Haluatko seurata, mihin käytät aikasi tai mihin työntekijäsi käyttävät aikansa työpäivän aikana? Varsinkin tietokoneella työskennellessä keskittyminen saattaa välillä herpaantua ja tehokkuus kärsiä erilaisten häiriötekijöiden vuoksi, jolloin et ehkä ole yhtä aikaansaava kuin kuvittelet. Työajanhallinta on yksi keino seurata ja analysoida omaa sekä työntekijöiden tehokkuutta työpäivän aikana. Esittelemme sinulle viisi tärkeintä syytä, miksi sinunkin pitäisi investoida työajanhallinnan sovellukseen. Puhutaan ensin kuitenkin hetki itse sovelluksesta: mikä se on ja miksi sinun pitäisi hankkia sellainen?

 

“Time isn’t the main thing. It’s the only thing!”

- Miles Davis

 

Tärkeimmät 5 syytä, miksi sinunkin pitäisi investoida työajanhallintaan, photo @rawpixel, Taimer.com

Ajanhallinnan sovellus parantaa projektinhallintaa

Projektinhallinta ilman ajanhallintaa voi olla tuskallista ja tehdä työnteosta toisinaan jopa kaoottista. Työajanhallinnan sovellus on tällaisessa tilanteessa yksinkertainen ratkaisu, joka kertoo, miten työntekijöiden potentiaalia hyödynnetään, kuinka hyvin resursseja käytetään ja millaisia ajanhallinnallisia ongelmia yrityksessä on. Ajanhallintasovellukset ovat virtuaalisia työkaluja, joita voit käyttää monin eri tavoin. Yleensä niitä kuitenkin käytetään mittaamaan esimerkiksi tehtävään, projektiin tai sovellukseen käytettyä aikaa. Lisäksi kehittyneemmillä työkaluilla, kuten Taimerin palvelulla, voit maksaa palkan työtuntien perusteella sekä laskuttaa projektin tai asiakasta.

Työajanhallinnan sovellus tai pilvipalvelussa toimiva ohjelma auttaa sinua pitämään tiimisi perillä tärkeistä asioista, kuten projektiin liittyvistä tehtävistä ja niiden edistymisestä. Kaikki varmasti tietävät, kuinka projektit jakautuvat pienempiin tehtäviin. Työajanseuranta-alustoilla koko tiimin ajanhallinta on yksinkertaisempaa ja kaikki tiimin jäsenet pääsevät myös näkemään, kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä. Tiimin jäsenet näkevät, milloin tehtävä on aloitettu, kauanko sen tekemiseen menee aikaa ja milloin tehtävän on oltava valmis.

 

“Time Management Is Life Management”

- Robin Sharma

 

Työajanseurannan sovellus on investointi!

Nyt kun tiedämme, mistä ajanhallinnassa ja erityisesti työajanhallinnassa on kyse, voimme tutustua tarkemmin viiteen tärkeimpään asiaan, joiden vuoksi sinunkin kannattaisi investoida yrityksessäsi ajanhallinnan sovellukseen. Nämä viisi syytä säästävät sinulta aikaa, rahaa ja vaivaa.

 

Työajanseurannan sovellus on investointi, Taimer.com

 

1. Vähennä sosiaalisen median käyttöä töissä käyttämällä työajanseurannan työkalua

Kaikilla on jonkinlainen sosiaalisen median tili – ja ainakin se yksi oma suosikki. Oikeastihan keskivertokäyttäjällä on viisi sosiaalisen median tiliä, ja se on yllättävän monta! Käytössä voi olla Facebook, Twitter, Instagram, Jodel, Tinder eli jokaiselle jotakin. Pitää ainoastaan valita itselleen sopivimmat kanavat. Ja mitä addiktioihin tulee: ihmiset ovat riippuvaisia myös sosiaalisesta mediasta. Toiset päivittävät tilille jatkuvasti uutta sisältöä. Osa selaa muiden käyttäjien päivityksiä jopa huomaamattaan ja havaitsematta ajankulua. Työnantajan näkökulmasta asiaa katsoo tietysti hieman eri tavalla. Työntekijöilleen ei halua maksaa siitä, että heidän huomionsa on sosiaalisessa mediassa aina viiden minuutin välein työnteon sijaan. Vai mitä mieltä itse olet?

Kuusi ajanhallinnan strategiaa, joilla pysyt aikataulussa ja budjetissa

 

Toki on hetkiä, jolloin Facebook tai muu viestintäkanava voi olla tärkeä kommunikoimiseen myös työajalla. Toisinaan henkilökohtaisia viestejä ei pysty ohittamaan. Ehkä saat kesken työpäivän Tinder-viestin tai saat It's a Match! -ilmoituksen, ja kiinnostavalle henkilölle on vain vastattava. Ja se voi olla ihan ok! Tilanne muuttuu ongelmalliseksi, kun viestittelystä työajalla tulee tapa. Kyllä se kiinnostava Tinder-match ymmärtää, jos vastaat vasta lounaan yhteydessä tai töiden jälkeen.

Usein ei edes tajua, kuinka paljon aikaa menee niin sanotusti hukkaan sosiaalisen median parissa tai keskittyessä muihin asioihin, jotka eivät liity työhön. Työntekijät saattavat selata sosiaalista mediaa tai surffata internetissä jopa huomaamattaan. Tiesitkö, että jopa 67 % työntekijöistä seuraa sosiaalista mediaa ja muiden päivityksiä työajalla? Näin kertoo Sprout Social. Sosiaalisen median selaaminen on ymmärrettävää tiettyyn pisteeseen asti, muttei se missään tilanteessa kovin tehokasta ole.

 

Jopa 67 % työntekijöistä käyttää sosiaalista mediaa työajalla, Sprout Social

 

Yksi ratkaisu sosiaalisen median ongelmaan on käyttää jonkinlaista #työajanhallinnan sovellusta, kuten #Taimer. Työtuntien kirjanpito tuo työyhteisöön myös positiivisen vaikutuksen: työntekijät haluavat keskittyä ja olla tehokkaampia, vaikkei heitä suoranaisesti valvota. Älä siis viivyttele, vaan tartu työajanhallintaan jo tänään aktivoiden työntekijäsi uudelle tasolle.

 

2. Työajanhallinnan sovellukset vähentävät turhaa surffailua internetissä

On tilanteita, joissa viihteellinen surffailu internetissä voi auttaa työntekijää keskittymään työhönsä paremmin. Jos työntekijä on esimerkiksi tehnyt pitkään töitä yhden ison projektin parissa, voi muutaman minuutin nettiselailu auttaa nollaamaan ajatukset. Sen jälkeen pystyy taas keskittymään uuteen tehtävään. Voi siis sanoa, ettei aina ole haitaksi, jos ja kun työntekijä päätyy lukemaan uutisia tai blogipostausta kesken työpäivän.

Internetin selailu on verrattavissa sosiaalisen median käyttöön, mutta silti kyse on omanlaisestaan ongelmasta. Kaikki tietävät, miten helppoa on uppoutua internetin syövereihin. Ensin tarkistaa nopeasti yhden asian. Sitten huomaakin kiinnostavan linkin tai uutisotsikon – ja taas uuden. Kierre on valmis. Ja se jatkuu ja jatkuu. Lopulta ennen kuin työntekijäsi huomaakaan, hän on viettänyt jopa tunteja työpäivästään päämäärättömästi internetissä. Internetin selailu tappaa toki aikaa, mutta hukkaa myös yrityksen rahoja ja resursseja. Työajanhallinnan sovellus auttaa aktivoimaan työntekijöitä ja vähentää internetin selailuun kuluvaa aikaa. Voit sovelluksen avulla seurata jopa työntekijäsi aktiivisuutta ja aikaa, jonka hän käyttää tehtäviinsä.

 

Time Tracker Apps Reduce Aimless Internet Surfing, Taimer.com

 

3. Ajanhallinnan sovellus tukee työntekijöiden joustavaa työaikaa

On työtehtäviä, jotka vaativat joustavuutta työaikatauluihin. Esimerkiksi luovuutta ei voi pakottaa. Joustava työnteko on tuottavampaa ja työtehtävät saadaan joka tapauksessa vietyä loppuun. Joustavat työtunnit tuovat myös tutkitusti tehokkuutta työntekijöiden aktiivisuuteen. Työajanhallinta voi auttaa esimerkiksi erilaisten projektien kohdalla: projektiin käytettyä aikaa voidaan seurata sovelluksen kautta. Tällainen ominaisuus todella helpottaa, kun työntekijät tekevät töitä joustavina työtunteina. Samoin saatat itse tai työntekijäsi voi toisinaan työskennellä kotoa käsin, lähteä työmatkalle tai tehdä töitä loma-aikoina.

Työajanhallinnan sovellus auttaa myös sinua ja tiimiäsi kommunikoimaan. Sisäisen viestinnän ansiosta kaikki ovat selvillä esimerkiksi siitä, miten eri projektit päivittyvät ja etenevät. Lisäksi pilvipalvelussa toimiva työajanhallintasovellus ja sen ominaisuudet mahdollistavat sen, että saat kaiken informaation kaikkialla. Hyvin rakennettu projektinhallinta ja sitä tukeva sovellus, jossa on lisäksi ajanhallinnan ominaisuus, pitävät huolen siitä, että kaikilla tiimissä on ajankohtainen tieto koko ajan. He näkevät, kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä, mitä on jo tehty, kauanko tehtäviin on kulunut aikaa sekä mikä on koko projektin deadline.

 

Näin ollen pilvipalveluna toimiva työajanhallinnan sovellus tekee tiimistä äärimmäisen tehokkaan, auttaa seuraamaan tilannetta ja parantaa työntekijöiden aktiivisuutta. Työajanhallinnan työkalu on entistäkin tärkeämpi, kun et näe työntekijää istumassa työpöytänsä ääressä ja toteuttamassa tehtäviä, joita hänelle on annettu.

 

4. Työajanhallinnan sovellus tuo analytiikan, jolla voit optimoida liiketoimintaasi

Tiedätkö, kuka tekee mitäkin yrityksessäsi? Mihin projekteihin uppoaa liikaa rahaa? Kuka työntekijöistä panostaa työntekoon eniten ja kuka vähiten? Nämäkin tiedot saat käyttämällä työajanhallinnan työkalua. Pystyt seuraamaan kaikkien projektien etenemistä, niiden tilaa, työntekijöiden tehokkuutta ja jopa laskutusta.

 

Työajanhallinnan sovellus tuo analytiikan, jolla voit optimoida liiketoimintaasi - photo by rawpixel - Taimer.com

 

Ajanhallinnan alustalla yritykset voivat hyötyä kaikesta analytiikasta, jonka palvelu tarjoaa. Yritys voi seurata projekti- tai työntekijäkohtaisesti, mitä on meneillään. Sekin selviää, mitkä projektit ovat ohittaneet parasta ennen -päiväyksensä tai jostain syystä viivästyneet. Kaikkea tätä dataa voidaan hyödyntää yhtiön työnkulkuun, projektien kustannuksiin ja resurssienhallintaan. Sovellus ja analytiikka helpottavat työnantajaa. Ilman ajanhallinnan työkalua samanlaista analytiikkaa ja optimointia on todella hankala saavuttaa.

 

5. Ajanhallinta parantaa tiimin tuottavuutta ja luottamusta tiimin välillä

Tiimin tehokkuus ja tuottavuus tavallisesti kasvaa, kun työntekijät tietävät heidän työskentelyään seurattavan. Käytännössä kyse voi olla esimerkiksi jonkinlaisesta omaa työntekoa seuraavasta sovelluksesta. Toisaalta pelkkä sosiaalinen paine tai yhdessä käytetty työajanhallinnan sovellus voivat ratkaista tilanteen.

Yritysten työajanhallinnan sovellus vaikuttaa positiivisesti siihen, miten työntekijät kokevat ja käsittävät oman työntekonsa ja ajankäyttönsä työaikana. Työntekijät ovat tietoisia myös siitä, että heidän tuottavuuttaan voidaan vertailla kollegoihin, jotka työskentelevät samankaltaisten tehtävien parissa. Näin voidaan saavuttaa eräänlainen sisäinen kilpailu työntekijöiden keskuudessa ainakin tuottavuuden osalta. Myös työntekijät, jotka jäävät kilpailun kärjen ulkopuolelle, pystytään huomioimaan ja auttaa heitä saavuttamaan yrityksen toivomat tavoitteet. Tällainen käyttäytyminen myös lisää luottoa tiimin keskuudessa, mikä tietysti hyödyttää koko yritystä. Kukapa ei haluaisi tällaista kehitystä yritykseensä.

 

Ajanhallinnan sovellus parantaa tiimin tuottavuutta ja luottamusta, Taimer.com

Tiivistettynä:

Työajanhallinnan sovellus vaikuttaa positiivisesti tiimin tuottavuuteen, lisää luottamusta ja vähentää aikaa, jonka saattaisi tuhlata sosiaaliseen mediaan tai ihan vain internetin selailuun. Lisäksi ajanhallinnan sovelluksella pääset tarkastelemaan yksityiskohtaisesti ja kokonaisuudessaan yrityksen toimintaa, projekteja ja työntekijöiden tehokkuutta. Bonuksena näet analytiikan, jonka avulla voit optimoida yrityksen toimintoja tuottavammaksi. Työajanhallinta tarkentaa tehtyjä työtunteja, asiakkaiden tai projektien laskuttaminen helpottuu ja jopa palkanmaksu onnistuu sovelluksen kautta aina todellisten tuntien mukaan. Lisäksi työajanhallinta pitää yllä tiimin tuottavaa ja tehokasta työskentelytapaa.

Erilaisia ajanhallinnan sovelluksia on olemassa varsinkin pienille ja keskisuurille yrityksille lukematon määrä. Jokainen löytää varmasti sellaisen sovelluksen, joka tukee omaa liiketoimintaa parhaiten. On pilvipalvelussa toimivaa työajanhallintaa, projektipohjaista työajanhallintaa tai työntekijälle kohdistettuja sovelluksia. Niitä todellakin riittää! Olet kuitenkin ainoa, joka voi päättää, minkälainen ratkaisu palvelee omia ja yrityksesi tarpeita parhaiten.

Kuinka työtuntisi jakautuvat omassa yrityksessäsi? Oletko niin tehokas kuin kuvittelet? Kokeile Taimerin tarjoamaa työajanhallinnan sovellusta ja selvitä, kuinka paljon hyötyä ohjelmasta on sinulle! Työntekijän työajanhallinnan seuraaminen todennäköisesti kasvattaa liiketoimintaasi. Investoi sellaiseen heti!

 

Kokeile Taimerin työajanhallintaa ilmaiseksi 14 päivän ajan!

 Aloita ilmainen kokeilu täällä

tai katso demo >>

 

Kuulemme mieluusti lukijoiden mielipiteitä, ehdotuksia ja palautteita. Onko sinulla kysymyksiä, joihin emme vastanneet tässä artikkelissa? Käytätkö tiettyä alustaa, jonka haluaisit mainittavan? Ole meihin yhteydessä ja huolehdimme, että saat vastauksen kysymyksiisi. Jos pidit artikkelista, kerro se ystävillesi myös sosiaalisessa mediassa: LinkedIn, Facebook tai Twitter.