Laskutus
Paperikuitit ovat historiaa!
Taimerin myötä kuittien säilyttely ja tekemättömät kulu- ja matkalaskut ovat vihdoin taaksejäänyttä aikaa. Keskity olennaiseen ja anna Taimerin...
Jotta projekti saadaan vietyä tehokkaasti läpi alusta loppuun, vaatii se useiden vaiheiden ja komponenttien yhdistämistä ja monenlaisten toimintojen käyttämistä.
Projektin elinkaari voidaan jakaa viiteen selkeään projektivaiheeseen. Projektinhallinnan viisi vaihetta ovat projektin aloitus, projektin suunnittelu, projektin toteutus, projektin seuranta ja projektin lopetus. Kaikki projektin vaiheet projektin elinkaaren aikana ovat yhtä tärkeitä, ja jokainen vaihe vaatii hieman erilaista lähestymistapaa.
Jokaisen vaiheen luja hallinta on välttämätöntä kaikille, jotka haluavat menestyä projektinhallinnassa. Tässä artikkelissa tarkastelemme kutakin projektivaihetta ja niiden tehtäväluetteloita.
Projektin vaiheet
- Projektin aloitus
- Projektin suunnittelu
- Projektin toteutus
- Projektin seuranta
- Projektin lopetus
1. Projektin aloitus
Projektiin liittyvä potentiaali ja riskit tulee aina arvioida huolellisesti. Tällainen valmistelutyö varmistaa, että vain hankkeet, joissa hyödyt voivat olla kustannuksia suuremmat, tai toisin sanoen kun hyöty-kustannussuhde (BCR) on kohdillaan, päätyvät toteutukseen. Voit käyttää aiemmin valmistuneiden projektien dataa arvioidaksesi näitä tekijöitä.
"Hyöty-kustannussuhde (BCR) on suhdeluku, jota käytetään kustannus-hyötyanalyysissä tiivistämään ehdotetun projektin suhteellisten kustannusten ja hyötyjen välistä kokonaissuhdetta."
Projektivastaavan ja projektitiimin tulisi myös määritellä projektille selkeä tarve, sekä tarkat tavoitteet ja realistiset kustannusarviot. Kaikkien projektitiimin jäsenten tulisi ymmärtää, mitä ja miksi he yrittävät kussakin projektinhallinnan vaiheessa saavuttaa.
Tehtävälista projektin aloitusvaiheeseen:
- Arvioi projektin näkymät ja riskit
- Määritä projektille tarve ja aseta selkeät tavoitteet
- Laadi alustava aikataulu ja budjetti projektille
- Arvioi projektin toteuttamiseen vaadittava työtuntien määrä
- Pyydä tarjouksia alihankkijoilta
Huom! Olemme laatineet ilmaisen projektinhallinnan e-oppaan joka esittelee kaikki projektin vaiheet ja kunkin vaiheen parhaat käytännöt. Opas on täysin ilmainen, ja suosittelemme sitä kaikille projektivastaaville sekä tiimivetäjille.
2. Projektin suunnittelu
Projektin suunnitteluvaiheessa tulisi määritellä projektin laajuus ja kattavuus, sekä selventää alussa asetettuja tavoitteita. Projektin aikataulutus, resursointi ja budjetointi ovat myös erittäin tärkeitä osioita. Ne kaikki tulisi dokumentoida projektisuunnitelmaan. Voi olla myös hyödyllistä jakaa projekti useisiin pienempiin osiin. Tämä auttaa arvioimaan kuhunkin osioon tarvittavia resursseja ja kustannuksia erikseen.
Hyvässä projektisuunnitelmassa määritellään projektin suoritteet, laajuus, budjetti, aikataulu ja tavoitteet. Näiden tavoitteiden tulisi olla realistisia, jotta edistystä voidaan seurata ja mitata matkan varrella. Lopullisen tavoitteen lisäksi projektisuunnitelmassa tulisi olla virstanpylväitä, jotka auttavat jakamaan ja selventämään projektin etenemistä.
Tällaiset virstanpylväät syötetään usein Gantt-kaavioon. Tämä työkalu tarjoaa visuaalisen esityksen projektin aikajanasta, ja helpottaa tehtävien, toimintojen ja projektin etenemisen seurantaa. Gantt-työkalut sisältyvät yleensä projektinhallinnan ohjelmistoihin.
Riskienhallinta on tärkeää kaikissa projekteissa, etenkin suuremmissa. Riskit tulisi tunnistaa ajoissa ja niihin tulisi valmistautua etukäteen. Projektin mahdollinen lopputulos riippuu useista sisäisistä ja ulkoisista tekijöistä.
“Hyvä suunnitelma tänään on parempi kuin täydellinen suunnitelma huomenna.”
Sananlasku
Edes kaikkein huolellisin valmistelu ja suunnittelu eivät välttämättä johda menestykseen jokaisella kerralla. Siksi myös yllätyksiin, takaiskuihin ja epäonnistumisiin tulisi varautua.
Tehtävälista projektin suunnitteluvaiheeseen:
- Kirjoita tarkka ja kattava projektisuunnitelma joka erittelee kaikki projektin vaiheet
- Rakenna selkeä arvio resursseista, budjetista ja aikatauluista
- Arvioi projektin kannattavuus
- Valitse seurattavat indikaattorit
- Analysoi ja minimoi riskit
3. Projektin toteutus
Tätä projektin vaihetta aloittaessa on hyvä käydä läpi kaikki käytännön toteutuksen portaat jokaisen projektissa mukana olevan ihmisen kanssa ja selventää jokaisen omaa vastuualuetta. Tässä projektin vaiheessa aiemmin valmisteltu suunnitelma siirretään viimein toteutukseen. Projektin suoritteet kehittyvät, ja pääpaino on resurssien osoittamisessa eri tehtäville. Projektitiimien tulisi ylläpitää mahdollisimman selkeää viestintää ja vahvaa yhteistyöhenkeä.
Vastuualueet ja tavoitteet tulisi selventää kaikille projektitiimin jäsenille. Kaikille projektin parissa työskenteleville tulisi antaa riittävästi tietoa projektista koko projektin elinkaaren ajan.
Helpoin tapa ylläpitää tiedonkulkua on kerätä kaikki projektiin liittyvät tiedot, kuten tehtävät, määräajat, muistiot ja liitteet yhdelle alustalle - esimerkiksi ammattimaisen projektinhallinnan ohjelmiston avulla. Koko tiimillä tulisi olla pääsy näihin tietoihin, joten työkalun käyttäjäystävällisyys on erittäin tärkeää. Helppokäyttöinen projektinhallinnan työkalu voi auttaa resursoinnin kanssa ja tarjota selkeää yleiskuvaa projektista kussakin projektin vaiheessa.
Projektinhallinnan ohjelmistolla hallinnoit projekteja, tehtäviä, aktiviteetteja, resursointia ja muuta.
Projektin etenemisen ja resursoinnin hallinnan ylläpitäminen on äärimmäisen tärkeää. Mahdolliset haasteet tulisi tunnistaa mahdollisimman pian, jotta tarvittavat muutokset voidaan tehdä nopeasti.
Ketterä ja mukautuva lähestymistapa on ainoa tapa varmistaa, että projekti kulkee haasteiden läpi. On hyvä muistaa, ettei koko projekti ole epäonnistunut vaikka aikatauluja pitäisi muuttaa tai kustannuksia mukautetaan projektin aikana. Mukautuvuus on vahvuus ja voi johtaa suureen menestykseen.
Tehtävälista projektin toteutusvaiheeseen:
- Seuraa aiemmin rakennettua projektisuunnitelmaa mahdollisimman tarkasti
- Hyväksy, että muutoksia saatetaan tarvita missä vaiheessa tahansa projektin elinkaarta; kaikki projektin vaiheet vaativat mukautumiskykyä
- Pidä huolta, että kaikki projektitiimin jäsenet ymmärtävät roolinsa ja projektin tavoitteet
4. Projektin seuranta
Projektin seuranta on olennainen osa projektinhallintaa. Se toteutetaan samanaikaisesti edellisen vaiheen kanssa. Seuranta auttaa arvioimaan, onko aikataulun tai resursoinnin muutoksille tarvetta. Muutokset suunnitelmiin ovat lähes väistämättömiä, mutta muutokset voivat johtaa myös hyviin asioihin.
Kaikki muutokset tulisi tehdä varovaisesti, jotta vältetään turha paisuminen, eli projektin laajuuden hallitsematon kasvu. Näin voi käydä, jos projektin laajuutta ei ole määritelty, dokumentoitu tai valvottu riittävästi.
Projektivastaavien tulisi myös varmistaa, että projekti etenee kohti suunnitteluvaiheessa asetettuja tavoitteita. Projektin etenemistä seurataan ja mitataan erilaisten keskeisten suorituskykyindikaattoreiden (KPI) avulla.
Kattava projektinhallintajärjestelmä voi tarjota korvaamattoman arvokasta tukea tässä prosessissa. Kaikki projektin, aikataulun ja resursoinnin osa-alueet ovat helposti päivitettävissä ja muokattavissa yhdessä paikassa, varmistaen tarvittavan mukautumiskyvyn. Näin voit varmistaa, että projekti pysyy oikealla tiellä ja etenee kohti menestystä.
Tehtävälista projektin seurantavaiheeseen:
- Tallenna kaikki toteutuneet aikataulut, kustannukset ja muu data projektinhallinnan tueksi
- Seuraa valittuja indikaattoreita säännöllisesti ja tee muutoksia tarvittaessa
- Harkitse kattavaa projektinhallinnan ohjelmistoa
5. Projektin lopetus
Kun projektin vaiheet ovat edenneet viimeiseen vaiheeseen, projektivastaava luo projektille loppuraportin. Tämän raportin tulisi kuvata yksityiskohtaisesti onnistumiset ja epäonnistumiset kaikissa projektin vaiheissa, ja esitellä opittua kokemusta. Raportti voi tarjota hyödyllistä tietoa tuleville projekteille.
Tämä monimutkainen analyysi on huomattavasti helpompaa jos kaikki projektiin liittyvä tieto on dokumentoitu asianmukaisesti yhteen järjestelmään. Business Intelligence (BI) -raportit auttavat merkittävästi ennustamaan ja saamaan perspektiiviä projektin pääindikaattoreihin ja terveyteen. Kattava projektinhallinnan järjestelmä voi tarjota suurta apua tuottamalla myös muita hyödyllisiä raportteja ja arvokasta dataa.
Tehtävälista projektin lopetusvaiheeseen:
- Siirrä valmis projekti asiakkaalle tai sisäiseen käyttöön
- Irtisano mahdolliset projektiin palkatut ulkoiset urakoitsijat
- Valmistele projektin loppuraportti
- Kerää kaikki projektiasiakirjat ja suoritteet ja säilytä huolellisesti
- Dokumentoi ideoita tulevaa varten; projekti voi olla ohi, mutta työ jatkuu
Hyvä projektinhallinta kaikissa projektin vaiheissa on avain tehokkuuteen
Projektinhallinta vaatii analyyttistä ajattelua, valtavan tietomäärän käsittelyä ja vaikeiden päätösten tekemistä tiukkojen määräaikojen ja budjettirajoitusten alla. Kaikki projektin vaiheet ja niiden vaatimusten hallinta yhdessä kattavassa projektinhallintaohjelmistossa voi tehdä tämän tehtävän huomattavasti yksinkertaisemmaksi.
Oikean projektinhallintaohjelmiston avulla voit delegoida tehtäviä tarkasti ja tehokkaasti, tehdä nopeita tietoon perustuvia päätöksiä, hallita riskejä ja käsitellä kaikkia muita projektinhallintaan liittyviä yksityiskohtia.
Heeros tarjoaa kaikki seuraavat ominaisuudet yhdellä yhtenäisellä alustalla: CRM ja yhteystietojen hallinta, reaaliaikainen näkyvyys projektiaikatauluihin, talouteen, trendeihin, automatisoitu projektiviestintä, aktiviteetit ja muistiot, ajanseuranta, resurssien suunnittelu, kustannusten hallinta, projektilaskutus, rajattomat liitteet ja reaaliaikaiset seurannat, sekä paljon muuta.
Katso tämä 2 minuutin video ja opi kuinka Heeros voi auttaa yksinkertaistamaan projektien hallintaa!
Kokeile Heeroksen projektinhallinnan työkalua ILMAISEKSI.
Aloita ilmainen kokeilu
Kuulisimme mieluusti myös sinun ajatuksiasi. Piditkö tätä artikkelia hyödyllisenä? Tulivatko projektin vaiheet selväksi? Jos sinulla on kysyttävää, kommentteja tai palautetta, jätä kommentti alle tai ota meihin yhteyttä. Kerro meille, mistä aiheista haluat lukea seuraavaksi!
