Monissa yrityksissä olennainen osa yrityskulttuuria on työajanseuranta. Vanhanaikaiset kellokortit ja erilaiset tunnistelaatat ja -levyt ovat kuitenkin vaihtuneet digitaaliseen työajanseurannan sovellukseen tai työajanseurantajärjestelmään. Oman haasteensa näillekin ohjelmille asettavat liikkuvat palaset, kuten kenttätyöntekijät sekä työhön liittyvät ajomatkat. Onneksi kehitys kehittyy ja GPS-seuranta voidaan liittää jo osaksi työajanseurantaa, eikä liikkuvaan työhön ja matkojen kirjaamiseen tarvita enää erillistä sovellusta.

Kolme sovellusta kokonaisuuden hallintaan: työajanseuranta ja GPS-seuranta

Pelkkä työkulttuurin muutos on vaatinut yrityksiä kehittämään työajanseurantaa sekä siihen käytettäviä ohjelmia ja sovelluksia. Työpaikat vaihtavat ketterämpiin työkaluihin ja pyrkivät säästämään työntekijöilleen myös mahdollisimman paljon aikaa työntekoon. Siinä kohtaa puheeksi tulevat usein toiminnanohjauksen järjestelmät, joiden avulla moni manuaalinen tehtävä saadaan digitalisoinnin myötä lisäksi automatisoitua. Näiden liiketoiminnan ohjausjärjestelmien ominaisuuksiin kuuluvat usein juuri työajanseuranta sekä GPS-seuranta.

On aika tutustua kolmeen sovellukseen, joiden kokonaisuuksiin voidaan yhdistää työajanseuranta ja GPS-seuranta.

Taimerin GPS-seuranta vie matkalaskun luomisen uudelle tasolle, Taimer.com.

 

1. Taimer

Taimer on monipuolinen työkalu työajanseurantaan, mutta myös GPS-seurannan kannalta. Toiminnanohjausjärjestelmän työajanseuranta on täysin muokattavissa käyttäjälleen parhaiten sopivaksi. Työajan kirjaaminen, projektikohtainen seuraaminen ja erilaiset hallinnoinnin elementit ovat käytettävissä pelkän työajanseurannan puitteissa. Nämä tehostavat ajankäyttöä työajalla.

Työajanseuranta ja työtuntien kirjaaminen on tehty helpoksi - se onnistuu jopa mobiililaitteilla! Taimer-sovellukset iOS- ja Android-käyttöjärjestelmille mahdollistavat työskentelyn lisäksi työajanseurannan sekä -hallinnan ajasta ja paikasta riippumatta. Näin työajan seuraaminen ja käyttö on suunnitelmallista ja tehokasta, missä ikinä oletkin.

Taimer toimii sujuvasti kaikilla laitteilla: tietokone, tabletti ja älypuhelin. Oli laite mikä tahansa, saat tarvittavat tiedot esille reaaliaikaisesti. Näet laskutettavat työtunnit, maksettavat palkat ja jopa tiimien käyttämän työajan valitsemissasi projekteissa. Taimer on monipuolinen työajanseurannan työkalu, jonka avulla kaikki tunnit ja kulut tulevat laskutettua ja toisaalta myös palkat maksettua tehtyjen tuntien mukaan.

Taimerin ominaisuuksiin kuuluu myös GPS-seuranta, joka on työmatkoja, vaikka vain satunnaisesti, ajavalle ihmiselle äärimmäisen toimiva lisä työajanhallintaan. Molemmat ominaisuudet (GPS-seuranta ja työajanhallinta) löytyvät Taimerin mobiilisovelluksesta ja ne työskentelevät saumattomasti yhteen.

Työhön liittyvän ajomatkan voi GPS-seurannan ansiosta tallentaa Taimerin mobiilisovelluksen kautta vaivattomasti. Käynnistä GPS-seuranta, kun lähdet ajamaan. Sovellus kirjaa kilometrit sekä reitin osoitetietoineen automaattisesti. Tämän jälkeen voit lisätä matkalaskuun kuitit ja selitteen. Lopuksi tallenna. Matkalaskujen hallinta on jopa huoletonta, kun kaikki dokumentit löytyvät saman ohjelman alta. GPS-seuranta ei voi olla enää helpompaa työajanseurannan yhteydessä.

 

2. LogiNets

LogiNets on antanut työajanseurantajärjestelmälleen nimen Nopsa. Palveluntarjoajan mukaan Nopsan tyypillisen käyttäjäyrityksen työntekijöistä moni tekee töitä vaihtuvissa työkohteissa. Muun muassa tästä syystä työajanseuranta on oleellinen osa asiakkaiden liiketoimintaa. Tehdyt työtunnit voidaan siirtää työajanseurantaan ajallaan ja sitä kautta laskutukseen tai palkanmaksuun. Näiltä osin Nopsan toiminta ei siis eroa tavallisesta työajanseurannasta mitenkään erityisesti. GPS-seuranta sen sijaan liittyy Nopsa-järjestelmään kahdella tavalla: ajoneuvoseuranta sekä GPS-paikannus, joka kertoo esimerkiksi työkohteen reaaliaikaisen miehityksen.

Ajoneuvoseuranta onnistuu kiinteällä seurantalaitteella tai Android-käyttöisellä älypuhelimella. GPS-seurannan avulla yrityksellä on reaaliaikainen tieto, missä ajoneuvot kulloinkin ovat. Android-mobiililaitteella matka käynnistetään sovelluksen kautta. Ajomatkat ja työtunnit voi kirjata samalla mobiililaitteella, mutta se ei käy ilmi, riittääkö näihin vain yksi sovellus.

 

3. Navicom

Kahden edellä mainitun tavoin myös Navicom tarjoaa työajanseurantajärjestelmän liikkuvaan työhön. Työajanseuranta kirjaa työntekijöiden tekemiä työtunteja. Palkka maksetaan tehtyjen työtuntien mukaan. Lisäksi työajanseuranta varmistaa, että kaikki tunnit tulee myös laskutettua omilta asiakkailta. Myös Navicomin tarjoama työajanseuranta toimii mobiililaitteilla - sen sijaan GPS-seuranta ilmeisesti ei.

Navicomin GPS-seuranta toimii siten, että ajoneuvoon asennetaan seurantalaite. Sen kautta voi seurata ajoneuvojen reaaliaikaisia sijainteja ja viimeksi ajettuja reittejä. Lisäksi seurantalaitteen kautta esimies saa nähtäväkseen ajoraportit, joiden pohjalta luoda matkalaskut ja toimittaa ajopäiväkirja oikealle taholle.

Ajoneuvon seurantalaite vaatii toimiakseen työntekijän henkilökohtaisen tunnisteen. Lisäksi siihen kuuluvat erilaiset tilanvalintapainikkeet, kuten ajo, lastaus, purku, tauko. Näiden avulla pystytään seuraamaan eri työvaiheisiin kulunutta aikaa.

Summa summarum: Työajanseuranta ja GPS-seuranta ovat ominaisuuksia, jotka liittyvät joidenkin työntekijöiden kohdalla vahvasti toisiinsa. Ne on kuitenkin myös ominaisuuksia, joita esimerkiksi kaikki toiminnanohjausjärjestelmät eivät tarjoa asiakkailleen. Joskus näiden taakse ei edes liity kokonaista toiminnanohjausjärjestelmää. Kaikki palvelut eivät sovi jokaiselle, mutta jokainen löytää todennäköisesti itselleen sopivan.

Vertailua voi tehdä myös ulkomaisten palvelujen välillä ja etsiä niistä itselleen sopivia ominaisuuksia.

 

Työnteko tehostuu, kun käytät työajanseurantaa, kuva @rawpixel, Taimer.com.

 

Työajanseuranta on yrittäjän tärkein työkalu

Toimiva työajanseuranta tukee yrittäjän toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Se seuraa sopivalla asteella työntekijöiden toimintaa ja työntekoa olematta työntekijöille liian ahdistava. Työntekijät  tai heidän tekemänsä työtunnit kustantavat yrittäjälle ehdottomasti eniten. Siitäkin syystä työajanseuranta on yrittäjän tärkein työkalu.

Työajanseuranta vaikuttaa työntekijöiden tehokkuuteen. Pelkästään se, että jonkun tiedetään seuraavan työtunteja, tekee työntekijöistä tehokkaampia, tunnollisempia ja tuottavampia. Työajanseuranta vaikuttaa siis yllättävän moneen asiaan vain työntekijöiden tasolla. Samalla yrittäjä saa tärkeää informaatiota työntekijöidensä käyttäytymisestä ja muun muassa ylityötunneista projekti- ja työntekijätasolla.

On tavallista, että ylityötunteja toisinaan kertyy. Mikäli ylityötunteja kertyy jatkuvasti esimerkiksi tietynlaisten projektien kohdalla, on varsin selvää, ettei niille anneta tarpeeksi aikaa. Työajan puutteen vuoksi tulee todennäköisesti myös hutiloitua tai tehtyä hätäisiä päätöksiä, mikä voi myöhemmin kostautua. Tällaisissa tilanteissa työajanseuranta on hyödyllinen: projekteille osataan jatkossa antaa enemmän aikaa, jolloin lopputuloskin on parempi.

Lataa Taimerin ilmainen opas: Projektin palikat hallintaan!

Työntekijöistä muodostetaan usein myös erilaisia tiimejä. Ne voivat olla projektikohtaisia, mutta muodostua suoraan osastojen mukaan, kuten markkinointi- tai viestintätiimi. Työajanseuranta voidaan kohdistaa seuraamaan työntekoa, sen tehokkuutta ja tuottavuutta myös tiimikohtaisesti. Samoin tiettyjä projekteja voidaan  seurata, kuten aiemmin jo todettiin.

Työntekijät ovat yrittäjän suurin investointi. He ovat iso kuluerä, johon on kuitenkin jossain vaiheessa satsattava pystyäkseen kehittämään liiketoimintaansa entisestään. Tästä syystä myös työntekijöiden tehokkuuden ja tuottavuuden seuraaminen työajanseurannan työkalulla on huomattavan tärkeää.

Työajanseuranta ja GPS-seuranta ovat ominaisuuksia, jotka liittyvät vahvasti toisiinsa, kuva @olu-eletu, Taimer.com.

 

GPS-seuranta tekee matkalaskun melkein puolestasi

GPS-seuranta tukee osaltaan työajanseurantaa ja koko toiminnanohjausjärjestelmää. Se avaa mahdollisuuksia, joista monella ei vielä muutama vuosi sitten ollut aavistustakaan. Vaikuttava GPS-seuranta tekee matkalaskun melkein työntekijän tai yrittäjän puolesta.

GPS-seuranta on ensisijainen työkalu ihmiselle, joka tekee esimerkiksi kenttätyötä tai on muuten paljon liikkeellä työnsä puolesta. Toisaalta GPS-seuranta voi olla oleellinen ominaisuus sellaiselle henkilölle, joka matkustaa töiden takia vain satunnaisesti. Tällaiselta henkilöltä nimittäin voi helposti unohtua matkalaskun tekeminen.

Matkalaskuun kirjataan kertyneet kilometrit. Siihen liitetään mahdolliset kuitit ja selvitykset kuluista. Myös päivärahoja voi pyytää maksettavan matkalaskun ohessa. Kyse voi vuositasolla olla isommastakin summasta, vaikka matkustaminen olisikin satunnaista. GPS-seuranta on tällaiselle henkilölle työajanseurannan rinnalla tärkeä työkalu.

Mobiililaitteessa toimiva GPS-seuranta tallentaa matkan puolestasi. Se laskee kilometrit. GPS-seuranta päivittää osoitteen ja reitin paikasta A paikkaan B. Hyvä GPS-seuranta on sellainen, jonka käynnistät lähdettäessä liikenteeseen. Se tallentaa kilometrit, reitin ja mahdolliset pysähdykset tai tauot. Saavuttuasi määränpäähän päätät GPS-seurannan, lisäät mahdolliset kuitit ja saateviestin. Sitten lähetät tiedot eteenpäin ja ohjelma luo matkalaskun puolestasi. Juuri näin helppoa matkalaskun tekemisen tulisi olla.

 

Miksi työajanseuranta ja GPS-seuranta?

Työajanseuranta ja GPS-seuranta ovat käytännössä aivan eri asioita ja osioita toiminnanohjausjärjestelmässä. Joku voisi todeta, etteivät ne liity toisiinsa millään tavalla. Juuri siksi ne ovat tärkeitä täydentäen toisiaan.

 

Kokeile Taimerin GPS- ja työajanseurantaa ilmaiseksi 14 päivän ajan!

 

Aloita ilmainen kokeilu nyt  >

 

Kuulemme mieluusti lukijoiden mielipiteitä, ehdotuksia ja palautteita. Onko sinulla kysymyksiä, joihin emme vastanneet tässä artikkelissa? Käytätkö tiettyä alustaa, jonka haluaisit mainittavan? Ole meihin yhteydessä ja huolehdimme, että saat vastauksen kysymyksiisi. Jos pidit artikkelista, kerro se ystävillesi myös sosiaalisessa mediassa: LinkedIn, Facebook tai Twitter.