1.    Projektin aloittaminen

Jokaisen projektin kohdalla on ensin punnittava, onko se yritykselle kannattava ja voidaanko se toteuttaa onnistuneesti. Tässä arvioinnissa ovat avuksi aikaisemmat toteutetut projektit ja niistä kerätty data, jonka avulla voidaan ennakoida muiden samankaltaisten projektien toteutumista. Aikaisempi kokemus yhteistyöstä asiakkaan kanssa helpottaa myös tulevan projektin arvioinnissa.

2.    Projektin määrittely ja suunnittelu

Projektisuunnitelma määrittelee projektin sisällön, budjetin ja aikataulun. Suunnitelmassa on asetettava realistiset tavoitteet, joiden toteutumista voidaan mitata ja seurata matkan varrella.

Tässä vaiheessa on tärkeää, että käytettävissä olevat resurssit ovat selkeästi tiedossa. Mitä paremmin resurssienhallinta on hoidettu aikaisemmin, sitä helpompi eri resurssien käyttöä tulevassa projektissa on suunnitella. Tarjouspyyntöjen ja tehtävälistojen teko helpottuvat sen myötä huomattavasti.

3.    Projektin käynnistäminen ja toteutus

Projektin käynnistyessä olennaista on projektiin osallistuvien henkilöiden tehtävien ja vastuualueiden jakaminen. Helppokäyttöinen resursointi ja projektikalenteri pitää tehtävät aina ajan tasalla.

Kaikilla on myös oltava riittävästi projektiin liittyvää tietoa, jonka tehokkaaseen välittämiseen on oltava selkeät kanavat. Helpointa on, jos projektiviestintä kootaan yhteen paikkaan, johon kaikki projektiin osallistuvilla on pääsy.

4.    Projektin seuranta ja hallinta

Projektin etenemisestä suunnitelman mukaisesti on oltava jatkuvasti ajan tasalla. Seurannassa helpottaa kattava projektinhallintajärjestelmä, josta työvaiheiden tilat ovat aina nähtävissä ja jossa niitä sekä niiden aikataulutusta on helppo päivittää ja muokata.

Monipuolisessa hallintajärjestelmässä myös projektin toteutuneiden kulujen seuranta ja raportointi on vaivatonta. Parhaiten se onnistuu, kun kaikki tuntimerkinnät, kulut ja tulot kirjataan samaan järjestelmään, josta ne ovat tarvittaessa kaikkien projektin jäsenten nähtävissä.

Reaaliaikainen viestinkulku ja mahdollisuus jakaa tiedostoja helposti nopeuttavat ongelmanratkaisua ja tehostavat projektin etenemistä.

5.    Projektin lopettaminen ja palaute

Projektin päätyttyä on tietysti tärkeää, että asiakas on tyytyväinen. Yhtä tärkeää on arvioida omalta kannalta, kuinka onnistuneesti projekti saatiin toteutettua, mitä siitä opittiin, paljon tienattiin ja miten vastaavat projektit kannattaisi hoitaa ja hinnoitella jatkossa.

Projektia, jonka kaikki osa-alueet on dokumentoitu samaan järjestelmään, on paljon helpompi analysoida jälkeenpäin. Sitä kautta yrityksellä on mahdollisuus kehittää ja tehostaa toimintaansa.

Lataa ilmainen oppaamme ja panosta tehokkaaseen projektinhallintaan

Hyvä projektinhallinta on avain tehokkuuteen

Projektijohtajan täytyy hallita paljon dataa, tehdä vaikeita päätöksiä ja ajatella analyyttisesti. Jos kaikkien edellä mainittujen vaiheiden osioita hallitaan eri järjestelmillä, se on hyvin haastavaa. On vaarana, että jotakin jää huomaamatta tai unohtuu. Kun vielä otetaan huomioon, että projekteja on yhtä aikaa meneillään useita, se on enemmän kuin todennäköistä.

Hyvään projektinhallintaan kuuluvat tehtävien delegointi ja nopea päätöksenteko muutostilanteissa. Riskien hallinta on myös tärkeä osa projektia. Yksikään projektipäällikkö ei ole varustettu kristallipallolla, mutta tehokkaalla työkalulla virheet ja unohdukset voidaan minimoida.

Kokonaisvaltainen projektinhallinnan työkalu pitää kaikki projektin langat käsissä alusta loppuun saakka ja sujuvoittaa projektin läpiviemistä. Hyvä projektinhallintajärjestelmä tehostaa meneillään olevia projekteja ja tarjoaa hyvät lähtökohdat uusien suunnitteluun.

Muista kuitenkin tehdä myös kotiläksysi äläkä unohda, että asiakas on aina oikeassa.

 

Kokeile Taimeria ilmaiseksi nähdäksesi, miten se sopii sinun yrityksellesi!

Aloita ilmainen kokeilu täällä

tai katso demo >>