Laskutus

Projektilaskutus - opas freelancereille ja pienyrityksille

Parhaat vinkit projektilaskutukseen pienyrityksille ja freelancereille

Freelancerina tai pienyrityksen omistajana sinusta voi usein tuntua, että mietittävää on paljon. Pääpaino on liiketoimintasi pyörittämisessä, koska on välttämätöntä tuottaa liikevaihtoa. Lisäksi käytät aikaa asiakkaiden kanssa kommunikointiin tai henkilöstön johtamiseen. Kaikki tämä voi jättää sinulle vähän aikaa käsitellä projektilaskutusta.

On kuitenkin erittäin tärkeää, että hallitset aktiivisesti projektilaskutusta. Tämä johtuu siitä, että kun menetät hallinnan, sinulla ei ole aavistustakaan, kuka on sinulle velkaa ja kuka ei. Ilman oikeita työkaluja sinulla voi olla vaikeuksia hallita yrityksesi kriittisintä osaa. Joten tämän artikkelin tavoitteena on auttaa sinua ymmärtämään kaiken projektilaskutuksesta ja kuinka tehdä se oikein, riippumatta siitä, oletko freelanceri tai pienyrityksen omistaja.

 

Miksi laskutus on niin tärkeää?

Menestyksesi freelancerina tai pienyrityksen omistajana riippuu ansaitsemistasi tuotoista. On oikein ja reilua, että asiakkaasi maksaa sinulle tekemästäsi työstä. Ansaitsemasi rahat riippuvat kuitenkin projektisi laskutuksesta.

Jos annat laskutuksen riistäytyä hallinnasta, saatat menettää rahaa. Siksi on erittäin tärkeää, että seuraat aikaa ja laskutettavia tunteja sekä laskutat oikein. Kaikki tämä voi osoittautua haastavaksi, ja se on yksi niistä töistä, joita saatat inhota, riippumatta sen tärkeydestä. Joka tapauksessa se on tehtävä, joka sinun on suoritettava oikein.

Laskujen lähettäminen ja asiakkaiden oikeanlainen laskutus on todella tärkeää. Ensinnäkin se auttaa luomaan ammattimaisen kuvan sinusta ja yrityksestäsi. Toiseksi se varmistaa, että laskutat oikein, ja lopuksi se on ainoa tapa varmistaa, että saat ansaitsemasi palkan.

Voi tuntua liian helpolta keskittyä työn tuottamiseen ja asiakassuhteiden rakentamiseen. Loppujen lopuksi ansaitsemasi raha johtaa menestykseen. Jos et käytä aikaa asiakashankintaan, et tuota rahaa, mutta tämä voi johtaa haitalliseen kierteeseen. Sinulla voi olla monia asiakkaita, mutta jos et laskuta heitä oikein, menetät rahaa.

Laskujen luominen manuaalisesti on työlästä. Se vie aikaa, se on turhauttavaa ja et ansaitse rahaa sitä tehdessäsi. Uusien työkalujen ansiosta laskutuksen hallinta on kuitenkin helppoa. Automatisoinnin ansiosta prosessista tulee saumaton ja tehokas, jolloin sinulla on enemmän aikaa keskittyä yrityksesi liiketoimintaan. Heeros Small Business -ohjelmisto on loistava vaihtoehto freelancereille ja pienyrityksille, jotka haluavat automatisoida koko laskutusprosessinsa. Parasta ohjelmistossa on, että se on ilmainen.

FI Heeros small business platform

Projektilaskutuksen hallinnan tärkeys

Tiesitkö, että voit menettää asiakkaita, jos et ota projektilaskutuksta hallintaa? Asiakkaasi odottavat sinun lähettävän laskun ajoissa. He odottavat myös laskun sisältävän maksun eräpäivän sekä laskutettavat tunnit. Loppujen lopuksi heidän on maksettava sinulle ja he myös haluavat tehdä sen. Jos teet heidän asioinnista vaikeaa ja hidastat heidän prosessejaan, asiakassuhteet voivat kärsiä. Tämän seurauksena saatat huomata, että menetät asiakkuuden, koska et huomioinut laskutuksen oikeanlaista hallintaan.

 

Laskutusvaihtoehdot – Miten laskutat projektisi?

Projektilaskutusta varten on käytettävissä useita eri vaihtoehtoja. Freelancerina tai pienyrityksenä haluat luonnollisesti varmistaa, että katat kaikki kustannuksesi. Voit veloittaa asiakkaitasi tuntikohtaisesti tai kiinteällä maksulla. Sinun on valittava maksutapa, jolla varmistat, että teet voittoa ja saavutat tavoitepalkkasi. Tämän vuoksi on myös tärkeää ymmärtää erot kiinteän maksun ja tuntilaskutuksen välillä.

Kiinteä maksu - Kun valitset kiinteän maksun, palvelusta veloitettava hinta on aina sama. Tämä on riippumatonta siitä, kuinka monta tuntia työskentelet projektin parissa. Sinun on varmistettava, että tämä kiinteä summa kattaa aina kustannuksesi ja tuottaa sinulle voittoa.

Tuntilaskutus - Kuten arvasit, kyse on laskutuksesta työtuntien mukaan. Kun on aika lähettää lasku, siihen on sisällytettävä kaikki työtuntisi. Tähän liitetään se aika, jonka olet käyttänyt projektin parissa työskentelemiseen. Lopulta tämä antaa kokonaishinnan suorittamastasi työstä.

Voit yrittää seurata tunteja tai maksujasi itse, mutta siihen liittyy haasteita. Lisäksi, kun keskityt työntekoon, voit unohtaa huomioda, mitä sinun pitäisi siitä veloittaa. Jos kuitenkin käytät verkkotyökaluja työajan seuraamiseen, voit laskuttaa asiakkaitasi itsevarmemmin ja luotettavammin. Heeros Small Business -ohjelmisto automatisoi ajan seurannan, kulujen hallinnan ja laskutusprosessit, joten voit seurata kuinka yrityksesi kasvaa ja saada maksuja nopeammin. 

Kiinteän hinnan laskuttaminen pienyrityksenä tai freelancerina

Jos aiot veloittaa kiinteän maksun, sinun on tehtävä seuraavasti:

Arvioi projektiin kuluva aika - Sinun on otettava huomioon kaikki projektin parissa työskentelyyn käyttämäsi aika, mutta myös hallintoon käytetty aika.

Määritä muuttuja - Kaikki projektit eivät ole samanlaisia. Siksi sinun on varmistettava, että voit hinnoitella projektisi määrittämiesi muuttujien mukaan. Jokaisessa projektissa on erilaisia elementtejä, jotka vaativat enemmän aikaa, panosta ja sitoutumista. Varmista siis, että sisällytät nämä projektierot asiakkaallesi tarjoamaan hintaan.

Pidä kiinni asettamastasi hinnasta - Kun olet päättänyt työn hinnan, pidä siitä kiinni. Voit toki neuvotella, mutta sinun on varmistettava, että katat kaikki kustannuksesi ja kulusi. Sinun ei pitäisi laskea hintaa neuvotteluilla siihen pisteeseen, että jäät tavoitetuloistasi.

Kun veloitat kiinteän hinnan, se pitää asiat yksinkertaisina. Jos yrityksesi kuitenkin kasvaa, projekteissasi tulee olemaan enemmän muuttujia. Tämän seurauksena sinun voi olla hyvä harkita tuntihintaa.

Tuntihinnan laskuttaminen pienyrityksenä tai freelancerina

Jos tavoittelet joustavuutta, saatat haluta veloittaa asiakkailtasi tuntihinnan, kun teet projektilaskutusta. Tämä maksutapa antaa sinulle enemmän mahdollisuuksia kattaa tekemäsi lisätyö.

Sinun on laskettava vuositulosi ja tuntipalkka, jonka aiot veloittaa. Tämän jälkeen sinun on varmistettava, että laskutat kaikki työtuntisi.

Luo laskutusmalli - Jos käytät laskutusmallia, voit hallita aikaasi paremmin. Tämä auttaa sinua nopeuttamaan laskutusprosessiasi. Kirjaa ylös viikon työpäivät, alkamis- ja päättymisajat sekä tauot. Sinun tulee ottaa huomioon ylityötunnit sekä normaalit työtunnit.

Seuraa laskutettavia tunteja - Kun käytät laskutusmalleja, ne olettavat, että jokainen tunti on laskutettavissa. Sinun on kuitenkin tehtävä selväksi, mitkä tunnit ovat laskutettavia ja mitkä veloitat asiakkailta. Voisit työskennellä 100 tuntia kuukaudessa, mikä saattaa olla laskutettavaa aikaa, mutta entä muut tehtävät, kuten ylläpitotyö? Nämä eivät ole laskuttavia tunteja tai tunteja, joista veloitat. Käyttämällä alustaa, joka auttaa sinua seuraamaan laskutettavia tunteja, varmistat, että laskutat oikein ja saat maksun tekemästäsi työstä.

Heeros Small Business -ohjelmistolla voit helposti luoda asiakas- ja projektikohtaiset tuntihinnat ja varmistaa, että saat palkan jokaisesta kirjatusta tunnista. 

 

Financial-Home-page-taimer.com-FI


Kuinka laskutat tunneittain?

Jos laskutat tuntien mukaan, voit olla joustavampi laskutusprosessin suhteen ja voit muokata sitä tarpeidesi mukaan.

Sinulla on vapaus pyöristää työaikojasi. Jos työskentelet 49 minuuttia kestävän puhelun parissa, pyöristä se yhteen tuntiin. On hyvä kuitenkin muistaa, että et voi veloittaa tekemästäsi virheestä. Kerro asiakkaallesi, että korjaat ongelman ilman lisäkustannuksia.

Lisäksi, jos asiakkaat eivät ole tietoisia tehtävästä, jonka aikaa seuraat, kerro heille. Avoimuus on erittäin tärkeää projektilaskutuksessa. Asiakkaat haluavat tietää, mistä veloitat. Muista siis selittää kaikki laskussasi. Olipa kyseessä sähköposteihin tai puheluihin käytetty aika, seuraa kaikkea ja helpotat sinun ja asiakkaasi elämää.

Mitä eri laskutyyppejä on?

Laskutyyppejä on sataavilla useita.

Tavallinen lasku - Tämä on yleisin asiakkaalle lähetettävä laskutyyppi. Se sisältää yrityksen nimen, asiakkaan nimen ja laskun numeron sekä kuinka paljon asiakas on velkaa.

Hyvityslasku - Freelancer tai pienyritys lähettää tämän laskun, kun asiakkaalle ollaan velkaa alennusta tai hyvitystä. Lasku sisältää aina negatiivisen loppusumman.

Veloituslasku - Tämä lähetetään yleensä, kun asiakas on velkaa tietyn summan. Freelancerit voivat muokata laskua sen mukaan, kuinka monta tuntia he ovat työskennelleet projektin parissa.

Kaupalliset laskut - Pienyritykset voivat halutessaan käyttää laskuja, jotka sisältävät ostettuihin tuotteisiin liittyvät kulut. Laskuun sisällytetään määrä, volyymi, tavaran kuvaus, arvo ja pakkaustyyppi.

Tuntilasku - Freelancerit käyttävät tätä yleisesti, mutta myös pienyritykset voivat käyttää tuntilaskua. Lasku sisältää laskutettavat tunnit ja tuntihinnan.

Pro forma -lasku - Freelancerit eivät välttämättä pysty tarjoamaan tarkkoja kustannuksia projektille. Siksi pro forma -laskussa ilmoitetaan arvioitu hinta, mutta sitä saatetaan joutua muuttamaan, kun projekti ollaan saatu valmiiksi.

Toistuva lasku - Jos freelancerit tai pienyritykset veloittavat asiakkaalta säännöllisesti, toistuva lasku voi olla sopiva vaihtoehto. Jos asiakas käyttää säännöllistä palvelua, kuten IT-tukea, toistuva lasku on oikea vaihtoehto.

Mikä on laskutusmenetelmä?

Mitä tulee projektilaskutukseen, sinun on kerrottava asiakkaille laskutusprosessistasi. Sinun tulisi varmistaa, että he tietävät mitä odottaa, jotta laskussasi ei olisi yllätyksiä.

Tässä vaiheessa asiakkaiden tulisi olla tietoisia siitä, veloitatko tunti- vai kiinteää hintaa. Projektipäällikkönä sinun tulee myös kertoa heille laskun rakenteesta. Tämä tarkoittaa sitä, kuinka lasku näyttää tekemäsi työt, kuten erittelyn työtunneista tai tiettyihin tehtäviin käytetystä ajasta. Jos tiedotat tästä asiakkaillesi, he tietävät heti mitä odottaa.

Keskustele asiakkaasi kanssa laskustasi ja siitä, miten lähestyt projektilaskutusta. Määritä maksuehdot ja laskutusajankohta. Jos projekti kestää pitkän ajanjakson, voit ehkä sopia laskutuksesta viikoittain, kuukausittain tai neljännesvuosittain. Sinun on myös ilmoitettava heille, kuinka kauan heidän on maksettava. Tämä on tärkeää, koska se auttaa välttämään ongelmia projektilaskutuksen aikana.

Saatat miettiä, milloin sinun pitäisi lähettää laskusi. Jos et ole sopinut laskutusajankohtaa (viikoittain tai kuukausittain), se tulee tehdä työn valmistuttua. Tällöin helpoin tapa laskuttaa on lähettää se sähköisesti.

Verkkolaskutus on nopeaa ja tehokasta. Se varmistaa, että lasku lähetetään suoraan yhteyshenkilösi sähköpostitiliin. Tärkeintä on kuitenkin muistaa, että sinun tulee lähettää laskusi mahdollisimman pian. Tässä projektilaskutusta avustava työkalu voi säästää paljon aikaa ja vaivaa.

Heeros Small Business -ohjelmiston avulla voit luoda laskuja sekunneissa. Voit myös ladata Heeros-mobiilisovelluksen, joka auttaa sinua pysymään ajan tasalla laskutuksestasi missä tahansa oletkin. Sovellus tekee laskutuksesta liikkeellä ollessasi helppoa ja tiedot synkronoituvat automaattisesti kaikkien laitteidesi välillä. Project Invoicing & Billing in text

Laskun lähettämisen jälkeen

Kun lasku on lähetetty, sinun tulee varmistaa, että se on vastaanotettu. Tämä ei ehkä ole yleinen käytäntö olemassa olevien asiakkaiden kanssa, mutta uuden asiakkaan kanssa se on kannattavaa. Soita heille varmistaaksesi, että he ovat vastaanottaneet lakun ja ymmärtävät sen sisältämät maksut. Lisäksi voit myös kysyä, tarvitsevatko he sinulta lisätietoja.

Älä myöskään oleta, että he maksavat laskun nopeasti. Jotkut asiakkaat saattavat odottaa maksuajan loppuun asti maksaakseen sen. Siksi ei haittaa lähettää heille muistutuksia eräpäivän lähestyessä. Varmista, että sähköpostiviestisi on kohtelias ja vältä aggressiivisuutta.

Kuinka luot projektilaskun?

Tärkein asia, joka on otettava huomioon laskua kirjoittaessasi, on varmistaa, että se on selkeä. Asiakkaasi tulee pystyä näkemään tiedot selkeästi ja ymmärtämään ne helposti.

Laskusi tulee kuitenkin olla yksilöllinen, joten aloita lisäämällä brändäystä. Tämä voi olla logo tai väri, joka antaa ammattimaisen ilmeen.

Varmista, että lisäät laskuun yhteystietosi ja asiakkaasi tiedot. Sinun tulisi sisällyttää osoitteesi ja muut yhteystietosi sekä sen, kenelle lasku on tarkoitettu. Seuraavaksi sinun tulee valita eräpäivä, joka vastaa asiakkaasi kanssa tehtyä sopimusta. Jotta voit seurata laskuja, lisää laskun numero, sillä siitä on aina hyötyä, jos sinulle tulee tarve seurata maksuja.

Seuraavaksi täytä tärkeät tiedot, mukaan lukien työtunnit ja mistä projektista on kyse. Tämä kaikki riippuu siitä, veloitatko kiinteää vai tuntihintaa. Joka tapauksessa sinun tulee eritellä jokainen työtunti projektilaskutusta tehdessäsi.

Lopuksi haluat varmistaa, että saat maksun perille. Siksi laskun tulee sisältää valitsemasi maksutapa. Tämä auttaa asiakkaitasi ymmärtämään välittömästi, kuinka he voivat maksaa sinulle.

Jos sinun on lisättävä verot, kuten arvonlisävero, sinun tulee myös sisällyttää tämä laskuun. Jos näin on, sinun on myös ilmoitettava selvästi ALV-numerosi.

Voit myös kokeilla Heeroksen ilmaista laskutuspohjaa nähdäksesi, miten tämä voidaan tehdä käytännössä. Pohja on ladattavissa ilmaiseksi, muokattavissa ja Excel-pohjainen.

Invoice-template-mockup-flat-ENLataa ilmainen laskupohja

Tee maksamisesta helppoa asiakkaillesi

Valitettavasti on aina olemassa riski, että asiakas ei maksa jälkikäteen. Projektilaskutuksessa on kuitenkin tärkeää tehdä prosessista mahdollisimman helppoa. Varmista, että valitset helposti saatavilla olevan maksutavan. Tämä voi olla yksinkertainen pankkitilin numero ja lajittelukoodi. Voit myös valita maksualustan, kuten Paypalin. Minkä tahansa valitsetkin, varmista, että tarjoat asiakkaillesi oikean vaihtoehdon.

Voit tarjota etuja ajoissa maksaville asiakkaille, kuten pienen alennuksen. Toisaalta, sinun tulee myös tehdä selväksi maksun viivästymisestä syntyvät sakot. Jos projekti on suuri, voit pyytää osittaista maksua etukäteen. Tämän ei pitäisi olla ongelma asiakkaallesi, koska se osoittaa, että olet tosissasi projektin suhteen. Lisäksi se auttaa kattamaan kaikki alkukustannukset ja -kulut.

Lopuksi, jos rakennat hyviä asiakassuhteita, he maksavat todennäköisemmin ajallaan. Ole ystävällinen kommunikoidessasi ja tee niin paljon kuin mahdollista noudattaaksesi heidän pyyntöjään.

 

Yhteenveto

Freelancerina tai pienyrityksenä laskutus voi tuntua haastavalta aina ajan löytämisestä laskujen luomiseen ja lähettämiseen sekä asiakasongelmien hoitamiseen. Jos kuitenkin olet tarkka ja käytät verkkolaskutustyökalua, huomaat, että kohtaat vähemmän ongelmia. Tämän lisäksi tulet huomaamaan, että laskutuksesta tulee saumaton kokemus, joka sopii sinulle ja yrityksellesi.

 

Kokeile Heeroksen ilmaista laskutusohjelmistoa nyt ja näe, kuinka voit yksinkertaistaa työtäsi!

Kokeile ilmaiseksi

 

Kuulisimme mielellämme myös lukijoiden ajatuksia, ehdotuksia ja palautetta "Projektilaskutus - opas freelancereille ja pienyrityksille" -artikkelistamme. Jäikö sinulle avoimia kysymyksiä luettuasi tämän artikkelin? Oletko aiemmin käyttänyt verkkotyökaluja laskutuksen hallintaan?

Ota yhteyttä ja vastaamme kaikkiin kysymyksiisi. Tutustu meihin myös sosiaalisessa mediassa: LinkedinFacebook ja Twitter.

 

 

Similar posts

Kuule ensimmäisten joukossa viimeisimmät uutiset projekti- ja PSA-ohjelmisto-alalta!

Tilaamalla uutiskirjeemme saat tietoa projekti-, myynti-, resurssi-, aika- ja laskutusratkaisuista ja saat ensimmäisten joukossa vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn.

TILAA UUTISKIRJE

Heeros Tilaa uutiskirje