Parhaat projektinhallintaohjelmistot arkkitehdeille ja insinööreille

Oletko arkkitehtitoimisto, jolla on vaikeuksia hallita laskutusta, työajanseurantaa, resurssien käyttöä tai esimerkiksi laskutustuntien hyötykäyttöä? Näin ollen projektinhallinta on välillä myös haaste itsessään? Jos vastasit yhteenkään näistä kyllä, niin älä huoli – et ole yksin! Projektien loppuunsaattaminen ajallaan ja budjetissa pysyminen on raportoitu olevan yksi keskeisimpiä haasteita, joita monet arkkitehdit ja insinöörit kohtaavat, työskentelivät he missä maailman kolkassa tahansa.

Valitettavasti, mitä projektinhallintaan tulee, ei ole olemassa yhtä simppeliä ratkaisua, joka toimisi kaikille. Oman haasteensa tuo sekin, että työskentelee yhtä dynaamisella ja kiireisellä alalla kuin arkkitehtuuri ja tekniikka. Onneksi teknologian kehittyessä on myös kehittynyt monta juuri arkkitehdeille sopivaa projektinhallintaohjelmistoa, jotka on suunniteltu auttamaan, jotta projektit saadaan päätökseen menestyksekkäästi, ajallaan ja budjetissa pysyen. Nämä ohjelmistot ovat suuri apu myös silloin, kun haluat tehostaa yrityksesi toimintaa.

On ymmärrettävää, miksi monet arkkitehtitoimistot käyttävät edelleen Excel- ja Spreadsheets-sovelluksia resurssien- ja ajanhallintaan. Suurimmalla osalla yrityksistä huomion keskipisteenä on yleensä oikeanlaisen arkkitehtonisen suunnitteluohjelmiston valitseminen. Olemme samaa mieltä siitä, että oikeanlaisen suunnitteluohjelmiston valitseminen on kaikkein tärkein asia arkkitehtitoimistolle. Mielestämme on kuitenkin melkein yhtä tärkeää, että käytössä on oikeanlainen projektinhallintaohjelmisto. Kun hallitset samanaikaisesti montaa projektia, voit projektinhallintaohjelmalla tehostaa yrityksesi toimintoja helposti ja näppärästi.

Tässä artikkelissa käymme läpi ja arvostelemme parhaat arkkitehdeille sopivat projektinhallintaohjelmistot. Olemme myös pyrkineet vastaamaan seuraaviin teemoihin:

• Miksi pitäisi käyttää projektinhallintaohjelmistoa?
• Projektinhallintatyökalua valitessa muistettavat asiat
• Suosituimmat projektinhallintaohjelmistot arkkitehdeille
• Parhaat projektinhallintaohjelmistot arkkitehdeille

4 syytä, miksi arkkitehdit tarvitsevat projektinhallintaohjelmiston

Alla näet listattuna suurimmat syyt, miksi kaltaistesi arkkitehtitoimistojen kannattaa korvata Excel-sovellus tai muut vanhanaikaiset sovellukset moderneilla projektinhallintatyökaluilla. Suurin osa näistä ohjelmistoista voi auttaa sinua paljonkin seuraavien kriittisten asioiden kanssa:

Säästä aikaa

Excelin kaltaiset sovellukset saattavat näyttää aluksi erittäin käteviltä, mitä tulee ajan- ja tehtävienhallintaan. Datan manuaalinen ylös kirjaaminen on kuitenkin kiistatta aikaa vievää, ja virheen tekemisen riski on myös suuri. Mitä jos korvaisitkin tämän tehtävienhallinnalla, resurssien aikataulutusohjelmistolla tai raportointityökalulla, hallitaksesi dataa ja resursseja? Näin työhösi liittyisi vähemmän manuaalisia toimintoja, mikä tarkoittaisi pienemmän virhemarginaalin lisäksi myös vähemmän kirjattavia tehtäviä sinulle ja yrityksellesi. Puhumattakaan siitä, kuinka nopea ja tehokas tällainen ohjelmisto on!

Vähennä kustannuksia

Mitä enemmän yrityksesi kasvaa, sitä enemmän eri työkaluja tulet tarvitsemaan hallitaksesi yrityksesi eri prosesseja. Vaikka rahan pistäminen hyvään ohjelmistoon heti saattaa kuulostaa hintavalta, se tulee pitkällä tähtäimellä auttamaan paljon kustannuksien vähentämisessä. Esimerkiksi hallinta-alusta, jonka toimintoihin kuuluvat laskutus, kulujen hallinta ja CPQ, saattaa auttaa sinua pitämään koko ajan yllä vakaata kassavirtaa.

Nosta hyötykäyttöastettasi

Vanhentuneiden ohjelmistojen ja toistensa kanssa yhteensopimattomien työkalujen käyttö vähentävät tehokkuutta ja lisäävät työn määrää. Toisaalta monet projektinhallintatyökalut voidaan integroida eri tuottavuussovelluksien ja automaatiotyökalujen kanssa, ja tämän on todistettu lisäävän tuottavuutta suurella marginaalilla. Esimerkiksi ajanhallintasovellus voi selkeästi näyttää tuottavasti ja tuottamattomasti käytetyt tunnit, ja näin ollen auttaa sinua investoimaan aikaasi ja resurssejasi oikeisiin tehtäviin ja projekteihin.

Paranna kollaborointia

Monen projektin samanaikainen hallinta yleensä tarkoittaa monen sidosryhmän kanssa yhteistyön tekoa, oli kyseessä sitten tiimisi, asiakkaasi tai ulkopuolinen myyjä. Voit säästää mielettömästi aikaa käyttäessäsi virtaviivaista kollaborointityökalua, joka antaa mahdollisuuden jakaa dokumentteja, lähettää muistutuksia, hyväksyä pyyntöjä ja hallita projekteja toimiston ulkopuoleltakin käsin.

Miten valitset oikean projektinhallintaohjelmiston?

Taimer

Ottaen huomioon, kuinka monimutkaista työnteko arkkitehtiyrityksissä voi välillä olla, on erittäin tärkeää valita juuri omalle yritykselle sopiva projektinhallintaohjelmisto. Ennen kuin sitoudut yhteenkään ohjelmistoon, pidä seuraavat asiat mielessä:

• Ohjelmiston tulisi olla yksinkertainen ja intuitiivinen. Et halua käyttää aikaasi ja opetella uuden monimutkaisen työkalun käyttöä, kun se vaatii lisäresurssien käyttöä koulutukseen.
• Ohjelmistoratkaisu kasvaa yrityksesi mukana. Ei ole mitään järkeä joutua vaihtamaan uuteen ohjelmistoon joka kerta yrityksesi kasvaessa ja kehittyessä.
• Käyttämäsi ohjelman voi integroida muiden yrityksellesi kriittisten sovellusten ja ohjelmistojen kanssa. Esimerkiksi ohjelmisto, jonka voi integroida myynnin automaatio- ja kirjanpitotyökalujen kanssa.
• Jos teet töitä paljon etänä tai liikut työssäsi paljon myös toimiston ulkopuolella, käytössä olevan ohjelmiston tulisi olla myös helposti puhelimella käytettävä.
• Hyvässä projektinhallintatyökalussa tulisi olla suurin osa seuraavista ominaisuuksista: CRM, resurssienhallinta, tehtävienhallinta, työajanseuranta, tarjoukset, laskutus ja verkkolaskut sekä reaaliaikainen yhteistyö.
• Tämän ohjelmiston tulisi myös pystyä tarjoamaan kaikki tärkeimmät toiminnot edullisesti. Korkea hintalappu ei automaattisesti tarkoita sitä, että tuote olisi markkinoiden paras.

8 Parasta projektinhallintaohjelmistoa arkkitehdeille

Alla olemme arvostelleet parhaat projektinhallintaohjelmistot arkkitehdeille. Muista, että nämä ovat erilaisia ohjelmistoja kuin arkkitehtoniset suunnitteluohjelmistot. Jos etsinnässäsi on paras arkkitehtoninen suunnitteluohjelmisto, saatat löytää sen tästä TechRadarin artikkelista.

1. Heeros

Heeros PSA-ohjelmisto on laaja projektinhallinnan työkalu, joka tarjoaa räätälöityjä ratkaisuja arkkitehdeille ja insinööreille. Jos haussasi on yksinkertainen ja intuitiivinen projektinhallintaohjelmisto, niin Taimer voisi olla hyvä alusta tutkittavaksi.

Taimer tarjoaa edistyneitä projektinhallintatoimintoja. Näihin kuuluvat automaattinen työajanseuranta, kustomoitava CRM, Gantt-resursointityökalu, Kanban-taulut, edistynyt CPQ, tarjoukset ja tavoitekustannukset. Taimerin ominaisuuksiin kuuluu myös älykäs liiketoiminnan näkymätyökalu (Business Insights), joka tarjoaa syvällisiä näkemyksiä eri liiketoimintasi alueista kuten tulokset, myyntimittarit, ja menot.

Tutustu hinnoitteluun täällä.

2. Workflow Max 

Workflow Max tarjoaa verkkolaskut ja tuntilistojen hallintaa. Näiden lisäksi voit myös luoja lähettää tarjouksia digitaalisesti, sekä hallinnoida tehtäviä ja resursseja käyttäen Workflow Maxin työnhallintaohjelmistoa. Tämän ohjelmiston voi integroida Xeron kanssa, hallitaksesi ostomääräyksiä ja myyntilaskuja suoraan työkalun kautta. Workflow Max tarjoaa monta hyvää integraatiomahdollisuutta, mutta vielä toistaiseksi heidän ominaisuuksistaan puuttuu esimerkiksi yhteistyötaulut ja Gantt-resursointityökalut.

Hinnoittelu:
Ilmaisia versioita ei ole, ja perusversio on alkaen 45 $/kk maksimissaan kolmelle (3) käyttäjälle.

Käy Workflow Maxin sivuilla

3. HubStaff

Hubstaff tarjoaa edistynyttä tuntilistojen hallintaa sekä erityisesti arkkitehdeille suunniteltuja verkkolaskutustoimintoja. Voit rajata alueita niin sanotuilla geoaidoilla työmaiden mukaan ja näin pitää kirjaa siitä, milloin työntekijäsi lähtevät tietyiltä työmailta. Hubstaffin työvuorosuunnitteluohjelmisto tekee työntekijöille helpoksi seurata omia työvuorojaan ja kirjata ylös työtuntinsa. Palkanlaskenta ja laskutus on myös helppo hallinnoida suoraan työkalussa.

Hinnoittelu:
Tarjolla on ilmainen versio, ja perusversio on alkaen 5 $/kk/käyttäjä.

Käy Hubstaffin sivuilla

VINKKI: Ilmainen projektinhallinnan opas auttaa sinua saattamaan projektisi loppuun ajallaan ja budjetissa pysyen.

      LATAA NYT ILMAISEKSI

4. CMAP

Tämä on erityisesti arkkitehdeille ja insinööreille suunnattu integroitu projektinhallinta- ja kirjanpito-ohjelmisto. CMAP tarjoaa edistyneitä työkustannus- ja suunnittelutyökaluja, jotka vähentävät työkustannusten selvittämiseen menevää ajankäyttöä ja yksinkertaistavat prosessia. CMAPin resurssiraportit antavat sinulle tarkan kuvan nykyisestä ja tulevasta kysynnästä sekä myös siitä, onko sinulla kapasiteettia kysynnän täyttämiseen.

Voit saada reaaliaikaisia arvioita kuluista ja kustannuksista sekä projekteista, jotka eivät tällä hetkellä edisty tai toteudu hyvin. Voit myös käyttää CMAPin mobiilisovellusta seurataksesi toimiston ulkopuolella käytettyä aikaa ja ladata kuitteja hyvityksiin. Tämä työkalu tarjoaa myös verkkolaskutus- ja kassavirran hallintatoimintoja.

Hinnoittelu:
Hinnat ovat saatavilla pyynnöstä, mutta voit myös varata ilmaisen demon tutustuaksesi ohjelmistoon.

Käy CMAPin sivuilla

5. Deltek Ajera

Deltek Ajera -ohjelmisto on tarkoituksellisesti rakennettu insinöörien ja arkkitehtien tarpeiden ympärille. Tähän ratkaisuun sisältyy integroitu kirjanpito, tuntilistat, laskutus, projektinhallinta, projektin aikataulutus sekä resurssinhallintatyökalut. Deltek Ajeran projektinhallintatyökalu tarjoaa välittömiä näkemyksiä kuluista ja budjetista sekä omaa laajoja ominaisuuksia projektin johtamiseen alusta loppuun.

Deltek Ajeran resurssien aikataulutus antaa sinun nähdä projektisi ja resurssibudjettisi sekä välittömän kuvan siitä, kuinka tulevaisuuden aikataulutus vaikuttaa niihin. Tähän ohjelmistoon kuuluu myös markkinointiprojektioita, jotka auttavat johtajia ymmärtämään, miten heidän myyntiputkensa vaikuttaa heidän työn määräänsä.

Hinnoittelu:
Hinnat ovat tarjolla pyynnöstä.

Käy Deltek Ajeran sivuilla

6. Priority Matrix

Priority Matrix auttaa arkkitehtifirmoja hallinnoimaan resursseja seuraamalla projektin edistymistä, tarjoamalla yksinkertaisen ja käyttöystävällisen projektinhallinta-alustan. Projektin johtajat voivat joko lisätä tehtäviä Priority Matrixiin ja delegoida niitä tiimilleen tai vaihtoehtoisesti arkkitehdit voivat lisätä tehtäviä järjestelmään niiden parissa työskennellessään. Priority Matrixilla voit myös luoda yksinkertaisia raportteja käyttämällä Gantt-taulukoita sekä visualisoida hyötykäyttöä ja edistymistä. Tämä on lähinnä arkkitehdeille ja insinööreille suunnattu resurssinhallintatyökalu.

Hinnoittelu:
Ilmaista versiota ei ole, mutta kaikista maksullisista versioista on tarjolla ilmaisia koekäyttömahdollisuuksia. Perusversio maksaa 72 $/kk ja se on luotu maksimissaan viidelle (5) käyttäjälle.

Käy Priority Matrixin sivuilla

7. Easy Projects

Tämä projektinhallintaohjelmisto auttaa arkkitehtitoimistoja hallinnoimaan tehtäviään ja tuotteitaan tarjoten samanaikaisesti asiakkaille reaaliaikaisen pääsyn projektin päivityksiin. Tämä työkalu tarjoaa interaktiivisia Gantt-taulukoita resurssien ja tehtävien aikataulutukseen, yhteistyötyökalun dokumenttien hallintaan sekä resurssienseurantatoimintoja ja tuntilistahallintaa. Työkaluun sisältyy myös Kanban-taulut, joka mahdollistaa tehtävien liikuttamisen eri vaiheiden läpi ja ilmoittaa kaikille osanottajille automaattisesti päivitetyt tehtävien tilat. Easy Projects -ohjelmistolla on myös saatavilla mobiilisovellus, minkä kautta projektia voi hallinnoida myös vaikka työmatkalla.

Hinnoittelu:
Tarjolla on kaksi versiota. Pienille tiimeille suunnattu versio on alkaen 24 $/kk ja isoille yrityksille suunnattu versio. Jälkimmäisen hinta on saatavilla pyytäessä.

Käy Easy Projectsin sivuilla

8. actiTIME

actiTIME tarjoaa toimintoja ajanhallintaan ja tehtävien aikatauluttamiseen. Ohjelman tuntilistojen hallintaominaisuus antaa mahdollisuuden tarkastella jokaisen työntekijän yksityiskohtaisia tilastoja siitä, kuinka heidän työtuntinsa on jaettu eri projekteihin ja asiakkaisiin, ja tarjoaa myös automaattisen ylityöseurannan. Voit käyttää actiTIMEn tehtävienhallintatyökalua delegoidaksesi tehtäviä projektitiimeille tai yksittäisille tiimin jäsenille sekä määrittää tehtäville määräaikoja. Tämän lisäksi actiTIME tarjoaa poissaolojen hallintaa ja raportointiominaisuuksia.

Hinnoittelu:
Ilmainen versio on käytettävissä maksimissaan kolmen (3) käyttäjän kesken, ja premium-versiot ovat alkaen 40 $/kk ja ovat maksimissaan viidelle (5) käyttäjälle.

Käy Actitimen sivuilla

Päätelmä

Projektinhallinta ei ole toiminto, joka on rajoitettu vain IT-alalle. Jopa arkkitehdit ja insinöörit voivat suuresti hyötyä hyvään projektinhallintaohjelmistoon sijoittamisesta. Kuten aikaisemmin mainitsimme: on ratkaisevaa valita ohjelmisto, joka tarjoaa juuri sinun projektillesi ja toimialallesi liittyviä ominaisuuksia. Kun valitset oikean ratkaisun, joka perustuu yrityksesi tarpeisiin ja tavoitteisiin, sinun ei koskaan enää tarvitse myöhästyä projektin määräajasta!

Katso lyhyt esittely Heeroksen projektinhallintaohjelmistosta

Kokeile Heerosta ilmaiseksi nähdäksesi, miten se toimii yrityksellesi!

VERTAILE RATKAISUJA

tai katso ilmainen demo

Kirjoita meille!

Mitä projektinhallintatyökaluja olet käyttänyt ja mitä niistä pidät parhaana? Kerro meille kommenteissa, mistä aihealueesta haluaisit seuraavaksi lukea! Jos pidit tästä artikkelista, olet tervetullut jakamaan sitä, antamaan meille palautetta sekä seuraamaan meitä LinkedInissä, Facebookissa tai Twitterissä. Odotamme innolla ajatustesi kuulemista.