Mitä on projektinhallinta käytännön perspektiivistä? Oletko löytänyt selkeän vastauksen? Tämä artikkeli käsittelee projektinhallintaa, sen määritelmää, käytännön esimerkkejä ja työkaluja, jotka voivat hyödyttää ja tehostaa yrityksesi prosesseja. #Projektinhallinnan lisäksi meidän pitää tietää myös mitä on projekti, toiminnanohjaus, tehtävä, toiminta ja projektijohtamisen työkalut ja ohjelmistot.

Jos et malta lukea koko artikkelia, voit heti tutustua kattavaan projektinhallinnan oppaaseemme.

Ensiksi, mitä on projektinhallinta?

Mitä on projektinhallinta?, taimer.com, Kuva Curtis MacNewton[

Aloitamme projektijohtamisen virallisella määritelmällä, jonka on antanut Projektinhallinnan Instituutti (PMI), projektinhallinnan tutkimukseen omistautunut organisaatio. Se on määritellyt projektinhallinnan menetelmäksi tietoa, taitoja, työkaluja, ja tekniikoita, jolla projisoidaan toimintaa kohtaamaan projektien vaatimukset. (PMBOK Guide Fifth Edition, 2013). Saman lähteen mukaan projektinhallinnan prosessit voidaan jakaa viiteen kategoriaan: aloittaminen, suunnittelu, toteuttaminen, valvonta ja kontrollointi sekä lopettaminen. Projektinhallinta on määritelty myös laajemmin, joka kattaa kaikki aspektit projektin aloittamisesta, suunnittelusta, toteuttamisesta, valvonnasta, kontrolloinnista, ja lopetuksesta organisaation tiimin työhön tietyn päämäärän ja menestyksen kriteerien saavuttamiseksi tietyssä ajassa. Wikipedia.org.

 

“Hallinto tekee asiat oikein; johto tekee oikeita asioita”

Peter F. Drucker

Projektinhallinta: Mitä tarkoittaa projekti?

Projekti on määritelty Projektinhallinnan Instituutissa (PMI) väliaikaisena yrityksenä ryhtyä tuottamaan ainutlaatuinen tuote, palvelu tai ratkaisu. Siksi on ensin tiedettävä mitä tuotetaan? Työn luonteen on oltava väliaikaista tarkoittaen, että elämän mittainen projekti ei ole projekti enää. Käytännössä pienemmät projektit vaihtelevat parista tunnista muutamaan kuukauteen, kun taas pidemmät projektit voivat vierähtää pariin vuoteen.

Omiin projekteihimme pohjautuen, jotka olemme toteuttaneet omalla maksuttomalla toiminnanaohjausjärjestelmällämme “Taimer project management platform, olemme nähneet, että monien projektien aikaväli on alle vuoden, joista suurin osa on tehty alle kuudessa kuukaudessa. Esimerkkinä yksinkertainen projekti verkkokaupan nettisivuston suunnittelusta ja toteutuksesta asiakkaalle, jonka päämääränä on myydä kodeille huonekaluja kolmen kuukauden aikana. Tässä esimerkissä olemme määritelleet tavoitteen saada kauppa käyntiin projektin lopussa ja tuotteen verkkokaupan nettisivustolla, joka myy huonekaluja, ja kolmen kuukauden ajanjakson.

 

Projektinhallinta: Kuka on projektipäällikkö?

Kuten nimestä voi päätellä projektipäällikkö on henkilö, jonka päärooli on johtaa projektia. Nimenomaisesti projektipäälliköllä on tietty vastuu ja projektin menestyminen riippuu projektipäällikön kyvystä suorittaa hänen roolinsa hyvin.

Projektipäällikön päävastuut voivat sisältää projektin mahdollisten tavoitteiden määrittämisen,  määrittää saavutettavat ja välttämättömät askeleet ja merkkipaalut, jotta päästään päämäärään, sekä määrittää resurssit. Seuraavassa osassa kerromme lisää toiminnanohjauksesta. Viimeiseksi, projektipäällikön vastuulla on todentaa kunnon toimeenpano työlle, ollaksemme varmoja siitä, että tuotteet on valmistettu ajallaan ja budjetissa. Tyrmistyttävä fakta on, että vain noin 40 % keskimääräisesti kaikista projekteista valmistuu ajallaan ja budjetissaan.

 

Projektien keskimääräinen onnistuminen 39%, vaativat projektit 43%, ja epäonnistuneet projektit 18%“ 

The Standish Group Report

 

Projektinhallinta: Kuka on projektipääällikkö?, taimer.com, kuva rawpixel

Projektinhallinta: Mitä on resurssienhallinta?

Yksinkertaisesti resurssi voi olla budjetti, aika, työkalu, työntekijä, tai mikä tahansa, joka voi auttaa tiimiä saavuttamaan tavoitteensa. Projektipäällikön pitää määrittää projektin toimet, resurssien arviot, laatia tehtävävalinnat asianmukaisesti ja tasapuolisesti välttääkseen hyödytöntä tai ylikuormittavaa resursointia.

Oikeanlainen resursointityökalu voi auttaa projektipäälliköitä visuaalisesti löytämään ja organisoimaan olemassa olevia resursseja ja käyttöasteita. Tämän jälkeen projektipäällikkö voi määrätä varoja toimiin tai tehtäviin. Esimerkiksi projektipäällikkö nimittää työntekijän tekemään tehtävänsä kuudessa tunnissa ja valvoo tehtävänsuoritusta käyttäen projektinhallinnan työkalua, joka on tarkoitettu toiminnanohjaukseen. Esimerkiksi alla oleva kuva havainnollistaa kuinka resurssit on näytetty Taimerin toiminnanohjausjärjestelmässä.

 

Toiminnanohjaus #Taimer

Projektinhallinta: Mitä on tehtävä & aktiviteetti?

Projektinhallinnan tehtävä on työhön liittyvä aktiviteetti, joka pitää suorittaa tietyssä ajassa tai tiettyyn aikaan mennessä kohti työhön liittyviä tavoitteita. Tehtävät voivat olla itsenäisiä,  yhtenäisiä muihin tehtäviin liittyviä tai jopa toistuvia riippuen tehtävänannosta. Lisäksi, tehtävät voidaan määrätä resursseiksi projektipäällikön tiimille. Tehtävien ja aktiviteettien määräämiseen on kaksi päämekanismia: Push and Pull. Push mekanismissa tehtävät on jaettu resursseille tasaisesti. Näin ollen tehtävien jakaminen on automaattisesti tehty perustuen tiettyihin algoritmeihin, kun taas noudettaessa (Pull) tehtävät on määritelty itse resurssien noudettaviksi. Molemmissa mekanismeissa on hyvät ja huonot puolensa, joita emme käsittele tässä artikkelissa, mutta myös yhdistelmämekanismeja on toteutettu monilla toiminnanohjausjärjestelmillä.

Esimerkkinä Taimerissa aktiviteetit ovat askeleita tai toimintoja, joita tehdään annetussa tehtävässä. Jos muistelemme aiempaa esimerkkiä verkkokaupan nettisivuston luomisesta, jossa meillä voi olla tehtävä nettisivuston luomisesta. Tällä tehtävällä on tietty määräaika, joka voidaan määrätä sellaiselle tiimin jäsenelle, jolla on suunnittelutaitoja (Push). Lisäksi projektipäällikkö voi seurata tai valvoa aktiviteetteja, joita on tehty tämän tiimin kyseisessä tehtävässä, saada statuspäivityksiä ja seurantaa tarvittaessa.

 

Esimerkki aktiviteettien hallinnasta Taimer

Take away: Mitä projektinhallinta on käytännössä?

Nyt kun olemme käyneet läpi kaikki käsitteet, on meillä oltava parempi ymmärrys käytännön projektinhallintaan. Uskomme, että projektinhallinta on taiteen ja tieteen kombinaatio löytämään sopiva balanssi kustannuksille, laadulle ja ajalle.  Projektipäälliköllä on oltava tekninen tietotaito siihen, miten asetetaan mahdollisia tavoitteita ja virstanpylväitä, ja miten arvioidaan ja määrätään resursseja niin tarkasti kuin mahdollista.  Sen lisäksi, hänen täytyy valvoa projektin resurssien käyttöä, seurata projektin etenemistä lennosta ja tehdä muutoksia niin nopeasti kuin mahdollista, kunnes projektin tavoitteet on saavutettu. Jotta tällaiset ihmisläheiset ja kompleksit prosessit voidaan saavuttaa, yleensä (ehkä jopa ehdottomasti) projektipäälliköt käyttävät jonkinlaisia projektinhallinnan työkaluja ja alustoja. Nämä välineet auttavat saneeraamaan yritysprosesseja sekä vähentävät ei-toivottuja haasteita ja arvailua.

Tehokkaan projektinhallinnan opas

Ota projektin palikat hallintaan!

Mitä enemmän automaatiota, mittauksia, laskentaa, tiedottamista ja analyysejä nämä projektinhallintatyökalut tuottavat CRM:stä, resurssienhallinnasta, tiimiyhteistyöstä jälkiselvittelyihin, sen paremmin ja viisaammin projekteja voidaan hallita. On olemassa viisas sanonta, jonka mukaan sitä mitä ei voida mitata, ei voida hallita ja projektinhallinta ei ole poikkeus! Tulevissa blogeissa jatkamme  projektinhallinnan eri vaiheiden kuvailua alullepanosta toimitukseen. Liity meihin SOME:sssa: Facebook, Linkedin, tai Twitter , ja luet ne ensimmäisenä!

 

“Johtaminen on ennen kaikkea käytäntö, jossa taide, tiede, ja taito kohtaavat."

Henry Mintzberg

Taimer toiminnanohjausjärjestelmä

Voimme olla puolueellisia Taimer alustan suhteen, mutta uskomme, että Taimer on tehnyt jotain, mihin mikään aiempi markkinoilla oleva tuote ei ole pystynyt. Taimer tarjoaa kaikki seuraavat ominaisuudet yhdellä yhtenäisellä alustalla: asiakas- ja myynninhallinta, projekti- ja työajanhallinta, taloushallinto, trendit, automatisoitu projektiviestintä, aktiviteetit ja muistiot, resurssienhallinta, matka- ja kululaskut, projektilaskutus, rajattomat liitteet sekä reaaliaikainen seuranta, nimetäksemme muutaman.

”Voisin suositella Taimeria muillekin, erityisesti projektinhallintaan työkalua tarvitseville. Taimer sopii monen tyyppisille yrityksille ja siinä on paljon ominaisuuksia yritysten erilaisiin tarpeisiin.”

Tiia Hamro-Drotz, COO, Siliä Oy

 

Taimer: CRM, laskutus, projekti - ja myynninhallinta

 

Kokeile Taimeria veloituksetta

tai katso demo >>

 

Haluamme kuulla myös sinusta! Oliko tämä artikkeli hyödyllinen? Mitä muita projektinhallinnan menetelmiä olet käyttänyt? Ja miksi valitsit valitsemasi? Mikäli sinulle herää minkäänlaisia kysymyksiä, kommentteja tai palautetta, niin jätäthän kommentin alle tai ole yhteydessä meihin. Kerrothan myös mistä aiheista haluaisit meidän kirjoittavan lisää!