Yksi johtavista tämän päivän trendeistä ohjelmistoissa joilla hallitaan henkilötyöpohjaista projekti liiketoimintaa on PSA-ohjelmisto (Professional Service Automation). Mikä sitten on PSA-ohjelmisto? Entä mikä on paras PSA-ohjelmisto? Miten PSA-ohjelmisto voi auttaa pieniä ja keskisuuria yrityksiä kasvamaan ja menestymään nykypäivän yritysmaailmassa, joka on nopeatempoinen ja jossa kilpailu on kovaa? Tästä artikkelista voit lukea PSA-toiminnanohjausjärjestelmästä ja sen mahdollisuuksista eri toimialoilla sekä lisäarvosta yrityksen toiminnoille.

 

Mikä on PSA- ohjelmisto?

Professional Services Automation (PSA)-ohjelmisto voidaan ehkä parhaiten määritellä toiminnanohjausohjelmistoksi tai kokonaisvaltaiseksi ohjelmistoksi, jonka tehtävä on auttaa henkilösidonnaisia palveluorganisaatioita tunnistamaan tehokkaasti mahdollisuuksia laajentaa omaa asiakaskuntaansa, palvellakseen jo olemassa olevia asiakkaitaan sekä säilyttää asiakkaansa automatisoimalla ison osan liiketoimintaprosesseistaan. PSA-ohjelmisto pystyy vaikuttamaan palveluliiketoiminnan moniin osa-alueisiin aina toiminnanohjauksesta ja resurssien suunnittelusta kulujen ja kustannusten seurantaan, projektien taloushallintaan, myynnin ja laskutuksen ennustamiseen ja moneen muuhun tärkeään liiketoiminnan alueeseen. 

PSA-ohjelmistolla on valtavasti ominaisuuksia, taimer.com

PSA-ohjelmistolla on valtavasti ominaisuuksia, taimer.com

 

Minkälaiset yritykset käyttävät PSA kokonaisvaltaista ohjelmistoa?

Ketkä sitten käyttävät ja hyötyvät PSA-ohjelmistosta? Entä sopiiko se sinun yrityksellesi? PSA-ohjelmistoa käyttävät monenlaiset projektipohjaiset asiantuntijapalveluyritykset ja -organisaatiot, jotka yleensä saavat tulonsa ja voittonsa asiakkailleen tuottamistaan projekteista. PSA-ohjelmisto voi tukea projektien toimittamista asiakkaalle seuraavilla osa-alueilla: projektinhallinta, projektin kannattavuus, resurssienhallinta, ajan ja kustannusten seuranta, laskutus, yhteistyö tiimin ja asiakkaiden kanssa ja raportointi, joita voidaan hyödyntää tehostamaan nykypäivän projektipohjaisia asiantuntijaliiketoimintoja ja tehdä niistä entistä kannattavampia ja joustavampia. Löydät PSA-ohjelmistoja, joita käytetään monilla teollisuudenaloilla, kuten esimerkiksi arkkitehti- ja insinööripalvelut, liikkeenjohdon konsultointi, kirjanpito, markkinointi- ja mainospalvelut, IT -palvelut ja IT jälleenmyynti sekä lakitoimistot.

 

Miten Taimer PSA-ohjelmistoa hyödynnetään eri teollisuudenaloilla?

Taimer PSA: yksi johtavista toiminnanohjaus ohjelmistoista

Taimer PSA: yksi johtavista toiminnanohjaus ohjelmistoista

Arkkitehtuuri ja insinööritekniikka (A&E) – Tyypillinen projektin elinkaari tämän päivän Arkkitehtuuri- ja Insinööritoimistoissa pitää sisällään tarjousten tekemisen jamyynnin ennustamisen. Monesti tämä on lyhyt prosessi ja tärkeämpää on itse projektinhallinta joka lähtee myyntivaiheessa jo liikenteeseen arvioinnilla tarvittavasta tuntimäärästä ja henkilöistä mitä projektiin tullaan tarvitsemaan. Projektinhallinnassa henkilöiden kapasiteetin ennustaminen, laskutusennustus, tuntikirjaukset ja resurssien kapasiteetin ja käyttöasteen sekä laskutusasteen hallinta ovat tärkeitä, samoin kuin kulu- ja matkalaskujen hallinta. Kokonaisuuden täydentää laskuttaminen projektin edetessä joko tunti tai maksueräperusteisena työn etenemisen mukaan ja reaaliaikainen projektin kannattavuuden seuranta. Taimer PSA-ohjelmisto voi auttaa kaikilla edellä mainituilla projektinhallinnan osa-alueilla auttaen yritystä projektin aikana sekä lopulta toimittamaan projektin asiakkaalleen aikataulussa ja kannattavasti.

 

 

Konsultointiyritykset – Taimer PSA-ratkaisut voivat auttaa konsulttiyrityksiä monella liiketoiminnan alueella. Näitä voivat olla asiakassuhteiden hallinnointi sekä myynnin ja aktiviteettien johtaminen. Projektinhallinta käynnistyy samasta projektista, mikä myynnin kautta on voitettu.  Konsulttiyritykset voivat allokoida resursseja suoraan projekteille tai projektien tehtäville joko tunteina, päivinä tai kuukausina. Resurssien ja käyttöasteiden seuranta on helppoa ja laskutusennusteen laatiminen ja projektin reaaliakaisen kannattavuuden seuranta on helppoa. Myös projektin kustannusten kuten alihankinnan tai kulujen kohdistaminen ja jälleen laskuttaminen on helppoa. Kokonaisuuden täydentää monipuolinen laskutus joka syntyy automaattisesti projektille luodusta aineistosta. Kokonaisvaltainen PSA-ratkaisu voi tehostaa edellä mainittuja osa-alueita ja tehostaa niiden hallinnoimista.

Markkinointi- ja mainostoimistot – PSA-ohjelmistot ovat Markkinointi- ja mainostoimistojen toiminnan kannalta tärkeässä roolissa. Myynnin johtaminen voidaan toteuttaa Taimer PSA ohjelmassa aina kontaktista tarjouksien ja kustannuslaskelmien luontiin. Yrityksille jotka käyttävät vaikka Hub Spottia myynnin alkupäässä ja markkinoinnissa voidaan Hubspot kytkeä kaksisuuntaisella integraatiolla toimimaan osaksi prosessia. Koko asiakashallinta ja myynti sekä tiimien välinen kommunikointi voidaan hoitaa Taimerilla. Projektit alkaa samasta voitetusta hankkeesta, mikä myynnistä syntyy ja projektien pilkkominen vaiheisiin tai ali projekteihin on helppoa. Alihankinnan tai Freelancer työntekijöiden tuominen projektien resursseiksi on yksinkertaista ja kokonais resurssien hallinta ja käyttöasteiden seuranta on suunniteltu myös satojen projektien yhtäaikaiseen hallitsemiseen. Laskutuksen monimuotoisuus aina tuntilaskusta massalaskutukseen tai maksueriin ja automaatti laskutukseen antaa valinnanvapauden eri tyyppisten projektien laskutukseen. Raportointi tukee kokonaisvaltaista liikevaihdon, kannattavuuden ja ennusteiden tarkastelua reaaliaikaisesti. PSA Toiminnanohjausohjelmisto antaa markkinointi- ja mainostoimistoille enemmän aikaa keskittyä ydin liiketoimintaprosesseihin sen sijaan, että he käsittelevät työläitä virheille alttiita usein manuaalisia ja toisistaan irrallaan olevia prosesseja, laskentataulukoita ja asiakirjoja.

 

 

Tilitoimistot – Tilitoimistot tekevät jatkuvia kuukausilaskutteisia palveluita jossa jokaisen kuukauden aikan hallittaviin projektein sisältyy paljon tehtäviä tai työvaiheita jotka toistuu kuukausittain. Tähän kokonaisuuten Taimer PSA ohjelmisto on omiaan hallitsemaan koko tilitoimiston liiketoiminta prosessin, johon kuuluu lisäksi koko myynnin ja uus-asiakashankinnan johtaminen sekä olemassa olevien asiakassuhteiden ylläpito. Työajankirjaus suoraan toistuville tehtäville, henkilökunnan resurssoiminen ja työkuorman optimoiminen oikealla tavalla laskutusasteiden maksimoimiseen on tärkeää. Samoin laskuttamisen tekeminen massana tai automaattilaskutuksena joka kuukausi toistuvilta projekteilta pitää olla monipuolista ja helppoa. Lisäksi raportoinnin kautta läpinäkyvyys asiakaskohtaiseen ja pojektikohtaiseen kannattavuusseurantaa on iso osa Tilitoimistojen arkea ja näihin kaikkiin asioihin Taimer PSA-Järjestelmällä tilitoimistot voivat saada parannusta omassa liiketoiminnan johtamisessa.

IT-palvelut ja IT jälleenmyyjät – IT-yritykset pystyvät PSA-ohjelmiston avulla hallitsemaan koko liiketoimintaansa yhden ohjelmiston kautta. Tarvittavat integraatiot vaikka erillisiin tiketöinti ohjelmistoihin voidaan toteuttaa avoimen API-rajapinnan kautta. Kokonaisvaltainen myyntiputken hallinta, myynti aktiviteettien hallinta ja tarjousten tekeminen niin tuotteista kuin palveluista onnistuu PSA ohjelmalla. Kun laitteita tai palveluita myydään voidaan laskutus toteuttaa välittömästi myydyistä tuotteista ja käyttöönotto tai palveluprojektin johtaminen, resursointi ja työajankirjaus takaavat tehokkaan projektin johtamisen ja projektin kannattavuuden seurannan.  Yhdistämällä IT-palvelut ja tuotemyynnin tehokkaaseen projektinhallintaan, IT-palveluntarjoajat voivat hallita projektejaan kokonaisvaltaisesti liideistä sopimuksiin ja edelleen projektien toimituksiin asiakkaalle. 

 

Eikö PSA-ohjelmisto ole käytännössä vain uusi ERP-ohjelmisto?

Vaikka PSA-ohjelmisto ja ERP-ohjelmisto kuulostavat hyvin paljon samanlaisilta, niiden välillä on silti merkittäviä eroja. ERP-järjestelmä on suunniteltu hallitsemaan kaikkia projektien osa-alueita, mukaan lukien kirjanpito toiminnot sekä varastonhallinta. PSA-ohjelmistoratkaisu vastaavasti on suunniteltu käsittämään yrityksen ja sen projektien front-office-toimintoja, eikä se yleensä sisällä kirjanpito ratkaisua. Lisäksi PSA-ohjelmistoratkaisu on suunniteltu asiantuntijapalveluita tarjoaville yrityksille tai yrityksille joiden liketoiminta pohjautuu henkilösidonnaiseen projekti liiketoimintaan ja tuotteiden ja palveluiden myyntiin. PSA-ohjelmisto voidaan aina integroida muiden kirjanpito sovellusten kanssa jolloin kokonais liiketoimintaprosessien hallinta liidistä taloushallintoon on saumatonta. Taimer PSA-ohjelmisto on helposti integroitavissa erilaisten kirjanpito-ohjelmistojen kanssa, kuten Quickbooks, Xero, Maventa, Netvisor, Procountor, Fennoa, Microsoft NAV ja monia muita.

 

Mitä hyötyjä PSA-toiminnanohjausohjelmisto tarjoaa yrityksille?

PSA-ohjelmistolla on lukuisia etuja, joiden avulla yrityksesi pystyy tukemaan projektien elinkaaren jokaista vaihetta. Mainittakoon seuraavassa muutamia etuja:

Nopeuta kassavirtaaHyvä PSA-ohjelmistoratkaisu pystyy nopeuttamaan yrityksen kassavirtaa luomalla tarkempia laskuja pienemmällä vaivalla projektin elinkaaren eri vaiheissa myös automatisoidusti. Tämä ominaisuus sisältää muun muassa hankkeen loppuunsaattamiselle erittäin tärkeän avun työvoiman sekä materiaalien hallintaan. Automatisoimalla laskutuksen muodostus prosesseja, PSA-ohjelmiston avulla pystytään laskuttamaan tarkemmin ja ennakoivammin ja laskun liitteiksi saadaan kätevästi vaikka projektikohtaisia tunti raportteja käytetyistä tunneista tai vaikka asiakkaan laskutushistoria tähän mennessä projektin alusta. Näiden ansiosta ansiosta asiakkaan rooliksi jää laskun maksaminen, eikä laskujen sisällön selvittämisen tarvitse käyttää aikaa ja energiaa. 

Kehitä ja käytä resurssejasi tehokkaammin – Minkä tahansa organisaation ja erityisesti palvelukeskeisten yritysten tärkein voimavara on sen henkilöstö. PSA-toiminnanohjausohjelmisto pystyy auttamaan yritystä käyttämään henkilöstöäsi tehokkaammin muun muassa auttamalla tunnistamaan yrityksen resursointikapasiteetin, löytämään oikeanlaiset kyvykkyydet käytettävissä olevien resurssien joukosta. Ohjelmisto on avuksi kehitettäessä olemassa olevien resurssien osaamista sekä resurssien tehokkaampaa hyödyntämistä. 

Kehitä liiketoimintaasi paremmin hallittujen myyntimahdollisuuksien avulla – Tyypillisesti  asiakassuhteen hallintatyökalu CRM (Customer Relationship Management) on suunniteltu lähinnä tuotteita myyville yrityksille. Projektipohjaiset palveluita tarjoavat yritykset huomaavat nopeasti, etteivät pysty käyttämään liiketoiminnassaan pelkkiä CRM-työkaluja, koska projekti perustuu pääosin työvoimaan. Hyvässä PSA-ohjelmistossa on mukana ??CRM-työkalut, jotka voivat helpottaa palvelumyynnin johtamista, tarjousten tekemistä. PSA-ohjelmien CRM toiminnallisuuksien etuna on se, että henkilöiden resurssointi voidaan aloittaa jo myynnin ja tarjousten tekemisen yhteydessä jolloin voidaan varata resursseja ennakkoon, mikäli myyntihanke voitetaan. Tällä tavalla yritys pystyy ennakoimaan tarvittavien resurssien määrää. Tarjousten tekemistä voidaan lisäksi nopeuttaa tuomalla tuotteistettuja palveluita suoraan tarjouksille kokonaisuuksina joita voidaan asiakaskohtaisesti muokkailla. 

Paranna näkyvyyttä ja hallitse projekteja – On tilanteita, joissa projektipäälliköt jäävät pimentoon, erityisesti silloin jos projekti on tyhjäkäynnillä tai lähtee jostain syystä väärille raiteille.  Parannettu näkyvyys niin edistyneiden raporttien tai Business Intelligent -raporttien kuin projektien hallintamahdollisuuksien ansiosta takaa sen, että projektipäälliköt pystyvät osaltaan vaikuttamaan projekteja uhkaaviin aikataulun venymisiin tai muihin projektia uhkaaviin haasteisiin.

Lisää voittoja tarkempien tietojen avulla – nykypäivän liiketoimintaympäristö on erittäin kilpailtu kun entistä useammat yritykset kilpailevat samoista tarjolla olevista töistä ja projekteista. Tämä tarkoittaa, että kilpailukykyisen hinnoittelun kääntöpuolella tapahtuu vääjäämättä yrityksen voittomarginaalien kaventumista. PSA-ohjelmiston avulla yritys voi luoda entistä tarkempia ennusteita, joiden avulla se voi säilyttää omat voittomarginaalinsa mutta samalla yritys pystyy ohjelmiston avulla tukemaan omaa toimintaansa paljon kannattavammilla ja kilpailukykyisemmillä tarjouksilla. Taimer PSA ohjelmistossa myyntikate ja kannattavuusennusteen asiakas ja projektikohtaisesti on rakennettu palvelemaan asiakkaan kilpailukyvyn parantamista ajatellen.

Nosta voittoasteita – PSA-ohjelmisto tarjoaa yritykselle tarkempaa ja ajantasaisempaa tietoa projektien etenemisestä, reursseista, kuluista, laskutuksesta ja kannattavuudesta, jonka avulla projekteihin ja asiakkaisiin saatava läpinäkyvyys paranee huomattavasti ja henkilöt voivat käyttää työaikansa tehokkaaseen asiakastyöhön eikä eri lukujen metsästämiseen eri paikoista kokonaiskuvan saamiseksi. Tämä puolestaan parantaa koko yrityksen tehokkuutta ja kannattavuutta.

Hallitse projekteja ja materiaaleja – PSA-ratkaisut voivat auttaa tiimiäsi pysymään tehtävien tasalla antamalla heille juuri ne työkalut, joita he tarvitsevat tarkkaan projektisuunnitteluun, budjetointiin ja projektien johtoon. Kun projekteille saadaan aikaan parempi näkyvyys, projektipäälliköiden panon  tulee tuottavammaksi ja projektien läpimenoajat, sekä kannattavuuden seuranta ja budjetissa pysyminen helpottuu.

 

Mikä on PSA-toiminnanohjausohjelmiston lisäarvo liiketoiminnalle?

Nyt kun olet saanut hyvän ymmärryksen siitä mikä Professional Services Automation (PSA)-ohjelmisto on ja miten ja missä sitä voi käyttää, katsotaan seuraavaksi, mikä tekee PSA-kokonaisvaltaisesta ohjelmistosta niin korvaamattoman työkalun palveluyrityksellesi. Kehittämällä asiakassuhteiden hallintaa, parantamalla palveluiden toimituksia asiakkaille ja seuraamalla projektin ajankäyttöä sekä keskittämällä kaiken tiedon yhteen toiminnanohjausohjelmistoon, Professional Services Automation (PSA)-ohjelmisto auttaa parantamaan yrityksesi suorituskykyä, vastuullisuutta, kannattavuutta, asiakastyytyväisyyttä, henkilöstötyytyväisyytta ja myös onnistumisprosenttiasi myyntihankkeissa ja projekteissa.

Nykypäivän projektipohjaisilla asiantuntijayrityksillä on monia uniikkeja vaatimuksia ohjelmistoilleen ja prosesseilleen. Yritykset näkevät liiketoimintansa kolmessa hyvin erillisissä, mutta integroiduissa tekijöissä: Asiakkaat, Liiketoimintayksiköt, ja niiden projektit. Parantamalla yhtä tai kaikkia näistä tekijöistä yritys kasvattaa menestystään ja asiakkaiden asiakastyytyväisyys prosenttien on mahdollista kivuta huomattavan korkealle. Vaikka kaikki edellä mainitut tekijät yhdessä tekevät palveluyrityksistä sellaisia kuin ne parhaimmillaan voivat olla, se voi myös tehdä niistä haastavia hallittavia. Tässä kohtaa PSA-ohjelmiston lisäarvo nousee kirkkaana esiin. PSA-ohjelmistolla pystyy helpottamaan yrityksen resurssien hallintaa. Sen avulla voidaan varmistaa, että henkilöstön tuottavuus on optimaalista  ilman että työntekijät nääntyvät työtaakkansa alle. PSA-ohjelmiston avulla voidaan tehokkaammin seurata projektien etenemistä ja hallita kustannuksia, kuten myös seurata yrityksen taloustilannetta yleisesti ja kerätä tietoa kehityksestä entistä aktiivisemmin.

Lyhyesti sanottuna PSA -ratkaisut pystyvät virtaviivaistamaan yrityksen liiketoimintaa yhdistämällä sen asiakkuudet, liiketoimintayksiköt ja projektit tehokkaaseen liiketoimintaprosessiin, jota voidaan tarpeen vaatiessa päivittää helposti. Yhdistämällä kaikki mainitut ydinliiketoiminnan tekijät yhdelle helppokäyttöisellä alustalle saadaan yritykselle vertaansa vailla oleva näkyvyys ja hallinta, joiden avulla voidaan tehdä tärkeitä liiketoiminnan päätöksiä hyödyntämällä PSA-ohjelmiston reaaliaikaista dataa sen sijaan, että päätöksenteko perustuu esimerkiksi edellisen viikon raportoituun tilanteeseen.

 

 

Miten valita oikea PSA-toiminnanohjausjärjestelmä asiantuntijapalveluliiketoiminnallesi?

Edellä mainitut seikat huomioon ottaen on järkevää, että palveluliiketoimintasi tai -organisaatiosi ottaa käyttöön PSA-ohjelmiston, varsinkin mikäli haluat haastaa kilpailijasi ja lisätä tiimisi tuottavuutta. Mutta minkä PSA-ohjelmiston valitset? Itse asiassa monet yritykset tarjoavat PSA-ohjelmistoja, mutta niillä on eroja, jotka voivat vaikuttaa paljonkin projekteihisi ja tuottavuuteesi.

PSA-ohjelmistosta puhuttaessa, sinun ei pitäisi etsiä pelkästään työkalua, jota yrityksesi tai organisaatiosi voi käyttää, vaan ensisijaisesti sinun tulisi etsiä luotettavaa ohjelmistokehitys yritystä, joka kuuntelee, vastaa tarpeisiisi ja joka ymmärtää toimialakohtaiset haasteet ja erityisvaatimukset. Tämä on tärkeää erityisesti, jos organisaatiosi on parhaillaan keskellä digitaalista muutosta.

 

Jos etsit PSA-järjestelmää palveluliiketoiminnallesi tai -organisaatiollesi, ota huomioon seuraavat asiat:

Kattava, tarkoitukseen rakennettu ratkaisu – etsi PSA-ratkaisu, joka täyttää tarpeesi ja joka voidaan räätälöidä organisaatiollesi tai toimialallesi. Hyvin yleisellä tasolla toimiva edullisempi yhden koon kaikille aloille sopiva PSA-toiminnanohjausratkaisu voi tulla pitkällä aikavälillä kalliiksi, koska se on erikseen mukautettava projekteihisi. Tämän vuoksi parempi ratkaisu on ratkaisu, jota on mahdollista konfiguroida asiakkaan liiketoimintaprosessiin erilaisten extra kenttien ja lomakkeiden avulla sekä hierargian osalta tukemaan yrityksen kustannuspaikkoja, tiimejä tai yksiköitä, kuten Taimer PSA ratkaisussa.

Järjestelmätoimittajan maine omalla toimialallasi – haluat ohjelmistoalan yrityksen, jota arvostetaan toimalallasi ja joka on rakentanut maineen seuraavista tekijöistä: laadusta, lisäarvosta ja tuloksista. Selvitä, minkälainen maine ohjelmistoyrityksellä on juuri sinun yrityksesi toimialalla.

Skaalautuvuus – kuten minkä tahansa yrityksellesi valitsemasi ohjelmistoratkaisun kohdalla, haluat sen olevan skaalautuva, jotta se pystyy vaivatta kasvamaan liiketoimintasi kasvaessa ja mukautua yrityksesi pitkän aikavälin kasvustrategiaan.

Integrointi – integroituuko PSA-ohjelmisto käytössä olevaan kirjanpito-ohjelmaan tai  markkinoinnin ohjelmiin, kuten Hubspotiin? Tämä on tärkeää, sillä monet yritykset haluavat usein säilyttää toimiviksi todetut työkalut työn helpottamiseksi.

Kokonaiskustannukset – alusta alkaen sinun on tiedettävä kokonaiskustannukset. Markkinoilla on ohjelmistoratkaisuja joilla on toistuvia kustannuksia, jotka saattavat kasvaa kaiken aikaa. Valitse ohjelmistokehitysyritys, joka tarjoaa läpinäkyvän ja joustavan hinnoittelun.

 

Taimer PSA on kehitetty vastaamaan näihin tarpeisiin. Ole meihin yhteydessä.

Voidaksesi oppia lisää PSA-ohjelmistostamme ja kattavasta valikoimastamme all-in-one-ratkaisuja ammattimaisiin palveluihin, katso lyhyt videomme, joka kertoo tarkemmin, mikä on Taimer PSA-ohjelmisto, miten se auttaa yritystäsi ja mitkä ovat ne Taimerin keskeiset elementit, jotka erottavat sen muista PSA-ohjelmistoista:

Katso lyhyt video Taimer PSA-ohjelmistosta

Katso tästä Taimerin tuote-esittelyvideo

Jos pidit tästä artikkelista, voit jakaa sen sosiaalisen median sivustoillasi tai henkilöille, jotka saattavat hyötyä artikkelista. Kerro meille myös muista aiheista, joista olet kiinnostunut ja pyrimme kirjoittamaan niistä.