Projektledningsverktyg för arkitekter och ingenjörer

Är du en arkitektbyrå som tampas med fakturerarbara timmar, resursplanering, tidrapportering och fakturering? Ifall du svarade ja - ingen fara, du är inte ensam om detta! Att slutföra projekt i tid och inom den givna budgeten är en utmaning för arkitektbyråer världen över.

Tyvärr finns det ingen enkel lösning som skulle passa alla när det kommer till projektledning, särskilt om du jobbar i en dynamisk industri med högt tempo, så som arkitektur och teknik. Lyckligtvis finns det ändå en uppsjö av olika typer av projekthanteringsprogram för arkitekter, gjorda för att effektivisera processerna.

Det är förståeligt att många arkitekter ännu föredrar att använda Excel eller Spreadsheets för tids- och resursplanering. Fokus ligger oftast på att skaffa rätt programvara för arkitekturdesigning. Vi håller med om att det är av högsta prioritet att ha ett bra designprogram, men tycker att det är lika viktigt att ha rätt projektledningssystem, särskilt om ni har flera projekt på gång samtidigt.

I detta inlägg har vi recenserat de bästa projektledningsprogrammen för arkitekter, och har försökt besvara följande frågor:

  • Varför använda projekthanteringssystem?
  • Vad ska man tänka på när man väljer ett projektverktyg?
  • Vilka är de populäraste projektledningsprogrammen för arkitekter?
  • Vilka är de bästa verktygen för projektplanering för arkitekter?

4 anledningar till varför arkitekter behöver projektledningsprogram

Nedan listar vi de fyra viktigaste skälen till varför det lönar sig för arkitektbyråer att byta ut kalkylblad eller föråldrade system mot moderna projektverktyg. De flesta projekthanteringsprogrammen för arkitekter kan hjälpa er med följande saker:

Spara tid

Kalkylblad kan verka som ett praktiskt sätt att hålla koll på tid och arbetsuppgifter. Hursomhelst går det inte förneka att det är tidskrävande och mödosamt att mata in data manuellt, dessutom är felprocenten hög. Genom att låta ett resursplaneringsverktyg eller rapportverktyg göra jobbet för dig minimeras det manuella. Du och ditt team får mindre att göra, felprocenten minskar och processen går snabbare och effektivare till.

Lägre kostnader

Ifall du har ett växande företag, behöver du allt mer verktyg för att hantera olika företagsprocesser. Att investera i ett bra program som går att skala enligt företagets tillväxt håller kostnaderna i schack i det långa loppet. Till exempel kan en plattform som har funktioner som fakturering, kostnadsuppföljning och CPQ-priskonfigurator hjälpa med att upprätthålla ett stabilt kassaflöde.

Effektivare tidsanvändning

Att använda föråldrade program och en drös av enfunktionsappar som inte fungerar ihop ger mer jobb och motverkar effektivitet. Flera nyare projektledningsverktyg går däremot att integrera med olika produktivitetsappar och automatiseingsvertkyg. Exempelvis kan du få bättre uppfattning av dina produktiva och icke-produktiva timmar med en app för tidsplanering. Du får då mer information att gå på när du allokerar tid och resurser på uppgifter och projekt framöver.

Bättre samarbete

Att bolla flera projekt samtidigt betyder samarbete och kommunikation med många olika parter. Kunder, ditt team och underleverantörer, till exempel. Tänk dig hur mycket tid ni kunde spara med en och samma kommunikationsplattfrom för alla inblandade. Via plattformen kan ni dela dokument, sända påminnelser, godkänna förfrågningar och styra projekt, med mobilen, surfplattan eller datorn.

Hur väljer man rätt projektledningsprogram?

Taimer

Eftersom projekten på ett arkitekturföretag ofta är komplexa är det viktigt att välja rätt projektledningsprogram. Det lönar sig att ha dessa punkter i åtanke när man väljer mjukvara.

  • Programmet ska vara lätt och intuitivt att använda. Att lära sig ett nytt komplicerat verktyg kräver tid och extra personalutbildning.
  • Det borde vara möjligt att uppgradera programmet när företaget växer. Det är ingen idé att byta system vartefter företaget utvecklas.
  • Systemet går att integrera med andra appar och verktyg som är nödvändiga för er. Till exempel bokföringsprogram och säljautomatiseringsverktyg.
  • Jobbet kräver att ni besöker kunder och olika byggnadsplatser, det är alltså viktigt att programmet är lätt att använda även via mobilen.
  • Ett bra projektledingsverktyg har de flesta av följande funktioner: CRM, schemaläggning, arbetsuppgiftsplanering, tidrapportering, offerter, fakturering, och kommunikation i realtid.
  • Alla nödvändiga funktioner borde ingå i lösningen för ett överkomligt pris. Bara något är dyrt betyder det inte att det är det bästa alternativet.

8 Bästa projektledningsverktygen för arkitekter

I detta inlägg har vi recenserat de bästa projekthanteringsprogrammen för arkitekter. Notera att de här programmen inte är designprogram. Ifall du letar efter ett arkitekturdesignprogram, kolla in denna artikel av Techradar.

1. Taimer 

taimer.com

Taimer är ett heltäckande projekthanteringsverktyg som erbjuder skräddarsydda lösningar för arkitekter och ingenjörer. Om ni är ute efter ett lättanvänt och intuitivt projektledningsprogram kan Taimer vara ett alternativ för er. Taimer har många sofistikerade funktioner för att styra projekt. Till exempel Gantt-schema för resursplanering, Kanban-tavlor, CPQ, offerter och kostnadsuppföljning. Ett smart business intelligence-verktyg som visar vinst och förlust, försäljningsdata och företagets utgifter ingår också.

Pris: Taimer har en kostnadsfri version samt gratis provtid för alla premiumversioner. Projekthanteringslösningen kostar 16,00€/månad/användare för ett obegränsat antal användare. ERP-lösningen är tillgänglig för 26.00€/månad/användare för ett obegränsat antal användare.

Besök Taimer

2. Workflow Max 

workflowmax.com

Workflow Max erbjuder gratis online fakturering och arbetstidshantering. Man kan även skapa och sända offerter digitalt och organisera arbetsuppgifter och resurser med deras arbetshanteringsmjukvara. Det går att integrera Workflow Max med Xero för att hantera inköpsorder och fakturor direkt i programmet. De verkar ha en hel del integrationer tillgängliga, men funktioner så som kommunikationstavlor eller Gantt för resursplanering erbjuds inte i nuläget.

Pris: Inga kostnadsfria versioner, standardversionen kostar 45,00$/månad för tre användare

Besök Workflow Max

3. HubStaff

hubstaff.com

Hubstaff erbjuder avancerade tidsplanerings- och faktureringsfunktioner som är utvecklade med arkitekter i åtanke. Det går att sätta upp geostaket (geofencing) och ha koll på när anställda lämnar arbetsplatser. Med Hubstaffs skiftplanering kan personalen kolla upp när de jobbar nästa gång och tidrapportera arbetstimmar. Lönebetalning och fakturering kan även skötas i programmet.

Pris: En gratisversion finns. Basic-versionen erbjuds från 5,00$/månad/användare.

Besök HubStaff

TIPS: Här är en kostnadsfri guide om projektledning som kan hjälpa dig slutföra projekt inom given tid och budget.

 

LADDA NER GRATIS

4. CMAP

cmap-software.com

Denna mjukvara består av projekt- och bokföringsverktyg och är till för arkitekter och ingenjörer. CMAP har avancerade funktioner för att planera och följa upp jobbkostnader utan besvär. CMAPs resursrapporter ger en helhetsuppfattning av nuvarande och kommande efterfrågan samt om företaget har kapacitet att möta efterfrågan.

Man kan även se uppskattningar för utgifter och se vilka projekt som går dåligt. Mobilapplikationen kan avvändas till att tidrapportera och ladda upp kvitton för kostnadsersättning. Det finns även webbaserade funktioner för kassaflöde och fakturering.

Pris: Info om pris fås endast på begäran, men man kan boka en gratis demo för att veta mer om programvaran.

Besök CMAP

5. Deltek Ajera

deltek.com

Deltek Ajera är utformat för att följa bästa praxis inom arkitektur- och ingenjörsbranschen. Programmet har funktioner för bokföring, artbetstidsuppföljning, fakturor, projektledning, schemaläggning och resursplanering. Projektledningsverktyget ger en insyn i kostnader och budget och har omfattande hjälpmedel för att leda ett projekt från början till slut.

Med resursplaneringssystemet kan man se pågående projekt, resursbudget och hur dessa påverkas av framtida planer som du lägger till i programmet. Dessutom finns marknadsföringsprojektioner som hjälper chefer att förstå hur pipelinen kommer att påverka arbetsmängden.

Pris: Prisinformation tillgänglig på begäran.

Besök Deltek Ajera

6. Priority Matrix

prioritymatrix

Priority Matrix hjälper arkitektbyråer resursplanera och följa med framstegen med deras enkla och användarvänliga projekthanteringsplattform. Projektledare kan lägga till arbetsuppgifter till Priority Matrix och tilldela dem till ett team, eller så kan arkitekter lägga till uppgifter till systemet enligt hur de jobbar. Det går att ta fram enkla rapporter med Gantt-scheman och få full insyn i resursutnyttjande och projektens utveckling. Programmet är främst ett resursplaneringsverktyg för arkitekter och ingenjörer.

Pris: Det finns ingen gratisversion, men de bjuder på en kostnadsfri provperiod för alla versioner. Den grundläggande versionen är tillgänglig för 72,00$/månad för 5 användare.

Besök Priority Matrix

7. Easy Projects

easyprojects.net

Detta projekthanteringsprogram hjälper arkitekter och ingenjörer att hantera arbetsuppgifter och projekt medan kunder får följa med projektuppdateringar realtid. Programmet har en interaktiv Gantt-funktion för schemaläggning, ett online kommunikationsverktyg för dokumentdelning, och funktioner för resurs- samt arbetstidsuppföljning. Med hjälp av Kanban-tavlor kan man ordna arbetsuppgifter enligt skede. När en uppgift flyttas får alla inblandade får en avisering med uppgiftens uppdaterade status. Easy Projects har både en Android- och iOS-app, det går alltså att hantera projekten även när man är på språng.

Pris: Det finns två olika versioner - en för små team från 24$/månad och en för större företag, vars pris fås på begäran.

Besök Easy Projects

8. Actitime

actitime.com

Actitime erbjuder funktioner för tidsplanering och scheman. Med tidrapporteringsfunktionen kan projektledaren få fram detaljerad statistik över anställdas arbetstimmar och hur de distribueras på olika projekt och kunduppdrag. Därtill är övertidsuppföljningen automatiserad. Men task managern kan man delegera uppgifter till team eller enskilda anställda och definiera deadlines. Rapporter och ledighets- och frånvarohantering ingår också i programmet.

Pris: En gratisversion för upp till 3 användare samt premiumversioner från 40$ för 5 användare.

Besök Actitime

Sammanfattning

Projekthantering är inte begränsat till mjukvaruindustrin eller IT-företag. Även arkitekter och ingenjörer kan dra stor nytta av att investera i bra projekthanteringsprogram. Som sagt är det viktigt att välja en lösning som erbjuder funktioner som är relevanta för ens egna projekt och bransch. Välj rätt lösning baserat på företagets behov och mål - slipp att missa deadlines eller bli överraskad av projektkostnader.

 

Se en kort video om Taimers Project Management-lösning 

Prova Taimer gratis för att se om det passar för just ert företag!

JÄMFÖR LÖSNINGAR & SE PRISTABELL

eller se produktpresentation

 


Skriv till oss!

Vilka projektledningsverktyg har du använt, vilket gillade du mest? Berätta även vad du tycker att vi ska skriva om i framtiden i kommentarerna nedan! Om du gillade detta inlägg, dela gärna, ge oss feedback och följ oss på Linkedin, Facebook eller TwitterVi vill gärna höra vad du tycker!