kanssa tai tilitoimiston kautta – verkkolaskuoperaattorin välittäjätunnus ja laskun vastaanottajan verkkolaskuosoite. Verkkolaskutus ei siis onnistu, jos vastaanottajalla ei ole valmiutta vastaanottaa verkkolaskuja.

Monissa PSA-ohjelmissa, eli asiantuntijayritysten toiminnanohjausjärjestelmissä, laskutusta täydennetään integroimalla verkkolaskukyvykkyys toisen ohjelman kautta. Tällöin laskutuskokonaisuudesta tulee saumaton ja asiantuntijayritysten tarpeita parhaiten palveleva. Esimerkkinä tällaisista yhdistelmistä ovat Heeros PSA:n ja Heeros Myyntilaskujen tai Heeros PSA:n ja verkkolaskuoperaattorin, kuten Baswaren, Ropo Capitalin tai Maventan, yhdistelmät.

Oletko valmis aloittamaan verkkolaskutuksen? Laskutusohjelman hankkiminen on ensimmäinen askel – ota meihin yhteyttä ja katsotaan, mikä ratkaisu sopii tarpeisiinne parhaiten!