Tehtävänhallintajärjestelmä: määritelmä, esimerkkejä ja ilmaisia työkaluja

Etsitkö vastausta kysymykseen: “Mitä on tehtävänhallinta? Mitä on tehtävänhallintajärjestelmä? Määritelmiä, esimerkkejä ja ilmaisia työkaluja.” Tässä artikkelissa pyrimme vastaamaan muun muassa seuraaviin kysymyksiin.

• Mikä on paras tehtävänhallintajärjestelmä?
• Miksi tehtävänhallinta on tärkeää?
• Kuinka hallita tehtäviä ja projekteja töissä?
• Mikä on tehtäväsuunnitelma?
• Miten sinun tulisi järjestää tehtävälistasi?
• Mitä ovat tehtävänhallinnan keinot?
• Miten voit parantaa tapojasi suunnitella ja käyttää aikaa?
• Mitä ovat tehokkaan työajanhallinnan keinot?

Tehtävänhallinta on prosessi, jossa hallitaan tehtävää läpi sen elinkaaren: suunnittelusta, testaamiseen ja seurantaan, aina tuloksen raportointiin. Se käsittää tehtävän kaikkien osien hallinnan eri vaiheista ja tärkeysjärjestyksestä käytettyyn aikaan, mukana oleviin ihmisiin ja lopulta taloudellisten resurssien hallintaan. Erilaiset tehtävänhallinnan menetelmät, työkalut ja tekniikat antavat sinulle sekä tiimillesi yksityiskohtaisen, reaaliaikaisen kuvan kaikista projektin liikkuvista osista.

Projektinhallinnasta voi lukea lisää artikkelista: Mitä on projektinhallinta: esimerkkejä, määritelmiä, ilmaisia työkaluja. Se auttaa tiimejä pysymään tuottavina ja aikataulussa.

Projektien pilkkominen pienempiin tehtäviin voi olla myös valtava motivaation lähde! Tehtävänhallintajärjestelmän ansiosta tiimit voivat työskennellä tuottavammin ja tehokkaammin. Luo ja jaa tehtäviä tiimillesi tehtävänhallinnan kautta. Tehtävänhallintajärjestelmän avulla myös projektinhallinta on helpompaa.

Mikä on paras tehtävänhallintajärjestelmä?

Tehokas tehtävänhallintajärjestelmä antaa sinulle parhaat työkalut tehtävien luomiseen ja järjestämiseen, erilaisten tiimikohtaisten projektien ja tehtävien määräämiseen sekä seurantaan ja raportointiin. Kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa - ja koko tiimin käytössä. Tehtävänhallintatyökalun avulla näet tehtävät sekä projektien edistymisen reaaliajassa. Parhaassa tehtävänhallintajärjestelmässä näkymä on visualisoitu.

Erilaisia tehtävänhallintajärjestelmiä on markkinoilla paljon. Miten sitten valita itsellesi ja yrityksellesi juuri se oikea? Mikä on paras tehtävänhallintajärjestelmä omiin tarpeisiisi? Osa projektipäälliköistä haluaa joustavan, muokattavan ja helppokäyttöisen tehtävänhallintajärjestelmän. Toiset taas edellyttävät, että työkalulla on myös muita täydentäviä ominaisuuksia. Esimerkiksi projektinhallinta työajanseurannalla tai laskutustuella ovat ominaisuuksia, jotka voivat täydentää tehtävänhallintajärjestelmää.

Esittelemme neljä eri tehtävänhallintatyökalua tai -järjestelmää: Jira Software, Heeros, Trello ja Asana.

Jira Software
Jira Software on tehtävänhallinnan työkalu, jota voivat käyttää niin yksilöt kuin tiimit. Palvelu tarjoaa käyttäjälleen seitsemän päivän ilmaista kokeilujaksoa - ainakin pilviversiossaan. Jira Software toimii siis myös palvelimella. Ohjelma sisältää joustavat kanban-tehtävätaulut, jotka antavat kokonaiskuvan tehtävien etenemisestä.

Heeros
Heeros on CRM-ohjelmisto, jonka yksi keskeisiä ominaisuuksia on tehtävänhallinta. Muihin tehtävänhallintajärjestelmiin verrattuna Heeros voi käyttää myös laskutukseen, projektinhallintaan, työajanseurantaan, kulujen hallintaan, integraatioihin ja muihin yrityksen toimintoihin. Heeros korvaa yli kahdeksan sovellusta keskittäen kaiken yhdelle alustalle.

>> Jos olet kiinnostunut kokeilemaan Heerosta tiimillesi, rekisteröidy ja kokeile ilmaiseksi täällä!

Trello
Trello on ilmainen, joustava ja visuaalinen tapa järjestää ja organisoida projekteja luomalla ja jakamalla tehtäviä tiimisi jäsenille. Käytännössä Trello on tehtävänhallintajärjestelmä ilman ylimääräisiä ominaisuuksia. Ohjelmaa käyttämällä voit kuitenkin unohtaa jatkuvan sähköpostiliikenteen, Excel-tiedostot ja muistiinpanot.

Asana
Asana on tiimeille suunnattu alusta, jonka avulla tiimi voi keskittyä yhteisiin tavoitteisiin, projekteihin ja tehtäviin. Se tarjoaa myös ilmaisen kokeilujakson, jonka saa käyttää ennen ohjelman maksulliseen versioon siirtymistä.

Miksi tehtävänhallinta on tärkeää?

Miten hallitset tehtäviä töissä? Mikä on tehtäväsuunnitelma? Kuinka jäsentelet omaa tehtävälistaasi? Esitimme kysymykset sinulle jossain muodossa jo aiemmin. Ne ovat kysymyksistä niitä tavallisimpia, mutta samanaikaisesti tärkeimpiä.

Tehtävänhallinta on tärkeää projektien etenemisen kannalta. Tehtävänhallinnan perusteita on sisäistää, organisoida ja määrittää kaikki, mitä tarvitaan projektin saattamiseksi loppuun. Entä keinot sitten? Ainoa keino on juurikin se keino, joka toimii juuri sinun tiimillesi.. Varmista siis, että kokeilet, koet ja näet, mistä tiimisi pitää ja mistä taas ei.

"It is our attitude at the beginning of a difficult task which, more than anything else, will affect its successful outcome."

William James

Avain onnistuneeseen tehtävänhallintaan on määrittää jokainen askel selkeästi. Kun kaikki projektinhallintaan liittyvät tehtävät on koottu keskitetysti yhdelle alustalle, vähenee aivoihin kohdistuva kognitiivinen kuormitus, jolloin voit keskittyä enemmän siihen, mitä priorisoida.

Tehtävien tulisi sisältää joitakin perustietoja, jotta jokainen niitä tarkasteleva näkee tehtävän, sen määräajan, osalliset sekä tulevien osien tärkeysjärjestyksen. Käytössä olevan tehtävänhallintajärjestelmän tulisi kertoa vähintään neljä mainituista tiedoista. Parempi ratkaisu olisi tietysti sijoittaa projektinhallintatyökaluun tai -ohjelmistoon. Projektinhallinnan avulla näet projektikohtaisen aikataulun sekä muut projekteihin liittyvät päivitykset yhdessä paikassa.

Olemme kirjoittaneet oppaan tehtävänhallintaan liittyen. Uskomme, että sen avulla voit tehokkaammin hallita tehtäviä. Lataa opas ilmaiseksi: "Opas tehokkaaseen projektinhallintaan"

LATAA ILMAINEN OPAS NYT

Mitä ovat sellaiset tehtävänhallintataidot, joiden avulla pysyt aikataulussa?

Yksi tärkeimpiä tehtävänhallintataitoja on riskinhallinta: yksikään projekti ei koskaan suju suunnitellusti - niin ikävää kuin se onkin. Tilanteet muuttuvat. Joku saattaa sairastua tai joutua ikävään onnettomuuteen. Joku voi irtisanoa itsensä.

Tällaisissa tilanteissa hyödyt tehtävänhallintajärjestelmästäsi ja siitä, että sinulla on suunnitelma. Voit selvittää tilannetta sen avulla, tehdä vaadittavat muutokset ja ottaa tilanteen hallintaa. Lisäksi suositeltavaa on:

• Että sinulla on edes jonkinlainen kokonaisnäkymä projektistasi.
• Ennakoida muuttuvia tilanteita ja priorisoida tehtäviä. Jälkimmäisen merkitystä ei voi liiaksi korostaa. Pyri näkemään mahdolliset muutokset tiimissäsi. Mitä paremmin priorisoit, sitä tuottavampi tiimisi on.
• Yhdistää tehtävät projektin tavoitteisiin. Tehtävien yhdistäminen projektin tavoitteisiin on eräänlainen tarkistuslista, jolla varmistat, että olet edelleen menossa oikeaan suuntaa. Varmista, että tehtävät ovat yhteneväiset projektin tavoitteiden kanssa.
• Poistaa tehtävät, jotka eivät ole enää ajankohtaisia. Tehtävänhallinnassa on kyse myös siitä, mikä ei ole tärkeää. Jos jokin tehtävä ei enää ole merkityksellinen mahdollisten muutosten vuoksi, poista se järjestelmästä. Liian monen tehtävän listaaminen lisää tiimin tarpeetonta, kognitiivista kuormitusta. Keskity luomaan motivaatiota tiimillesi!

Kun tiimilläsi on selkeästi määriteltyjä tehtäviä, tekee se myös työajanseurannasta ja -hallinnasta helpompaa. Sinulla on aiempaa parempi käsitys siitä, mitä tehdä ja milloin tehdä. Sinulla on selkeät määräajat tai deadlinet. Sinulla on järjestelmällinen aikataulu sekä resursoidut työtunnit tehtäväkohtaisesti. Kaikki on niin paljon helpompaa, kun käytössäsi on tehtävänhallintajärjestelmä!

Taehtävänhallintajärjestelmä auttaa koko tiimiä.

Millaisia strategioita käyttäisit parantaaksesi oman aikasi suunnittelua ja hallintaa?

Ajanhallinta on todella merkittävää. Se on elämän yksi tärkeimpiä osa-alueita - ja sellainen, missä jokaisella olisi varmasti parannettavaa. Näillä vinkeillä opit parantamaan ajanhallinnan taitojasi.

• Älä viivyttele. Se vähentää tuottavuuttasi merkittävästi.
• Aikatauluta. Tehtävien päivittäinen aikatauluttaminen pitää sinut ajan tasalla, mutta myös parantaa ajankäyttöäsi.
• Tee pakollisten asioiden -luettelo sen sijaan, että tekisit tehtävien asioiden -luettelon. Selvitä, mitkä tehtävät ovat tärkeitä milloinkin, ja keskity vain niihin.
• Minimoi häiriötekijät. Toistan: Minimoi häiriötekijät.
• Järjestä tehtävät niiden tärkeysjärjestykseen.
• Voisiko joku muu tehdä jonkin tehtävän puolestasi? Delegoi! Älä yritä tehdä kaikkea yksin.
• Seuraa etenemistäsi päivittäin. Päivittäisen etenemisen seuranta aikataulua apua käyttäen on tärkeää. Siten parannat ajanhallinnan taitojasi. Alat tunnistaa tuottavamman ajan sen vähemmän tuottavan ajan sijaan.

Ota nämä vinkit käyttöösi ja pärjäät varsin hyvin - olet heti tehokkaampi ja tuottavampi! Tehtävän- ja työajanhallinta menevät aina yksiin. Tutustu ajanhallintaan syvällisemmin ja lue Heeroksen työajanseurannasta.

Lopuksi

Määritelmänsä mukaan tehtävät ovat pieniä. Siitä huolimatta niillä on suuri merkitys erityisesti kokonaiskuvan eli projektin kannalta. On siis aika pilkkoa tehtävät vieläkin pienempiin osiin. Priorisoi tehtävät ja etsi tehtävänhallintajärjestelmä, joka tarjoaa sinulle kokonaisnäkyvyyden, joustavuuden ja kaiken tiedon. Samassa oletkin jo muuttamassa isompia projekteja selkeästi eteneviksi kokonaisuuksiksi.

Heeros Project Management voi yksinkertaistaa työtäsi:

Kokeile Heerosta ilmaiseksi! Näet heti, kuinka se voisi toimia yrityksellesi!

Aloita kokeilu

tai katso on-demand demo

Kuulisimme mielellämme lukijoidemme mielipiteitä, ehdotuksia ja palautetta. Heräsikö kysymyksiä, joihin emme vastanneet tässä artikkelissamme? Onko sinulla tai tiimilläsi käytössä jokin tehtävänhallintajärjestelmä? Millaisia etuja etsit tehtävänhallintajärjestelmästä? Kerro meille alla olevissa kommenteissa! Ota yhteyttä meihin, ja varmistamme, että kysymyksiisi vastataan. Jos pidät artikkelistamme, jaa mielipiteesi antamalla palautetta ja seuraamalla meitä sosiaalisessa mediassa: Linkedin, Facebook, Twitter.