Vad är Projektledning: Exempel, definitioner, gratis verktyg

Vad är projektledning från ett praktiskt perspektiv? Har du hittat ett klart svar? Denna artikel behandlar projektledning, dess definition, dagliga exempel samt verktyg som kan användas för att effektivisera företagets affärsprocesser. För att förstå #projektledning, behöver vi förstå vad ett projekt, resursplanering, uppgift och aktivitet är, samt vilka verktyg och program det finns för projektledning.

Vad är projektledning?

Låt oss börja med den formella definitionen av projektledning som getts av Institutet för Projektledning (PMI), en hängiven organisation som studerar projektledning. De har definierat projektledning som “ en tillämpning av kunskaper, färdigheter, olika tekniker och aktiviteter för att uppfylla projektets krav. ( PMBOK Guide Fifth Edition, 2013 )

Samma källa föreslår att processerna för projektledning kan grupperas i fem kategorier: initiativ, planera, utföra, följa upp och avsluta. Projektledning har också blivit denifierad som en bred term som omfattar alla aspekter i ett projekt. Allt från initiativ, planering, utföra, följa upp samt avsluta arbetet i en organisations team för att uppnå kriterierna för framgång vid en viss tidpunkt, beskrivet i Wikipedia.org.

"Ledning är att göra saker rätt; ledarskap är att göra rätt saker."

Peter F. Drucker

Projektledning - Vad är ett projekt?

Ett projekt definieras av PMI som en tillfällig strävan att producera en unik produkt, tjänst eller resultat.Därmed, det första du behöver veta är vad som skall produceras? Arbetets natur bör även vara tillfälligt, med detta menas att ett livslångt projekt inte är ett projekt i denna bemärkelse. I praktiken varierar små projekt mellan några timmar till några månader medan längre projekt kan vara i några år.

Baserat på de projekt som fullföljts i vårt kostnadsfria program för projektledning, har vi sett att de flesta projektens tidsintervall är under ett år och med majoriteten av dem är avklarade på mindre än  6 månader. Ett exempel på ett simpelt projekt kunde vara design och utveckling av en e-handel webbsida där kunden fokuserar på att sälja möbler till hemmet under en tidsperiod på 3 månader. I detta exempel, är målet att ta i bruk nätbutiken vid projektets slut, produkten är webbsidan som säljer möbler och tidsramen är tre månader.

Projekt ledning: Vem är projektledaren?, taimer.com, Fotografi rawpixel

Projektledning: Vem är projektledaren?

Som namnet antyder, är projektledaren den person som har huvudansvaret att leda projektet. Mer specifikt, en projektledare har ett visst ansvar och hur framgångsrikt projektet är beror på hur väl projektledaren klarar sig i sin roll.

Till projektledarens huvudansvar kan höra att definiera uppnåbara projektmål, bestämma nödvändiga steg eller milstolpar som måste uppnås för att uppnå målen samt vilka resurser som finns till hands. Vi kommer tillbaka till resursplaneringen lite senare. Sist men inte minst, är projektledaren ansvarig för att rätta saker sköts, i rätt tid och enligt överenskommen budget. En chockerande faktor är att endast omkring 40% av alla projekt blir klara i tid och inom ramen för fastställd budget.

“ Genomsnittlig framgång för projekt 39%, krävande 43%, och misslyckade projekt 18%”

The Standish Group Report

eGuide: Entreprenörens riktlinjer för projektledning

Ladda ner

Projektledning: Vad är resursplanering?

En resurs kan vara en budget, tid, vertyg, personal eller något annat som hjälper teamet att nå sina mål. En projektledare måste definiera projektets aktiviteter, behov av resurser och fördela dessa resurser korrekt för att säkerställa att inget överbelastar resurserna.

Vertyg för resursplanering hjälper projektledarna att visuellt hitta och organisera sina resurser till förfogande samt deras utnyttjandegrad.

Med dessa kan projektledaren tilldela resurser till aktiviteter och uppgifter. Ett exempel är då projektledaren tilldelar en anställd 6 timmar tid att fullfölja en uppgift och med hjälp av projektledningsverktyg som innehåller resursering, kan projektledaren övervaka att uppgiften har blivit gjord i tid. Bilden nedanför visar hur resursplaneringen kan skötas med Taimers plattform.

Exempel på resursplanering i #Taimer

Projektledning: Vad menas med uppgift och aktivitet?

Inom projektplanering, är uppgift en aktivitet som måste vara gjord inom en viss tidsram eller deadline gällande ett visst arbete fö att uppnå arbetsrelaterade mål. Uppgifterna kan vara självständiga, i kombination med andra uppgifter eller vara återkommande, beroende på uppgiften. Projektledaren för projekt-teamet kan lägga till uppgifter till resurserna. Det finns två huvudmekanismer för tilldelning av uppgifter och aktiviteter: Push & Pull. Push mekanismen betyder att uppgifter pushas jämnt fördelat till resurserna. Dessa uppgifter är baserade på vissa algoritmer medan Pull mekanismen går ut på att uppgifterna kan väljas och plockas av resurserna själva. Båda mekanismerna har sina för-och nackdelar som inte omfattas av denna artikel och olika kombinationer av dessa mekanismer är implementerade i många resursplaneringsprogram.

I ett exempel från Taimer, så är aktiviteter steg eller handlingar som är gjorde på en speciell uppgift. Om vi återgår till vårt exempel där projektet var att utveckla en webbsida för näthandel så har vi kanske en uppgift som gäller att designa webbsidan. Denna uppgift har högst antagligen en deadline och kan bli tilldelad till en resurs från projektet som har design-kunskaper. Projektledaren kan kolla och följa upp teamets aktiviteter, uppgifter, uppdateringar´gällande en särskild uppgift.

Exempel på uppgifts & aktivitetshantering i Taimer

Take away: Vad är projektledning i praktiken?

Nu då vi förklarat innehållet, har vi en bättre förståelse över vad projektledning är i praktiken. Vi tror starkt på att projektledning är en kombination av konst och vetenskap för att kunna hitta rätt balans mellan kostnader, kvalitet och tid.

En projektledare behöver vara utrustad med teknisk kunskap samt kunskap om hur man lägger upp realistiska mål och milstolpar, bedömer och tilldelar resurser så exakt som möjligt. Utöver detta bör projektledaren övervaka att det finns rätta resurser på rätt plats, alltid vara up to date med hur projektet framskrider. För att kunna hålla i alla trådar brukar projektledarna använda sig av olika verktyg och program. Dessa hjälper att effektivisera processerna samt minskar antaganden och utmaningar. Ju mer automatisering, mätningar, beräkningar, rapportering och analys som kan fås från dessa projekthanteringsverktyg, desto bättre och smartare är projekthanteringen.

Det finns ett klokt talesätt som säger att “det som inte kan mätas, kan inte hanteras” och projekthantering är inget undantag! I kommande bloggar, kommer vi att fortsätta förklara olika faser i projektledningen. Allt från initiering eller prospektering till leverans.

Kolla in oss på Facebook, Linkedin, elle Twitter och var först med att få läsa dem!

"Ledarskap är framför allt en övning där konst, vetenskap och arbete möts."

Henry Mintzberg

Heeros PSA för projekthantering

Vi är kanske lite partiska när det gäller Heeros PSA men vi tror att Heeros har gjort något som inget annat företag gjort hittills. I vårt Allt-i-ett affärssytem finns allt från CRM och kundhantering, realtids inblick och uppföljning av projekt, ekonomi, tidtabeller, tidshantering, resursering, fakturering, dokument samt mycket mer.

Heeros: CRM, Invoicing, Project & Sales Management

Testa Heeros så kan du se hur det fungerar för ditt eget företag!

Testa Heeros kostnadsfritt

eller kolla demo

Vi vill gärna höra din syn på saken! Var denna artikel användbar? VIlka andra former av projekthantering har du använt dig av och varför? Ifall du har några frågor eller kommentarer, tveka inte att lämna din kommentar här nedan eller ta kontakt. Berätta också vilka ämnen du önskar höra mer om!