Onko sisäinen viestintä sinunkin yrityksessäsi sähköpostien, sms-viestien sekä chat-sovellusten sekamelskaa ja epämääräistä huutelua viereisiin pöytiin? Kaipaatko viestintään selkeyttä ja tehokkuutta?
Yrityksen sisäinen viestintä on tyypillisesti asia, jossa on aina korjaamisen varaa. Sisäisen viestinnän onnistuminen on kuitenkin ratkaisevan tärkeää niin projektien etenemisen, asiakastyytyväisyyden, tehokkuuden kuin työilmapiirinkin kannalta, joten siihen todella kannattaa panostaa.
Nykyään ei ole pulaa viestinnän työkaluista, sillä erilaisia chatteja ja sovelluksia on pilvin pimein. Ongelma tuleekin yleensä vastaan siinä, että hyviä vaihtoehtoja on liikaa. Kun työntekijöitä on paljon ja käytössä on useita eri viestintäkanavia, lopputulos on helposti melkoista sillisalaattia.
Tiettyyn projektiin liittyviä keskusteluja saatetaan käydä ensin sähköpostissa, jatkaa ryhmäkeskusteluna Slackissa ja täydentää vielä tekstiviestein sekä WhatsAppissa. Jälkeenpäin tietoja on aika hankalaa lähteä etsimään, tai ainakin siihen kuluu paljon aikaa. On myös mahdollista, että joku projektin ulkopuolinen henkilö tai uutena projektin parissa työskentelevä tarvitsee noita tietoja. Hänen on mahdotonta päästä käsiksi keskusteluihin, jotka on käyty kahden henkilön välisinä yksityisviesteinä.
Miten tämä sisäisen viestinnän haaste voidaan ratkaista tehokkaasti?
Yhteisesti sovitulla viestintäkäytännöillä ja oikeanlaisilla työkaluilla projektien prosessit tehostuvat kummasti. Tieto kulkee vaivattomasti ja viivytyksettä henkilöiden välillä, on koottuna yhteen paikkaan ja säilyy kaikkien asianosaisten saatavilla koko projektin ajan. Näin säästetään konkreettisesti aikaa ja rahaa – ja tehdään myös työstä kaikille paljon mukavampaa.
Taimerin Teamchat on juuri tällainen työkalu. Kun Taimeriin perustetaan uusi projekti, ohjelma luo automaattisesti sille oman projektiviestiketjun. Ketjuun lisätään projektitiimiläiset ja keskustelun voi aloittaa saman tien. Aina kun ketjuun lisätään tekstiä tai liitteitä, projektitiimiläiset saavat ilmoituksen siitä selaimeen – myös mobiilissa. Kaikki pysyvät tasavertaisesti ja reaaliaikaisesti ajan tasalla projektin asioista.
Projektikohtaisen viestinnän lisäksi Teamchatissa käyttäjät voivat lähettää myös ryhmäviestejä samaan tapaan kuin Messengerissä tai WhatsAppissa. Tätä kautta hoituvat kaikki yrityksen sisäiset viestintätarpeet tiedottamisesta vapaampiin keskusteluihin. Teamchatin uutisvirta on kätevä kanava luoda yhteisöllisyyttä, jakaa uutisia ja välittää tunnelmia koko henkilöstölle.
Toimivassa viestinnässä ei kuitenkaan ole kyse pelkästään siitä, että keskustelut pysyvät yhdessä paikassa. Yhtä tärkeää on se, että koko projekti alusta loppuun pysyy samassa ohjelmassa. Kun tarjous tehdään Excelin sijaan Taimeriin, ovat myynnin eri vaiheet selkeästi nähtävissä. Ja kun kauppa klousataan, tiedetään, mitä laskutetaan ja milloin, ja tilauskantaa voi seurata reaaliajassa vaikka suoraan puhelimelta.
Sisäinen viestintä Taimerissa ei siis ole vain chattailua, vaan kysymys on koko projektin elinkaaresta – kokonaisuudesta, jota voidaan tehokkaasti viedä eteenpäin projektin ensikosketuksesta laskutukseen asti. Suosittelemme ehdottomasti tutustumaan!
Kokeile Taimeria ilmaiseksi nähdäksesi, miten se sopii sinun yrityksellesi!
tai katso demo >>
Kasvavilla yrityksillä on kaikilla samat haasteet: Miten hallinnoida asiakkuuksia, projekteja, resursseja, tunteja, kuluja, laskutusta, viestintää...
Projektinhallintaa voi tehdä monella tavalla riippuen projektin luonteesta ja tavoitteista. Tutustu erilaisiin projektihallinnan menetelmiin &...
Mitä projektinhallinta tarkoittaa käytännössä? Tässä artikkelissa selvitämme mitä projektinhallinnalla tarkoitetaan sekä käymme läpi käytännön...
Tilaamalla uutiskirjeemme saat tietoa projekti-, myynti-, resurssi-, aika- ja laskutusratkaisuista ja saat ensimmäisten joukossa vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn.
