Työajanhallinnan työkalut ja työajanseurannan sovellukset ovat jokaisen freelancerin, työntekijän, projektipäällikön tai yrittäjän salaisia aseita, jotka toivottavasti ovat jo käytössä - varsinkin, jos halutaan hallita aikaa ja resursseja tehokkaasti. Toki itsekuri on paras työajanhallinnan tekniikka, jonka jokainen voi oppia ja siten toteuttaa. Häiriötekijöitä ja erilaisia tehtäviä on kuitenkin olemassa paljon. Haasteita riittää siis myös itsehillintään liittyen - helpommin sanottu kuin tehty.

Työajanhallinnan työkalut, taimer.com

Teknologian ansiosta iso osa tätä ongelmaa voidaan ratkaista helposti. On olemassa useita eri alustoja ja sovelluksia, jotka voivat auttaa sinua organisoimaan asioita paremmin sekä olemaan siten myös tehokkaampi. Vaan ei siinä vielä kaikki! Näihin työajanhallinnan työkaluihin kuuluu lisäksi useita lisäosia, joilla automatisoida monimutkaisia työnkulun prosesseja säästäen sinulta sekä aikaa että rahaa.

Muun muassa näihin kysymyksiin vastaamme tässä artikkelissa:

  • Mitä on työajanhallinta?
  • Mitä ovat tehokkaat työajanhallinnan strategiat?
  • Kuinka työajanseurannan työkalut voivat auttaa tehtävien ja aktiviteettien suunnittelun organisoimisessa?
  • Mitkä ovat parhaat työkalut työajanseurantaan?

Mitä on työajanhallinta?

Oletko koskaan ohittanut projektin deadlinea? Onko sinulla minkäänlaista käsitystä tehtävistä, jotka olet muutaman edeltävän viikon aikana suorittanut? Tuntuuko, etteivät resurssit ja aika aina riitä? Päättyvätkö projektit aina korkeampiin käyttökustannuksiin ja hitaampiin toteutusjaksoihin?

Jos vastasit yhteenkään esitettyyn kysymykseen ‘kyllä’, tehokkaan työajanhallinnan strategian käyttöönotto on ensimmäinen askel ongelman selvittämiseen. Joten… Mitä on tehokas työajanhallinta?

Wikipedian mukaan työajanhallinta on tiettyihin toimintoihin käytetyn ajan suunnittelun ja tietoisen valvonnan prosessi, erityisesti vaikuttavuuden, tehokkuuden ja tuottavuuden lisäämiseksi.

Tärkeintä tässä on vaikuttavuuden, tehokkuuden ja tuottavuuden lisääminen. Miten voimme hallita työaikaa tehokkaasti suorituskyvyn nopeuttamiseksi ja tuottavuuden lisäämiseksi? Lue artikkelia hieman eteenpäin, mikäli haluat lisätietoja tehokkaista ajanhallinnan strategioista. Voit lukea blogistamme lisää siitä, miksi työajanseuranta on niin tärkeää.

Mitä ovat tehokkaat työajanhallinnan strategiat?

Otimme yhteyttä muutamaan yrittäjään ja projektipäällikköön ottaaksemme selvää, mikä on heidän salainen reseptinsä menestykkääseen liiketoimintaan. Kaikilla heillä oli kuusi keskeistä tekijää. Kaikkien mukaan tehokas työajanhallinta voidaan saavuttaa seuraamalla näitä kuutta strategiaa.

Kuusi tehokasta työajanhallinnan strategiaa

  • Tunnista tavoitteesi. Pysy ajan tasalla kaikesta, mitä sinun tulee tehdä.
  • Suunnittele resurssit tehokkaasti. Kun tiedät, miten hyödyntää resurssit, voit delegoida paremmin.
  • Toteuta ja ymmärrä toimintojen syyt sekä seuraukset. Arvioi riskejä säännöllisesti.
  • Seuraa keskeisiin tehtäviin ja projekteihin käytettyä aikaa. Tällä tavoin näet, mihin aikasi päivittäin kuluu.
  • Automatisoi monimutkaisia ja aikaa vieviä tehtäviä. Käytä vapautuva aika tärkeämpiin tehtäviin.
  • Arvioi projektin tuomat vaikutukset liiketoimintaan.

Kaikki edellä mainituista strategioista sisältävät lisäksi useita vaiheita ja toimintoja, jotka tulee suorittaa tai niitä on seurattava halutun tuloksen saavuttamiseksi. Koko prosessi saattaa vaikuttaa monimutkaiselta, mutta on syytä muistaa: se voidaan saavuttaa oikeita työkaluja käyttämällä sekä hyödyntämällä resursseja oikein. Laadimme yhteenvedon työkaluista ja tekniikoista, joita useimmat projektipäälliköt ilmoittivat käyttävänsä. Tämä kaikki on koottu lyhyeen oppaaseen, jonka voit ladata helposti ja ilmaiseksi tästä:

Kuusi ajanhallinnan strategiaa, joilla pysyt aikataulussa ja budjetissa

 

Kuinka työajanhallinnan työkalut voivat auttaa?

Voit määrittää tavoitteet, resursoida, toteuttaa, seurata työaikaa, automatisoida prosesseja ja arvioida tuloksia tehokkaasti, kun käytät tehokkaita projektinhallinnan työkaluja. Helppokäyttöinen ja automatisoitu työajanhallinnan sovellus voi auttaa sinua monilla tavoin viemään projektin loppuun menestyksekkäästi.

Työajanhallinnan työkaluja, joita käytämme, taimer.com

Jokaisella hankkeella on oltava selkeä lyhyen ja pitkän aikavälin tavoite. Tavoitteet auttavat sinua keskittymään paremmin ja antavat vertailukohteen, johon palata aina edetessäsi. Se auttaa resursoimaan ja organisoimaan ajankäyttöäsi tehokkaasti. Vaikka on tärkeää määritellä ja asettaa tavoitteita, on yhtä tärkeää seurata näiden tavoitteiden saavuttamiseen käytettyä aikaa.

Vaan miten usein kuulet tiimisi valittavan tehtäviensä kirjaamisesta aina päivän päätteeksi?

Mikä saa sinut irvistämään joka kerta, kun kuulet sanan ‘työajanseuranta’? Työajanseuranta voi olla tuskallista, mutta miten vakuuttaisit tiimisi aloittamaan työajanseurannan?

Tässä 6 parasta syytä, miksi sinunkin pitäisi aloittaa työajanseuranta heti.

  • Palkanlaskenta helpottuu: Voit integroida palkanmaksun, myyntilaskut ja ostolaskut suoraan työajanseurantaan sekä automatisoida koko prosessin.
  • Tee tietoon perustuvia päätöksiä: Näet, paljonko aikaa investoit jokaiseen projektiin. Projektin omistajana tällainen näkymä helpottaa, kun neuvottelet asiakkaan kanssa tai käyt esimiehesi kanssa arviointikeskustelua.
  • Paranna tuottavuutta: Tunnista aika, jonka käytät vähemmän keskeisiin toimintoihin. Kuulostaako ‘liikaa kokouksia’ tutulta? Paranna tiimin tuottavuutta työajanseurannalla.
  • Ennakoi tarkasti: Kun sinulla on tietoa siitä, kuinka paljon aikaa kuluu tietyn tehtävän suorittamiseen, voit hyödyntää tätä ennustaaksesi samanlaisten projektien vaatimaa aikaa tulevaisuudessa.
  • Resurssien jakaminen ja seuranta: Jos projektin deadline ylittyy, sekin informaatio voi olla hyödyllistä projektin omistajalle resurssien uudelleen jakoa varten. Tiimin jäsenenä voit käyttää tietoa saadaksesi lisää apua projektin toteuttamisessa.
  • Sujuvampaa työntekoa: Käyttäjät saavat käsityksen siitä, miten heidän työaikansa jakautui edellisen päivän aikana. Tämä antaa myös tietynlaisen onnistumisen tunteen, kun on saanut suoritetuksi kaikki päivälle kirjatut tehtävät. Näin työnteko myös sujuvoituu.

On satoja hyviä työajanhallinnan työkaluja ja sovelluksia, joiden avulla voit seurata työaikaa. Jotkut sovellukset suorittavat vain työajan seurannan perustoiminnon, on olemassa muitakin applikaatioita, jotka on integroitu moniin muihin työkaluihin, kuten tehtävienhallintajärjestelmä, liidienhallintajärjestelmään, laskutusohjelmistoon. Kaikki nämä vain parantavat tehokkuutta.

Mitkä ovat parhaat työkalut työajanseurantaan?

Getharvest - Getharvest on työajanhallinnan järjestelmä, joka voidaan integroida osaksi olemassa olevia työkaluja seuratakseen eri tehtäviin ja aktiviteetteihin kuluvaa aikaa. Voit käyttää start/stop-kelloa tai syöttää työtunnit suoraan lomakkeeseen.

Timely - Timely on kiinnostava työajanhallinnan sovellus, jossa on automaattinen työajanseuranta, projektinhallinta sekä tiiminhallinnan ominaisuus. Voit käyttää sitä seuraamaan eri tehtäviin kuluvaa aikaa ja seurata tiimin suorituskykyä.

Clockify - Clockify on ilmainen työajanhallinnan ohjelmisto, joka antaa sinun ja tiimisi seurata eri tehtäviin ja projekteihin kuluvaa aikaa.

Toggle - Toggle on varustettu perinteisillä, mutta myös kehittyneemmillä työajanseurannan ominaisuuksilla. Perusversioon kuuluvat yksinkertainen työajanseuranta sekä raportointi. Kehittyneemmässä versiossa ovat mukana työajanseuranta, automaatio sekä edistyneempi raportointi.

Taimer: Taimer tarjoaa ratkaisun, joka sisältää käytännössä kaiken työajanseurannasta muihin projektinhallinnan ominaisuuksiin. Taimerilla voit seurata työaikaasi kohdistaen seurannan projektiin, aliprojektiin, tehtävää tai työlajiin. Taimerin työajanseuranta on lisäksi integroitu laskutukseen, joten voit suoraan luoda laskuja työhön käytettyjen tuntien mukaan.

Yrityksellämme oli aiemmin käytössään monta eri työkalua. Tästä syystä emme esimerkiksi saaneet 360°-näkymää tai ennustettavuutta liiketoimintaan. Taimer on ratkaissut useita olennaisia ajanhallintaan liittyviä ongelmiamme. Järjestelmä yhdistää resursoinnin ja työajanseurannan yhdeksi integroiduksia työkaluksi… Taimer on erittäin hyvä yritystyökalu. Se on kaiken lupaamansa arvoinen.” Henri Grönlund, CEO Cloud²

Jos haluat lisätietoja SMART-tavoitteiden asettamisesta, työajanhallinnan taidoista, resurssien suunnittelusta, automatisoida monimutkaisia, ??aikaa vieviä tehtäviä tai muita vinkkejä työajanhallintaan, lataa ilmainen opas 6 tehokasta työajanhallinnan strategiasta tästä.