Projektipäällikkö pukee päälleen niin monta hattua, että kokonaiskuvan hahmottaminen voi olla vaikeaa. Eri tehtäväalueita on helppo ryhtyä kohtelemaan erillisinä kokonaisuuksinaan, jolloin on vaarana, että esimerkiksi resursointi ja projektin tavoitteet eivät kohtaa tai että projektin aikana karttunut tieto jätetään järjestelmällisesti huomiotta, kun pohditaan omien prosessien tai asiakkuuden kehittämistä. Projektipäällikkö tarvitsee ennen kaikkea paljon informaatiota, jotta laajempi perspektiivi säilyy.

Ilmainen oppaamme kertoo, kuinka tehostaa toiminnanohjausta. Lataa opas täältä!

Hyvän tiedonkulun synnyttävät sekä kulttuuriset että tekniset seikat. Yrityskulttuurin täytyy mahdollistaa avoimuus, mutta sisäinen viestintä on kuitenkin myös tekniikkalaji: käytössä olevien työkalujen on oltava reaaliaikaisia, helppokäyttöisiä ja kaksisuuntaisia, jotta tiedon on mahdollista siirtyä projektinjohdolta toteuttajille ja toisinpäin.

Resursointi vaatii sekä sammakko- että lintuperspektiiviä

Resursointi mielletään yleensä projektinvetäjän hommaksi, mutta todellisuudessa jokaisen tiimiläisen täytyy huolehtia osaltaan projektin kannattavuudesta ja skaalata omaa työmääräänsä projektin kokoon nähden sopivaksi. Juuri resursointi on usein asia, joka syö projektin kannattavuuden, joten tämän välttämiseen on syytä valjastaa koko tiimi pitämällä heidät informoituna ja jakamalla tietoa kaikkien projektiin osallistuvien kesken.

Toki resursointi on myös projektinjohdollinen kysymys: projektinvetäjien on tärkeää saada ajantasainen tieto tiiminsä resursointitilanteesta, jotta hetkellinen ylikuormitus tiimin jossakin osassa ei laajene koko projektin paikoilleen pysäyttäväksi sumaksi. Tässä tiedonkulun reaaliaikaisuus on tärkeää: Projektin alkuvaiheessa täytetystä taulukosta ei pysty näkemään, miten kukin tiimin osa kuormittuu projektin eri vaiheissa – tähän vaaditaan jatkuvaa, dialogista tiedonsiirtoa projektinjohdon ja asiantuntijoiden välillä.

Useimmiten samat tekijät työstävät useampaa projektia samanaikaisesti, mikä tuo resursointiin lisähaasteita. Toimivat projektityökalut mahdollistavat projektipäällikölle lintuperspektiivinäkymän – tekijöiden työtilanne on nähtävä silmäyksellä, minkä lisäksi on kyettävä hahmottamaan ja reagoimaan nopeasti, kenelle yhtäkkiä ilmaantuva kiirehomma vielä mahtuu.

Unohda laskuttamisen tuskallisuus

Projektipäällikölle laskutus on usein mieluisa, mutta työläs operaatio. Laskutus saattaa jäädä kuun viimeiseen päivään, vaikka se olisi mahdollista tehdä jo huomattavasti aiemmin. Useimmiten laskutus lykkääntyy sen sotkuisuuden vuoksi: tietoja on kaivettava useammasta paikasta. Järjestelmällisyys auttaa tähän. Integroimalla laskutus- ja resurssienhallintajärjestelmän kaikki tieto löytyy samasta paikasta, ja laskuttamiseen käytetty aika vähenee dramaattisesti.

Kun projektin alusta lähtien kustannusarviot, alihankinnat, tuntiarviot, toteutuneet tuntimäärät sekä materiaalikustannukset kootaan yhteen paikkaan loogiseksi kokonaisuudeksi, laskun luominen ei vaadi tuntien salapoliisintyötä.

Hyvä projektinjohto säteilee ympäristöönsä

Kun tiedon kulku on varmistettu projektitasolla, sen positiiviset vaikutukset säteilevät koko yrityksen toimintaan. Keskitetty informaation hallinta ja niin sanottu master data -ajattelu ovat monen ketterän yrityksen liikkeenjohdon peruskiviä juuri informaation tuomien synergiahyötyjen vuoksi. Käytännössä tämä tarkoittaa vaikkapa sitä, että markkinoinnista kerätyt pienet informaationjyväset asiakkaista siirtyvät sutjakkaasti myyntikentän käyttöön. Kun kauppa syntyy, kaikki projektia pystyttäessä kertynyt tieto siirtyy osaksi varsinaista tekemistä, ei Excel-dokumenttien hautausmaalle. Näin tiimi ei tähtää liikkuvaan maaliin, vaan myynti- ja suunnitteluvaiheessa luotu viitekehys pysyy jatkuvasti mielessä.

Projektin päätyttyä tätä dataa on syytä verrata tiimin toteutuneeseen suoritukseen, mikä tietysti helpottaa tulevien projektien resursointia ja budjetointia. Sitä kautta taas saadaan positiivisia vaikutuksia myyntiin, kannattavuuteen, kasvuun ja kehittämiseen.

Tiedonkulun mahdollistaminen ja tiedonkeruun keskittäminen ovat siis mitä suurimmassa määrin projektipäällikön salaisia aseita. Tiimityö tehostuu usein kommunikaation kautta, kun taas laskutuksen kaltaiset tehtävät vaativat usein ryhtiliikettä – tiedon keskitettyä keräämistä ja relevanttien tiedonjyvästen kasaamista yhtenäiseksi dataksi. Näin sujuvan tiedonkulun mahdollistava järjestelmä helpottaa asiakastyötä paitsi projektitasolla, myös laajempia tavoitteita kohti pyrkiessä.

Kokeile Taimeria ilmaiseksi nähdäksesi, miten se sopii sinun yrityksellesi!

Aloita ilmainen kokeilu täällä

tai katso demo >>