Ketterä projektinhallinta PSA-ohjelmistolla

Projektinhallinta ohjaa työtä oikeaan suuntaan

Projekteja on monenlaisia, niin yksityiselämässä kuin yritysmaailmassakin. Pienimpien projektien hallinnasta voi vielä selvitä oman pään varassa, vähän vaativampiin tarvitaan jo vähintäänkin muistilappuja sekä aikatauluttamista, ja suurimpien kohdalla projektinhallinnan on ehdottomasti oltava jo järjestelmällisempää.

Kuten tiedämme, järjestelmällisyys johtaa projekteissa usein parhaisiin tuloksiin. Tuloksia voi toki saada aikaan sattumanvaraisesti touhuamallakin, mutta pidemmän päälle se ei toimi. Mitä huonommin projekti on organisoitu, sitä enemmän se aiheuttaa kuormitusta tekijöilleen.

Sen lisäksi, että huonosti hallinnassa oleva projekti aiheuttaa turhaa stressiä, se syö yrityksen resursseja, aikaa ja rahaa. On hyvin todennäköistä, että huono projektinhallinta näkyy myös asiakkaalle päin, jolloin seuraavien projektien toteutumisen kanssa voi olla niin ja näin. Projekteja toteutettaessa on siis panostettava oikeanlaiseen projektinhallintaan.

Erilaiset projektinhallinnan menetelmät

Projektinhallintamenetelmä on tekniikka, jonka avulla projektikokonaisuus saadaan ohjattua sujuvasti alusta loppuun. Menetelmiä on useita, ja niistä sopivan valitseminen oman yrityksen käyttöön vaatii esimerkiksi seuraavien asioiden puntaroimista:

• Minkä kokoisesta ja kuinka vaativasta projektista on kyse?
• Mitkä ovat projektin tärkeimmät tavoitteet?
• Kuinka paljon resursseja on käytettävissä?
• Mitä sidosryhmiä projektiin kuuluu?
• Mitä riskejä projektiin liittyen on odotettavissa?

Oli projekti sitten millainen tahansa, oikeanlaisella projektinhallintamenetelmällä projektityö on tehokasta ja tarkoituksenmukaista.

Yksi yleisimmistä on menetelmistä on vesiputousmalli. Sen perusidea on ylhäältä alaspäin eteneminen. Projektitiimille määritellään tehtävät ja aikataulut, jotka etenevät selkeässä järjestyksessä. Vesiputousmalli toimii parhaiten kertaluontoisissa projekteissa, jotka pystytään määrittelemään tarkasti jo ennen niiden toteuttamista. Vesiputousmallin vahvuus on juuri mahdollisuus arvioida aikataulut, resurssit ja budjetti suhteellisen luotettavasti jo ennakkoon, mutta toisaalta sen heikkous on kankeus projektien aikana tulevien muutosten suhteen.

Agile-mallissa tarkoitus ei ole suunnitella koko projektia ennakkoon, vaan sen perusajatus on ketterä projektityö. Projektia toteutetaan pieninä osina ja tiimi arvioi tilannetta toistuvasti projektin edetessä. Yhteistyö tiimin ja sidosryhmien kesken on tiivistä, ja sen ansiosta projektin suunta saadaan pidettyä oikeana, vaikka muutoksia tulisikin. Tämä malli vaatii vahvaa sitoutumista sidosryhmiltä ja epävarmuuden sietämistä aikataulun ja budjetin suhteen, mutta ehdottomia etuja ovat luovuuden käytön mahdollistaminen ja toimintatapojen kehittäminen jo projektin aikana. Yksi Agilen sovelluksista on Scrum-malli, jossa työmalli määritellään vielä tarkemmin.

Kriittisen polun menetelmässä (CPM) keskitytään löytämään projektin tehtävistä kriittisimmät, joiden hallinnointi on projektitiimin erityisessä hallinnassa. Nämä tehtävät listataan, niiden kestot määritellään, tehtävien riippuvuudet toisistaan avataan ja tärkeimmät ajanhetket projektin varrelle merkitään muistiin. Näistä syntyvä kaavio toimii projektin läpiviennissä työkaluna, josta projektin etenemistä ja aikataulun pelivaraa pystytään seuraamaan. CPM sopii erityisesti projekteihin, joissa olennaisimpana rajoitteena on aika. Siinä ei kuitenkaan pystytä huomioimaan esimerkiksi resurssien saatavuutta tai kaikkia pienempiä, ei niin kriittisiä tehtäviä.

Edellisestä hiukan jalostettu malli, Kriittisen ketjun projektinhallinta (CCPM) ottaa mukaan myös henkilöresurssinäkökulman. Projektin aikataulussa kriittisille tehtäville varataan resurssit, jolloin suunnitelmassa pysyminen on varmempaa. Tämä menetelmä näyttää etunsa erityisesti pidemmissä projekteissa.

Six Sigma -mallin tavoite on lähes täydellinen laatu. Projekteja lähestytään tilastollisesti, päämääränä vähentää virheitä. Six Sigma sopii aloille, joissa virheet voivat koitua erityisen kalliiksi – esimerkiksi autoteollisuuteen tai IT-alalle. Ote kehittämiseen virheettömyyden näkökulmasta on vahvasti mukana, mutta toisaalta malli voi rajoittaa joustavuutta ja innovointia projektissa.

Kanban-mallissa panostetaan pyritään työn visualisointiin Kanban-taulun avulla. Eri työvaiheille on omat sarakkeensa taulussa, ja niihin kuuluvat tehtävät lisätään lapuilla tauluille. Jokaisella sarakkeella on oma rajoitteensa, esimerkiksi kolme tehtävää. Menetelmä tekee näkyväksi sen, mitä kuhunkin vaiheeseen kuuluu, mitkä kohdat muodostuvat projektin pullonkauloiksi ja missä vaaditaan kehittämistä.

Toiminnanohjausjärjestelmä selkeyttää, tehostaa ja helpottaa projektinhallintaa

Vaikka käytössä olisikin oman yrityksen toimintaan sopiva projektinhallintamenetelmä, helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä on käytännössä tehokkain väline projektien hallintaan. Se tukee valittua menetelmää tarjoamalla tarvittavat työkalut projektin ohjaukseen.

PSA-ohjelmistoon on helppo koota kaikki projektiin liittyvät tiedot sekä määritellä resurssit, tehtävänjako ja aikataulutus. Projektin etenemisen ja kannattavuuden seuraaminen onnistuu ajantasaisesti milloin vain, ja myös projektin aikainen viestintä hoituu järkevästi Heeroksessa.

Toteutetusta projektista on mahdollista myös oppia, kun kokonaisuus on tarkasteltavissa jälkeenpäinkin. Näin seuraavat projektit on mahdollista toteuttaa vielä paremmin ja tehokkaammin.

Heeroksessa on selkeän projektinhallinnan lisäksi kaikki muutkin tärkeimmät yritysten tarvitsemat työkalut: CRM ja myynninhallinta, työajanhallinta, laskutus ja raportointi sekä sopivat viestintätyökalut. Kokonaisuus voidaan räätälöidä jokaisen yrityksen tarpeisiin valitsemalla sopiva versio, ja erilaisten lisäosien sekä integraatioiden avulla PSA mukautuu täydellisesti jokaisen käyttäjän vaatimuksiin ja eri toimialoille.

**

Kun yritys kasvaa tai tarpeet muuttuvat, versiota voi helposti päivittää toiseen. Kokeile Heeroksen PSA-toiminnanohjausjärjestelmää maksutta ja varmistu sen toimivuudesta oman yrityksesi käytössä!